Учет в этой ведомости ведется позиционным способом. По каждой строке записываются фамилия подотчетного лица, сумма выданного ему аванса, сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно отчету об израсходованных суммах, а также возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса или выдача ему сумм в возмещение перерасхода.
Основанием для заполнения мемориального ордера 8 являются отчеты кассира и приложенные к ним документы, а также отчеты об израсходованных суммах подотчетных лиц.
По окончании месяца итоги по графе "Утверждена сумма расходов по отчету - кредит субсчета 160" и по графам "Дебет субсчетов" и "Вторые записи" записываются в книгу "журнал-главная".
Пример 1
Отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с работником, направленным в служебную командировку за границу за счет бюджетных средств, при выдаче аванса в белорусских рублях:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдан аванс на командировочные расходы в сумме 1 080 000 руб. Сумма аванса в белорусских рублях определена исходя из суммы аванса, подлежащего выдаче в иностранной валюте (500 долл.), и курса продажи за 1 долл. - 2160 руб. в банке, обслуживающем текущий счет организации в белорусских рублях | субсч. 160 | субсч. 120 | 1 080 000 |
| Представлен отчет об израсходованных суммах в командировке на 450 долл. (прилагается документ, подтверждающий покупку 500 долл. по курсу 2160 руб. за 1 долл.) | субсч. 200 | субсч. 160 | 972 000 руб. (2160 ( 450) |
| Внесены в кассу белорусские рубли, полученные от продажи 50 долл., не использованных работником. Курс покупки обменным пунктом - 2150 руб. за 1 долл. | субсч. 120 | субсч. 160 | 107 500 руб. (2150 ( 50) |
| Отражена разница между курсом продажи и курсом покупки обменным пунктом 50 долл. | субсч. 200 | субсч. 160 | 500 руб. ((2150 - 2160) ( 50) |
Если курс продажи окажется выше курса покупки, на сумму разницы составляется сторнировочная бухгалтерская запись.
Пример 2
Отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с работником, направленным в служебную командировку за границу (в Россию) за счет внебюджетных средств, при перечислении аванса в иностранной валюте на карт-счет работника:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | ||
| Перечислено на карт-счет работника 500 долл., курс Нацбанка на дату перечисления - 2150 руб. за 1 долл. | субсч. 160 | субсч. 118 | 1 075 000 руб. | ||
| Работником снято с использованием дебетовой личной банковской карточки 9120 рос. руб. Обменный курс долларов в российские рубли, примененный банком при отражении операций по карт-счету | 28,5 рос. руб. | ||||
| Представлен отчет об израсходованных суммах в командировке на 9120 рос. руб. (при использовании работником банковской пластиковой карточки отчет составляется в валюте произведенных операций). Курсы Нацбанка на дату составления отчета1 долл. - 2160 руб.; 1 рос. руб. - 76,04 руб. | |||||
| Если работник представил документ об обменном курсе долларов в российские рубли (28,5 рос. руб.), примененном банком при снятии с карт-счета 9120 рос. руб., сумма отчета в белорусских рублях составит 691 200 руб. (9120 / 28,5) ( 2160 руб., что соответствует 320 долл. (691 200 руб. / 2160 руб.) | субсч. 211 | субсч. 160 | 691 200 руб. | ||
| Если работник не представил документ об обменном курсе долларов в российские рубли, примененном банком при снятии с карт-счета 9120 рос. руб., сумма отчета в белорусских рублях составит 693 485 руб. (9120 ( 76,04 руб.), что соответствует 321 долл. (693 485 руб. / 2160 руб.). | субсч. 211 | субсч. 160 | 693 485 руб. | ||
| В первом случае работник должен возвратить на счет организации в банке или в кассу 180 долл., а во втором случае - 179 долл. | |||||
| Переоценивается дебиторская задолженность подотчетного лица на дату составления отчета об израсходованных средствах в связи с изменением курса Нацбанка за 1 долл. | субсч. 160 | субсч. 410 | 5000 руб. ((2160 - 2150) ( 500 долл.) | ||
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск «Беларусь» 1997.
2. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года.
3. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.
4. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
5. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
7. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.
10. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.