2) Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.
3) Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.
4) Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.
5) Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами.
И последнее, негативный исход деловой беседы или переговоров не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи.
Желание решить проблему – самая главная предпосылка для того, чтобы вступить в переговоры, поскольку настрой и желание найти компромиссное решение, устраивающее обе стороны, уже изначально как бы предопределяют успешное их завершение.
Настрой на конструктивное сотрудничество в долгосрочном плане сегодня выгоднее сиюминутного успеха, достигнутого путем жесткого прессинга и диктата.
Настрой на конструктивное сотрудничество не имеет ничего общего с мягкотелостью и беспринципностью, именно твердая и принципиальная позиция в сочетании с гибкостью, умением маневрировать и уступать обеспечивают успех переговоров.
Готовясь к предстоящим переговорам, пытаясь с их помощью добиться того или иного решения, необходимо не забывать о том, что у партнера по переговорам тоже есть свои интересы и требования, вполне возможно, придется иметь дело с этим человеком или людьми и в будущем, а люди, как известно, бывают злопамятными и в будущем они постараются поквитаться заняв гораздо более непримиримую и жесткую позицию.
Кратко можно определить три группы итогов переговоров:
-ПОБЕДИЛ – ПОБЕДИЛ
-ПОБЕДИЛ – ПРОИГРАЛ
-ПРОИГРАЛ – ПРОИГРАЛ
Каждый из этих трех вариантов в равной степени может быть отнесен не только к итоговым результатам переговоров, но и к тому настрою, с которым человек садиться за стол переговоров.
Итог переговоров, означающий равную победу обеих сторон, требует определенной подготовки к их ведению, чтобы достичь именно такого результата и прежде всего следует:
1. Отделять личность, участвующего в переговорах, от решаемой проблемы.
2. Смотреть на вещи шире, не замыкаться только на своей точке зрения.
3. Искать точки соприкосновения, а не границы раздела.
4. Быть конструктивным.
Надлежащая и обстоятельная подготовка к переговорам – это краеугольный камень их успеха. Взгляните в прошлое, насколько переговоры были эффективные и полезные, когда вы вступали в диалог во всеоружии, хорошо зная предмет предстоящего разговора, его особенности, истоки возникновения проблемы, изучив противника и шансы на успех.
Фундаментом для подготовки к переговорам служат размышления и предположения. Чем больше мы знаем о собственных интересах, потенциальных потребностях, приоритетах и возможных уступках, своих сильных и слабых местах, соотношении сил и возможностей, а также о том, что хочет партнер и каковы его истинные намеренья и цели, тем проще будет вести с ним переговоры, находя такие компромиссные решения, которые в равной степени устраивают нас обоих.
Затрачивая на анализ ситуации и тщательную подготовку к переговорам силы и время мы получаем ряд преимуществ – уверенность в себе, самообладание, мгновенная реакция, умение схватывать мысль на лету, парировать любой вопрос, реагировать на каждое встречное предложение.
Формальная часть переговоров начинается с изложения сути вопроса и путей его решения в ходе переговоров. Именно от того, насколько компетентно и грамотно вы представите свою точку зрения, в немалой степени зависит успех всего переговорного процесса.
Здесь важно все и нет мелочей. Первое впечатление, которое вы произведете на партнера по переговорам, во многом сформирует его дальнейшее отношение к вам.
Три ключевых момента на этом этапе:
1. Держитесь и говорите уверенно – люди будут думать, что вы действительно уверенный в своих силах человек, они быстрее поверят в вашу компетентность. Исследования психологов показали, что 55% впечатления, которое формируется у другого человека о вас, зависит от того, что он видит (пол, наружность, осанка, мимика, выражение лица, одежда), 38% - складывается из того, что он слышит (тембр голоса, интонация, четкость дикции), 7% впечатления вы способны произвести словами, то есть тем, что говорите. Из этого следует, что на первом этапе знакомства важнее не то, что говорите, а как вы это говорите.
2. Будьте настойчивы. Стиль ведения переговоров может быть агрессивный, пассивный или настойчивый. Не смотря на положительные аспекты все же агрессивный и пассивный стиль в большей степени разобщают людей, принижают вас в глазах партнера. Золотой серединой между двумя этими стилями поведения – проявить настойчивость. Настойчивость – намерение добиться своего с учетом интересов других, её цель – поиск компромиссного решения устраивающего всех.
