В случае значительного числа счетов, которое не может быть помещено на одном развороте, предусматриваются вкладыши. Для каждого счета отводятся две колонки – дебетовая и кредитовая.
Журнал – Главная книга открывается записями остатков в первой строке по всем счетам на 1 января. Общий итог дебетовых остатков, равный общему итогу остатков по кредиту, проставляется в колонке “Сумма по мемориальным ордерам”. Затем отражаются все операции за месяц. В конце месяца подсчитываются итоги месячных оборотов по всем счетам и выводятся остатки на первое число следующего месяца. Наличие этих данных, собранных вместе, освобождает от необходимости составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Сверка синтетического учета с аналитическим и заполнение таблицы баланса могут быть сделаны непосредственно по данным книги Журнал-Главной. Запись операций в Журнал – Главную книгу делается на основе мемориальных ордеров, составляемых, как и при мемориально-ордерной форме, по данным накопительных и группировочных ведомостей или непосредственно по первичным документам.
Аналитический учет при этой форме также ведется в книгах. Сверка синтетического учета с аналитическим учетом осуществляется и здесь при помощи оборотных ведомостей, а для составления отчетности делают выборки и дополнительные расчеты. Таким образом, техника ведения учета по форме Журнал-Главная ничем, кроме структуры регистра синтетического учета, не отличается от мемориально-ордерной формы.
Основным достоинством формы учета Журнал-Главной является структура книги Главных счетов, благодаря которой этот регистр становится наглядным и обозримым. Этому способствует и размещение счетов на одном развороте листа. Техника ведения учетной регистрации по книге Журнал-Главная не требует большой квалификации. Все эти преимущества и привели к широкому распространению данной формы, особенно на тех предприятиях, которые не располагают высококвалифицированными кадрами учетных работников.
Однако книга Журнал-Главная имеет и некоторые недостатки. При большом количестве счетов она становится громоздкой и неудобной в работе. Применение вкладышей затрудняет запись операций и приводит к увеличению числа ошибок, заключающихся в разноске сумм не в надлежащие счета. Поэтому число счетов, которое считается допустимым для ведения книги Журнал-Главная, не должно превышать 20–25. Что касается формы Журнал-Главная, то ей присущи все недостатки мемориально-ордерной формы.
Единая журнально-ордерная форма счетоводства разработана на основе единого Плана счетов бухгалтерского учета и предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства (промышленность, строительство, снабжение, сбыт и др.).
Эта форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций, по всем разделам бухгалтерского учета.
Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости оставляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости (Приложение И).
В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и другим счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.
Во избежание дублирования записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты и корреспонденции с дебетом счетов 50 “Касса”, 51 “Расчетный счет”, производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.
Принцип двойной записи, т.е. отражение хозяйственных операций одновременно на двух счетах, при ведении учета по журнально-ордерной форме сохраняется.
С применением журнально-ордерной формы во многих случаях отпадает необходимость в обособленном аналитическом учете. Однако если журналы-ордера и вспомогательные ведомости не могут обеспечить получение необходимых аналитических данных, то их учет ведется в особых регистрах.
Итоги каждого журнала-ордера переносятся в Главную книгу, которая несколько отличается от той, которую ведут при мемориально-ордерной форме учета. В приложении 10 приводится образец Главной книги по счету “Материалы”, применяемой при журнально-ордерной форме учета.
Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Она предназначена для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету (или субсчету) сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.
Записи в Главную книгу производятся на основании тщательно проверенных и подписанных соответствующими работниками журналов-ордеров. С этой целью все журналы-ордера из различных отделов централизованной бухгалтерии передаются в отдел баланса и отчетности, который составляет Главную книгу. Ее следует вести в целом по организации, а также по крупным подразделениям, по которым необходимо составить баланс. Она является годовым учетным регистром. На каждый месяц отводится одна строка. Вначале из Главной книги за предыдущий год переносят сальдо на 1 января. Затем ежемесячно записывают обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на каждое первое число. По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными соответствующих ведомостей.
Благодаря обобщениям при ведении Главной книги по форме, указанной выше, отпадает необходимость в составлении оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Данные Главной книги, журналов-ордеров, накопительных и группировочных ведомостей используются для составления бухгалтерского баланса и отчетности.
Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.
Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.
Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно, в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один – для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой – для отражения показателей аналитического учета.