1.4. Автоматизация по составлению бухгалтерского баланса
Автоматизированная форма учета основана на использовании ЭВМ. Она представляет собой автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.
Схема этой формы учета:
Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работ. Текущая учетная информация вводится с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам. Полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печататься по запросу.
Учетным регистром, полученным с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись.
Для получения различных сводных данных в программе 1С «Предприятие» предусмотрен набор отчётов. Все отчёты можно разделить на несколько групп по функциональному назначению:
Бухгалтерские отчёты предназначены для анализа состояния бухгалтерского учёта за произвольные периоды времени. Часть из этих отчётов предоставляется для аудиторских проверок (например, оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга, журнал-ордер по счёту и т.д.)
Специализированные отчёты используются для ведения стандартной бухгалтерской документации.
Регламентированные отчёты – это налоговые и бухгалтерские отчёты, необходимые для предоставления в различные фонды и налоговые органы.
Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счёта информацию об остатках на начало и на конец и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Для формирования отчёта необходимо в пункте главного меню программы Отчёты выбрать группу Стандартные бухгалтерские отчёты, а затем пункт Оборотно-сальдовая ведомость. Диалоговое окно настройки оборотно-сальдовой ведомости имеет две вкладки: Параметры и Развёрнутое сальдо. На вкладке Параметры задаётся настройка параметров отчёта. На вкладке Развёрнутое сальдо задаются правила формирования развёрнутого сальдо.
Регламентированные отчёты – это отчёты, предназначенные для предоставления в различные фонды, и в частности налоговым органам. Эти отчёты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а поставляются в виде «внешних» отчётов. Диалоговое окно выбора такого отчёта вызывается из меню Отчёты, группа Регламентированные отчёты, пункт Регламентированные отчёты.
Окно формы отчёта состоит из двух частей: верхняя часть окна используется для задания параметров отчёта: За период – временной интервал, за который формируются и вводятся данные (квартал, месяц и т.д.), Ед. изм. – задаёт способ представления сумм, используемых в форме (в рублях, в тыс.руб., в млн.руб.), Точность – задаёт количество знаков после запятой для сумм, используемых в форме. Также в верхней части окна заданы следующие кнопки управления составлением отчёта: Сохранить – запомнить содержимое ячеек формы. Чтобы вернуться к сохранённым данным, достаточно нажать кнопку Восстановить; Очистить – очистить все ячейки формы, заполненные ранее; Закрыть – завершить работу с формой, при этом программа предложит сохранить данные отчёта; Заполнить – заполнить бланк отчёта на основании данных бухгалтерского учёта, при этом все ячейки бланка предварительно очищаются; Текст – формирование отчёта в виде текстового файла.
В нижней части расположен собственно бланк отчёта – таблица, в которую вводится необходимая информация и которая выводится на печать. Эта таблица содержит ячейки жёлтого и зелёного цвета. Ячейки, окрашенные жёлтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных в случае необходимости вручную. Ячейки, выделенные зелёным цветом, вычисляются на основе данных ячеек жёлтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, итоговые строки или столбцы бланка.
Для печати отчёта следует выбрать в меню Файл пункт Печать. Параметры страницы установить самостоятельно. Для предварительного просмотра отчёта на экране в меню Файл выбрать пункт Просмотр.
Чтобы заполнить бухгалтерский баланс через раздел Отчёты – Регламентированные: раскрыть папку Бухгалтерская отчётность, выбрать Бухгалтерский баланс (форма-1), установить период, ед. измерения.
2. Роль бухгалтерского баланса
2.1. Роль бухгалтерского баланса в управлении предприятием
Под управлением производством понимается направленное воздействие администрации предприятия на хозяйственные процессы в целях увеличения прибыли за счет повышения эффективности и обеспечения на этой основе экономического развития предприятия. Управление сводится к постановке конкретных задач, принятию оптимальных решений и организации контроля, оперативного регулирования и оценки полученных результатов.
