Если появится фотограф или журналист, узнайте, кого он представляет, и сообщите о нем вашему сотруднику, ответственному за связи с прессой, чтобы он мог проследить дальнейшее развитие событий. Если вы сами попадаете в кадр фотоаппарата, не закрывайте собой новых экспонатов или название компании. Будьте гостеприимным хозяином на своем стенде.
Выставки устраиваются для того, чтобы двинуть вперед торговлю, и каждый разговор, каждый деловой запрос и общее гостеприимство должны способствовать продаже товара или возможности этой продажи, способствовать организации деловых встреч после выставки или, по крайней мере, тому, что у вас появятся имя и адрес вашего потенциального заказчика.
5-й шаг. Выставки и реклама. Любое предприятие при продвижении своих товаров и услуг на рынок использует четыре основных инструмента: рекламу, пропаганду (формирование положительного образа фирмы или товара), стимулирование сбыта и индивидуальные продажи конечному потребителю. В сбытовой политике фирмы выставки и оптовые ярмарки играют очень важную роль. Здесь заключаются выгодные контракты, рекламируется новая продукция, создается положительный образ фирмы в глазах специалистов и потребителей.
Принимая решение об участии в той или иной выставке, многие фирмы считают, что ее организаторы сделают все возможное для привлечения людей не только на выставку в целом, но и к их экспозиции. Плохая посещаемость стенда приводит к серьезным претензиям в адрес дирекции выставки. Эти претензии часто бывают необоснованны, так как организаторы отвечают за общую рекламу выставки и их заботит ее посещаемость вообще, а не конкретного стенда в частности.
Больше половины посетителей приходят на выставку с определенными целями, и для того, чтобы привлечь их внимание к своей экспозиции, участники должны приложить немало усилий. Если заранее не побеспокоиться о том, чтобы привлечь их интерес к своему стенду, то многие из ваших потенциальных клиентов могут просто не найти его.
По данным американских исследователей, случайный посетитель проходит около стенда за пять-семь секунд. Если за это время ничего из вашей экспозиции не привлечет его внимания, то он просто пройдет мимо. Важно заранее продумать, как проинформировать посетителей выставки о вашем участии в ней. Реклама играет в этом очень большую роль. Посещаемость стенда можно удвоить, если умело спланировать и провести предвыставочную рекламную кампанию.
При подготовке информационно-печатных материалов для выставки целесообразно предусмотреть три их вида: краткие сведения для общего каталога выставки, листовки для выкладки на стенде, папки для передачи потенциальным клиентам во время переговоров.
Хороший результат дает установка на стенде видеомагнитофона или компьютера с демонстрацией специально сделанных рекламных роликов.
Говоря о персонале стенда, следует подчеркнуть следующие абсолютно необходимые качества этих сотрудников:
— компетентность;
— опрятность и привлекательность;
— умение четко выразить свою мысль и ответить на вопросы посетителя;
— находчивость и вежливость;
— знание иностранных языков.
Как правило, крупные фирмы и организации стараются, чтобы на стенде всегда были грамотные стендисты, знающие три основных языка: английский, французский, немецкий.
6-й шаг. Прием посетителей на стенде. Как мы уже говорили выше, стендист должен быстро и четко идентифицировать посетителя и отсеять просто любопытного (вежливо проводив его со стенда) от потенциального клиента. Этот последний и есть наша цель и «жертва». Его нужно грамотно принять. Здесь есть две разновидности:
а) это запланированная заранее встреча, фиксированная по времени. Как правило, эта встреча с уже известным клиентом. Поэтому к ней все уже должно быть готово заранее: документация, комната для переговоров, стол.
К этому времени нужно постараться освободиться от других посетителей. Если это утро, то необходимо подготовить чай, кофе или прохладительные напитки; если время обеденное — можно предложить легкие закуски, пиво и немного спиртного; в конце дня это могут быть кофе и бутерброды. Все зависит от ваших отношений с клиентом и, конечно, ваших возможностей. Одно дело, если у вас есть на стенде переговорная комната за ширмой и совсем другое — если вы распиваете пиво на виду у проходящих посетителей;
б) встреча не запланирована заранее, но вы чувствуете, что посетитель вам интересен и беседа с ним может быть полезной. Если вы (или ваши сотрудники) свободны от других переговоров и если есть приемное помещение, то лучше провести беседу сразу же, так как потом посетитель может повторно и не прийти. Если все же сразу принять его невозможно, то надо постараться найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день.
7-й шаг. Сувениры. Они обязательно должны быть рекламой. Это могут быть ручки, блокноты, брелоки, папки и т.д., но обязательно с символикой вашей фирмы (предприятия). Хорошо, если при своей функциональности, утилитарности они еще в какой-то степени будут отражать номенклатуру вашей продукции. Но соблюдайте меру! Если маленькая модель трактора уместна в качестве сувенира завода, выпускающего тракторы, то, наверное, зажигалки в виде ректификационной колонны нефтехимкомбината будут выглядеть не очень эстетично!
Вообще постарайтесь соблюдать правило: сувенир должен быть сувениром, а не подарком. Он должен «работать» на имидж вашего предприятия, говорить что-то о нем и уж как минимум напоминать время от времени вашему партнеру о том, что вы существуете.
Очень хорошо смотрятся сувениры с национальным колоритом, но их бывает достаточно трудно совместить с производственной программой предприятия.
8-й шаг. Обобщение результатов переговоров. На стенде должно быть жесткое и незыблемое правило — от любой деловой встречи должен остаться след! То есть краткие записи бесед должны оформляться немедленно и обязательно обобщаться в конце дня. Кто приходил, откуда (организация и телефон), чем интересовались, о чем договорились, что обещали — этот тот минимум, который необходим для записи.
После окончания выставки, не позднее чем через 3-5 дней, на основании этих записей и еще свежих впечатлений от выставочной работы должен быть составлен аналитический обзор с анализом результатов выставки (удач и недоработок) с планом мероприятий по развитию результатов этой работы.
Помните: выставка стоит дорого! И только грамотная работа до, во время и после выставки может окупить те средства, которые вы в нее вкладываете!