Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги , оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. Ко-3 или КО-3а ). ( прил. 2). Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения , наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.
При приемке наличных денег кассир руководствуется документом “Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России” Этим документом определены : признаки платежеспособности , допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот .
Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (ф.КО-2 ) (прил. 3 ) или других документов (платежных ведомостей , заявлений на выдачу денег, счетов),на которых ставят специальный штамп ,заменяющий расходный кассовый ордер .Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером. На предприятии “ТЭТ- Медико” расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии , регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения .
При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем , когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу , выписанному на несколько лиц . Лицам , не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров .
На предприятии “ТЭД-Медик “ деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию , имя и отчество получателя и лица , которому поручено получение денег, а в ведомости , перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности “. Оформленная доверенность остается у кассира , он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Заработную плату ,пособия по временной нетрудоспособности , премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера , с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью ).
По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги , делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер .
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок , а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег , предприятие сдает в банк . Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег , в котором указывает источник образования вносимых средств . Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы , которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера .
Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы , которые к ним прилагаются . Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир , а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года) , чтобы исключить их повторного использования . Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка , то его оформляют заново.
После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу ,которая пронумерована , прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера . Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты ) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход . Второй отрывной лист ( отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге
На предприятии “ТЭД-Медик” бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов ; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов ; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня . Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету После проверке кассового отчета , в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.
На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей , находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.
Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия ,назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег , находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности , ценные бумаги , бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15 . В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии .
Если установлена недостача или излишек денег , кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Акт составляется в двух экземплярах : один остается в делах бухгалтерии, другой- у кассира . Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют ( дебет счета 50, кредит субсчета 80-3), а недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 84, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 84) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).
Для учета кассовых операций на предприятии ООО “ТЭД-Медик”
использует активный счет 50. На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.
Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения поступления наличных денег в кассу, табл. 3.3.
Таблица 3.3.
Корреспонденция счетов для отражения поступления наличных денег в кассу.
| Дебет счета 50 ( операции ) | Кредитуемые |
| счета | |
| Получены в кассу: | |
| в возмещении издержек обращения | 44 |
| зачислена выручка: | |
| от продажи товаров и оказанию услуг | 46 |
| от продажи прочего имущества | 48 |
| по чеку наличные деньги | 51 |
| возвращены авансы выданные | 61 |
| платежи от покупателей и заказчиков | 62 |
Продолжение | табл. 3.3. |
| в погашение задолженности по претензиям | 63 |
| авансы от покупателей и заказчиков | 64 |
| от подотчетных лиц | 71 |
| от членов трудового коллектива в погашение | |
| долга по беспроцентным ссудам ( 73-1 ), за причиненный | |
| материальный ущерб ( 73-2 ) | 73 |
| погашение дебиторской задолженности | 76 |
| за счет краткосрочных кредитов банка | 90 |
| выявлены при инвентаризации кассы излишки | |
| денежных средств | 80-3 |
По кредиту счета 50 отражают операции по выбытии наличных денежных средств с дебета разных счетов в зависимости от вида расходов.
Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы, табл. 3.4.
Таблица 3.4.
Корреспонденция счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы
| Кредит счета 50 (операции ) | Дебетуемые |
| счета | |
| Выбыли из кассы: | |
| за наличные деньги приобретены: | |
| материалы, включая расходы | |
| по доставке | |
| МБП, включая расходы по доставке | 10 |
| НДС на сумму оплаченных предприятием | 19 |
| наличными при приобретении имущества | (по соотв. |
| субсчетам) | |
Продолжение | табл. 3.4. |
| внесены наличные деньги на расчетный счет | 51 |
| приобретены марки, конверты, путевки в дома | |
| отдыха, пансионаты, санатории | 56 |
| оплачены счета поставщиков за услуги и | |
| приобретенное имущество | 60 |
| выданы авансы поставщикам ( подрядчикам) | 61 |
| в погашение задолженности по претензиям | 63 |
| возвращены авансы полученные | 64 |
| выдана заработная плата | 70 |
| выданы деньги под отчет, перерасход по | |
| авансовым отчетам | 71 |
| выданы беспроцентные ссуды членам | |
| трудового коллектива | 73-1 |
| выплачены по обязательствам предприятиям, | |
| юридическим и физическим лицам суммы, удержанные | |
| из заработной платы ( 76-1 ), депонированная | |
| заработная плата ( 76-2 ), требования разных | |
| кредиторов (76-3 ) | 76 |
| оплачены наличными расходы, подлежащие | |
| списанию за счет: | |
| чистой прибыли | 81-2 |
| нераспределенной прибыли и специальных фондов | 88 |
| средств целевого финансирования | 96 |
| недостача наличных денежных средств в кассе | 84 |
3.3. Учет прочих денежных средств.