3. Добивайтесь взаимопонимания. Взаимопонимание – основа основ хороших контактов между людьми. Очень часто процесс наведения мостов доверия и взаимопонимания между людьми происходит бессознательно, интуитивно, но иногда необходимо применить некоторые действия, чтобы добиться этого. К этим действиям можно отнести «зеркальное отражение» – повторение поступков партнера, это чрезвычайно трудная техника, если слепо копировать партнера, он может решить, что вы насмехаетесь над ним. Интонация и манера произношения их проще скопировать и это самый простой способ создания взаимопонимания между партнерами (партнер говорит быстро и вы говорите быстро, говорит тихо и спокойно и вы придерживайтесь его тона).
Чувство расположения, привлечение одного человека к другому называется аттракцией. В основе вызова аттракции — внедрение определенных сигналов в подсознание партнеру, после чего в сознании формируется соответствующее отношение[1].
Аттракция вызывается следующими методами:
1. Называть партнера по имени (отчеству). Механизм метода следующий: имя и личность неразделимы; называя человека по имени, способствуют косвенным образом признанию и самоутверждению его как личности.
2. Доброжелательное выражение лица и интонации в голосе. Демонстрация уважения к личности партнера вызывает встречное уважение.
3. Искреннее и откровенное признание достоинств и успехов партнера, что реализует его потребность в самоутверждении.
4. Терпеливое выслушивание, что позволяет реализовать потребность партнера в самовыражении.
5. Дать партнеру возможность помочь кому-либо, проявить доброту и великодушие.
При подготовке переговоров с партнером необходимо: выяснить, в чем состоят его цели, какова его осведомленность; знать, какие варианты действий может предложить партнер, какими ресурсами он располагает. Непосредственно на переговорах следует проявлять выдержку, не раскрывать преждевременно своих позиций, целей, планов и ресурсов. Как правило, больше выигрывает тот, у кого больше выдержки. Кроме этого рекомендуется постоянно закреплять полученные положительные результаты: «насколько я понял, ваша позиция состоит в том-то и том-то? Да?», тем самым постоянно набирая «очки» в свою пользу. Не следует оставлять для себя неясностей в предмете переговоров, всегда надо стремиться к детальному уточнению информации, появившейся в ходе переговоров.
Это поможет избежать неприятных сюрпризов в последующем. Если партнер по переговорам избегает детализации какой-либо информации, то это не может не привести к определенным выводам.
Современная теория ведения переговоров выделяет два метода их ведения: жесткий и мягкий[2].
Жесткое ведение переговоров характерно тем, что стороны занимают крайние позиции и упорно стоят на своем. Желание победить часто приводит к разрыву отношений, и цель переговоров не достигается.
Мягкое ведение переговоров направлено на избежание личного конфликта за счет уступок и компромиссов, но достигнутое соглашение впоследствии может вызвать чувство неудовлетворенности и желание пересмотреть результаты договоренностей.
Благополучному ходу переговоров может содействовать следование некоторым рекомендациям:
1. Не нападать на позицию партнера, а определять кроющиеся за ней интересы. Не принимая и не отвергая позицию партнера, надо рассматривать ее как один из возможных подходов достижения цели.
2. Спрашивать партнера, не защищая своей позиции, что конкретно не устраивает партнера в предложенном варианте. Обсуждать возможные последствия принятия позиции обоих партнеров по переговорам.
3. Не начинать и не поддерживать «дуэли» личностных нападок, личные атаки переводить атаки на проблему.
4. Формировать у партнера иллюзию самостоятельного выхода из конфликтной ситуации: «Если я правильно понял Вашу мысль, Вы предлагаете...».
5. Излагать свою позицию не с помощью утверждений, вызывающих инстинктивное сопротивление, а с помощью вопросов, требующих размышлений и ответов.
6. Использовать в беседе паузы, проявлять выдержку.
7. Допускать ошибочность своего понимания позиции партнера,
стремиться прояснить его истинные намерения.
Мы не перестаем вести переговоры ежедневно, порой даже не задумываясь над этим: с коллегами по работе, партнерами, друзьями, Общими словами суть этого вида неформальных отношений можно изложить в таком виде: переговоры обязательно включают в себя элемент торга – обмен чего-то на что-то, подразумевая, что это равноценные по значимости предметы и что такой обмен принесет одинаковое удовлетворение обеим сторонам, участвующим в переговорах.