3. Вопросы для составления плана и программы проверки
Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:[5]
· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
· задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).[6]
Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами
Таблица 1
| № п/ п | Вопрос | Вариант ответа | Информация или документ, который следует запросить | Назначаемая аудиторская процедура | Номер следующего вопроса | Номер вывода |
| 1 | Имеется ли на пред-приятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нуж-ды, утвержденный приказом по предприятию | Нет | 1 | |||
| Да | Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды | «Подотчет 1.1.1» | ||||
| 2 | Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам | Нет | 2 | |||
| Да | Журнал-ордер№ 7 | «Подотчет 1.1.2» | ||||
| 3 | Оформляются ли письменные распо-ряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки | Нет | 3 | |||
| Да | Письменныераспоряженияруководителя | «Подотчет 2.1.2» | ||||
| 4 | Облагаются ли нало-гом на доходы физических лиц суточ-ные сверх норм, возме-щаемые по решению руководителя предприятия | Нет | 4 | |||
| Да | Приказруководителя о возмещении | «Подотчет 2.2.1» | ||||
| 5 | Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | Нет | 5 | |||
| Да | «Подотчет 2.1.5» | |||||
| 6 | Имеется ли утверж-денные письменным распоряжением руко-водителя предприятия сметы представитель-ских расходов | Нет | 6 | |||
| Да | Письменное распоряжение руководителя и сметы | «Подотчет 4.1.1» | ||||
| 7 | Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | Нет | 7 | |||
| Да | «Подотчет 4.1.2» | |||||
| 8 | Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку | Нет | 8 | |||
| Да |
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (табл. 1) аудитор может сделать следующие выводы:[7]
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.
5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.
Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:[8]
· если по результатам опроса сотрудников проверяемого
предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
· если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского
учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
4. Перечень аудиторских процедур
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры «Касса 2.2.1» и «Касса 2.2.2» аудита кассовых операций). Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников удержания из заработной платы, на основании статей 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Основные контрольные процедуры:[9]
· «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
· «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
· «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
· «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;