Организационная предвыставочная работа сотрудников отдела маркетинга и рекламы ООО «Натали-турс» для участия в выставке « Туристический клуб-2009». (См. Приложение 3)
В данном случае планируются два направления исследований, которые проводятся во время выставки регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) исследование отраслевого рынка
Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам.
правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта
данные статистических исследований служат для
организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)
• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней
• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает
представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы
Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет
В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .
• цели участия в выставке,
• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,
• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке
Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет
· приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном
• выдача бэджа на постоянное посещение выставки
• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции (Приложение 4)
Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки
регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка
Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам
правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта
" данные статистических исследований служат для
организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий
• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)
• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней
• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает
представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы
Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет
Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок
• цели участия в выставке,
• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,
• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке
Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет
· приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном
• выдача бэджа на постоянное посещение выставки
• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции
3.3. Расчет эффективности предложенных мероприятий
Цель всей описанной выше работы – подготовка отчета об эффективности выставочных контактов.
Источник – анализ подтвержденных коммерческих итогов сотрудничества фирмы-экспонента с партнерами, первый контакт с которыми был установлен на выставке. Данный отчет готовится не ранее, чем через 4 месяца после выставки, за меньший срок большая часть контактов может просто не «проявиться». Обычной срок – 6–8 месяцев. Максимальный – год. Разумеется, выставочные связи могут «всплыть» и обернуться выгодными контрактами и через пять лет. Но это не правило, скорее – исключение. Календарный год – срок вполне достаточный, за это время абсолютное большинство тех, кто должен был «засветиться», сделает это. Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат: Аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат) , Монтаж / оснащение стенда, Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи.
Названные статьи затрат более подробно перечислены в контрольном списке для определения стоимости участия в выставке, приводимом в конце данного раздела. В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5% — эксплутационные расходы; плата за электроэнергию т.д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи — около 12%, на транспорт и удаление отходов — около 3%. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты — около 5%.
Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляет в среднем 24%. а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек - около 43%. На стендах площадью менее 25 квадратных метров доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 квадратных метров — 46%
При подготовке к выставке руководству предприятия всегда необходимо знать какие расходы это за собой повлечет. Первоначальные затраты на на подготовку к выставке, планируемой в течении 2009 года приведены в Приложении 6. (См Приложение 6)
Согласно Приложению 5 рассчитаем единовременные затраты и затраты за год:
• итого единовременных затрат (изготовление рекламной продукции длительного пользования, изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), ежемесячная аренда, ежемесячная оплата труда: (3000+4500+36000)+6300*3+5800*3+(7000+3000+1000)*2+(10000+1000)*2+(21000+11000+4500)*2+(11550+4500)*2+(2000+1280)*2+5000*2+100000+
+25000+10000*2+10200*2=414760.
• итого затрат за год (изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), аренда выставочной площади, ежемесячная оплата труда):
6300*2+5800*2+7000+10000+21000+(11550+4500)+(2000+1280)+5000+
+10000+10200=106730.
Необходимо отметить два важнейших момента, без учета которых можно серьезно ошибиться в оценке выставки.
Заключение
Таким образом, по результатам проведенного анализ анкет и опроса участников выставок и руководителей ООО «Натали-турс» можно выявить ряд недостатков организации выставочной деятельности предприятия.
1. Слабый уровень предвыставчной подготовке при работе с клиентами. По результатам опроса сотрудников службы маркетинга и рекламы было выяснено, что неудовлетворительна была организована адресная рассылка приглашений на выставку.
2. Отсутствие четко разработанного плана выставочной деятельности, начиная от подготовительного этапа и заканчивая анализами результатов выставочной деятельности.
3. Минусом является так же недостаток средств, выделяемых на организацию выставочной деятельности.
Прежде чем принять решение об участии выставке « Туристический клуб-2009», сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:
1) определить стратегический план развития выставочной деятельности на 2008 на год;
2) составить годовой план продаж;
3) сформировать рекламный бюджет на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;
Как минимум за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда. Для этого:
После учета названных двух групп факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ООО «Натали-турс» этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.
Для разработки стандартов работы на выставке начальник отдела продаж совместно с отделом маркетинга делит всех возможных посетителей стенда на группы и определяем сферы их интересов.
Как минимум за неделю до выставки отдел маркетинга готовит для интересующих ООО «Натали-турс» групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.