Эти оргaны управления могут издавать инструктивные письма, приказы, рекомендации, указания по отражению в бухгалтерском учёте и отчетности специфических хозяйственных операций, процессов и объектов их деятельности. Например, приказы и инструкции Центрального банка РФ по ведению бухгалтерского учета в банках и кредитных организациях; отраслевые особенности состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (в торговле, общественном питании, транспорте, строительстве и т.д.) и др.
Пятый уровень — внутреннее регулирование, которое осуществляется администрацией организации в виде издания рабочих документов (инструкций, положений, приказов) по ведению учета в организации.
Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:
¾ документ о формировании учетной политики организации;
¾ утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
¾ грaфики документооборота;
¾ утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
¾ утвержденный руководителем формы внутренней отчетности.
Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). [12; 62]
Процесс законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета находится в стадии развития и совершенствования и ведется в настоящее время в русле Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности.
1.3. Основные аспекты и варианты организации управленческого учёта
Для построения адекватной и действенной (эффективной) системы управленческого учёта на предприятии необходимо определить методологические и организационные основы организации учета.
Управленчeский учёт базируется на методиках, тесно связанных с функциональными процессами на предприятии. Несмотря на то, что на практике в организациях обычно используются отдельные элементы управленческого учёта, важно, чтобы эти элементы были объединены в единую систему, ориентированную на достижение главного результата – повышения качества управления организацией. [16; 53]
Изначально, руководство фирмы должно определить круг вопросов, решаемых при условии внедрения управленческого учёта, и осознавать, что успешная деятельность фирмы зависит не только от общей системы управления, но и от достоверной информации, содержащейся в системе управленческого учёта. Каждое предприятие стремится стать более благополучным, чем его конкурент, поэтому тайны организации внутрифирменного управления стараются не раскрывать. В какой-то степени эта область учёта считается секретной. [19; 33]
Можно отметить две главные особенности управленческого учёта: ориентация на пользователя информации и оперативность предоставления данных. Ориентация на пользователя информации – определённого менеджера организации – характеризует сущность управленческого учёта. Потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависeть, во–первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во–вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим система управленческого учета в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими указанную специфику.
Например, это может быть комплексная информационная система, которая обеспечивает менеджеров на всех уровнях управления необходимой информацией о состоянии каждой из основных функциональных областей: производства, продажи, финансов и т.д. Вместе с тем это может быть и локальная система, которая формирует данные для ограниченного круга менеджеров (например, система показателей деятельности службы главного инженера) или в пределах ограниченной функциональной области (например, оперативный учет производства или финансовых показателей деятельности).
Вторая особенность управленческого учёта – оперативность – обусловлена тем, что информация, необходимая для принятия решений и контроля, будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям.
При построении сложных систем управленческого учета, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации учётных процедур, поскольку ручная обработка дaнных не позволяет обеспечить своевременность получения информации. [23; 84]
Проанализировав зарубежный и отечественный опыт, можно выделить три основные цели организации систeмы управленческого учёта как части информационной системы учёта в современном бизнесе:
¾ реализация концепции контроллинга, который дает управленческую информацию для планирования, контроля, оценки и непрерывного усовершенствования организации;
¾ проведение финансово–экономических расчётов, формирования базы обоснования эффективных управленческих решений;
¾ калькулирование себестоимости услуг, продуктов и прочих объектов затрат для удовлетворения информационных нужд финансового менеджмента как системы управления прибылью предприятия через управление затратами.
Каждoе предприятие, исходя из перечисленных целей, может выбрать для себя наиболее приоритетное направление и, приняв его за основу, строить свою модель системы управленческого учёта.[22; 96]
Из задач, которые призвана решать система управленческого учёта, можно выделить наиболее важную – помочь управленческому персоналу предприятия в принятии тактических и стратегических решений в управлении бизнесом.
Для успешной организации управленческого учета в зависимости от отраслевых особенностей производства и целевой установки, прежде всего, целесообразно разработать экономически обоснованную классификацию затрат. Это позволит определить и сформировать:
¾ места возникновения затрат;
¾ центры ответственности;
¾ носители затрат.
Затем необходимо выбрать наиболее приемлемый вариант, по которому будет организован управленческий учет.
Возмoжные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета подробно рассматривались В.Ф. Палием и С.А. Николаевой. Речь идет о таких системах организации бухгалтерского учета как:
1) двухкруговая (вариант автономии),
2) однокруговая (интегрированная, или монистическая). [8; 74]
Первый вариант – две базы данных: в управленческую базу данных информация вносится после отражения в базе бухгалтерского учёта, финансовая бухгалтерия работает в обычном режиме, предоставляя свою базу данных бухгалтеру-аналитику, для последующей трансформации консолидированными данными. Данный вариант привлекателен своей низкой ресурсоёмкостью, он может быть внедрён в кратчайшие сроки с минимальными затратами. Основное условие эффективного применения – детально разработанная методика переноса операций из бухгалтерской базы в управленческую.
Второй вариaнт – одна база данных: все учётные документы поступают в бухгалтерию и по каждому первичному документу формируются бухгалтерские и управленческие проводки (или после формирования управленческих проводок бухгалтером-аналитиком, в финансовую бухгалтерию для формирования официальных бухгалтерских проводок). Преимущество варианта – наиболее точно соответствует основным принципам ведения учёта и позволяет полнее отразить деятельность предприятия. Недостаток – создание интегрированной бухгалтерской системы.
При варианте автономии каждая из систем учета — финансового и управленческого — является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой — по статьям калькуляции. [3; 18]
Управленческая информация в отличие от просто собранных данных не является избыточной, она более полезна и ориентирована на конкретного пользователя, способного воспринимать ценность этой информации. Организованная систeма управленческого учёта трансформирует обычные данные в управленческую информацию.
Есть пять критериев, с помощью которых на практике можно всегда отличить управленческую информацию от обычной:
¾ форма подачи информации – сведения должны быть понятны конкретному получателю;
¾ периодичность – подача информации должна поставляться регулярно, но по мере необходимости;
¾ точность информации – приемлемый компромисс между надёжностью данных и своевременностью их представления;
¾ четкое определение ответственности конкретного сотрудника за подготовку управленческой информации в указанной форме с определенной точностью (достоверностью) и её передачу в положенное время получателю;
¾ рентабельность – польза от всей цепочки формирования управленческой отчётности (данные – сводки – отчеты – сводный отчет) должна превышать затраты на её осуществление. [9; 147]
В управленческим учёте должен быть реализован не только системный, но и ситуационный подход. Основой ситуационного подхода является ситуация – конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное время. Конкретная специфика условий, в которой работает компания, накладывает отпечаток на выбор тех альтернатив, которые наилучшим образом позволяют достичь ей своих целей в сложившейся ситуации.
Важнейшим фактором при создании системы управленческого учёта стоит признать ее экономическую эффективность. Это те выгоды, которые предприятие получает, как от наличия системы учёта за счет улучшения качества принимаемых решений, так и от оптимизации ее применения. Также стоит учитывать, что процедура внедрения учёта очень трудоёмкий и продолжительный процесс, в котором будут задействованы все структурные подразделения предприятия.