Основой разработки и реализации управленческих решений является соответствующая информация о состоянии управляемого объекта и его окружения, выполнении управляющих команд и выходных обобщающих результатах. Контроль и оперативное регулирование осуществляется в основном по данным журналов оперативного и бухгалтерского учета. Для оценки результатов управленческих решений используются, как правило, данные планирования и бухгалтерского учета.
Информационная система состоит из взаимосвязанных подсистем (конструкторской, технологической, экономической информации и др.). Среди всех этих подсистем экономическая занимает наибольший удельный вес по объему и значимости в предприятии управленческих решений.
Экономическая информация подразделяется на следующие виды — плановая, нормативная (нормы, нормативы и т. д.), учитывающая данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета, прочая информация (материалы аудиторских проверок и (или) ревизий, объясняемых и заказных писем, переписок с другими организациями и т. п.). В общей совокупности экономической информации около 2/3 всего объема составляют данные бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет часто называют “азбукой и языком” бизнеса. В бизнесе широко используются данные финансовой отчетности предприятий, включая баланс, отчет о прибылях и убытках, пояснительную записку к годовому отчету.
Пользователями финансовой отчетности являются инвесторы, поставщики, кредиторы, банки, заказчики, государственные органы управления, общественность. Инвесторов и их консультантов более всего интересует информация, позволяющая оценить перспективы развития предприятия, его финансовую устойчивость, способность выплачивать объявленные дивиденды. Для поставщиков, кредиторов и банков наиболее важной является информация, на основе которой можно определить текущую и ожидаемую платежеспособность предприятия, т. е. сведения о денежных средствах, запасах готовой продукции, дебиторской задолженности, первоочередных обязательствах и др. Органы государственной власти и управления заинтересованы в получении информации, необходимой для регулирования деятельности предприятий, выработки налоговой политики, решения социальных вопросов и др. Общественность и местные органы самоуправления используют финансовую отчетность предприятия для обеспечения занятости населения, контроля за полнотой уплаты частных налогов, определения направления развития предприятий и др.
2.2. Роль финансовой отчетности в финансовом анализе
Результаты финансово-хозяйственной деятельности организации представляют интерес для различных категорий аналитиков: управленческого персонала, представителей финансовых органов, аудиторов, налоговых инспекторов, работников банковской системы, кредиторов и т. п. Оценка результатов деятельности, как правило, осуществляется в рамках финансового анализа. Основной информационной базой такого анализа служит бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Методика анализа финансовой отчетности основывается на знании и понимании:
1) экономической природы статей отчетности;
2) содержания основных аналитических взаимосвязей отчетных форм;
3) ограничений, присущих балансу и сопутствующим отчетным формам.
Экономическая природа статей отчетности. Отчетность содержит десятки показателей, многие из которых являются комплексными. Безусловно, решающей предпосылкой качественного анализа финансового состояния коммерческой организации является понимание экономического содержания каждой статьи, ее значимости в структуре отчетной формы.
Основные аналитические взаимосвязи финансовой отчетности. Отчетность представляет собой комплекс взаимоувязанных показателей. Суть взаимосвязи состоит во взаимодополнении отчетных форм, их разделов и статей. Здесь необходимо выделить два аспекта.
Во-первых, логика построения отчетности определяется прежде всего необходимостью дать развернутую характеристику экономического и финансового потенциала организации и эффективности его использования. Основные формы отчетности — бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках — отражают две стороны организации как функционирующей социально-экономической системы: статическую и динамическую. Поэтому отсутствие любой из этих форм в годовом отчете существенно обеднило бы его, сделало невозможным получить полное представление о финансовом и имущественном положении организации, ее рентабельности, перспективности развития.
Во-вторых, многие балансовые статьи комплексные. Поэтому ряд показателей баланса, наиболее существенных для оценки имущественного и финансового положения организации, расшифровывается в сопутствующих отчетных формах.