В целом проект разделяется на следующие 3 части:
- Компоненты продукции проекта,
- Этапы жизненного цикла проекта,
- Элементы организационной структуры.
При этом решаются задачи структуризации:
1. Разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки,
2. Распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации,
3. Точная оценка необходимых затрат – средств, времени и материальных ресурсов,
4. Создания единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами,
5. Увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании,
6. Переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании,
7. Определение комплексов работ (подрядов).
Нельзя при структуризации пропускать какой – то ее этап. Это приведет к проблемам при реализации проекта и его управлении.
Главное в структуризации – это соединить три различные структуры: продукт проекта, стадии жизненного цикла и организационную структуру.
Этапы планирования и структуризации проекта:
1. Определить цель проекта и его содержание. С этой целью необходимо составить дерево целей, показывающее полную цепь конечных результатов и средств их достижения.
1-й уровень.
2. Определить уровень детализации планов и количество уровней в структуре проекта.
2-й уровень.
3. Разработать схему жизненного цикла проекта.
Разработать организационную схему проекта, которая должна охватывать все группы или отдельные лица, которые будут работать на проект.
Определяется структура проекта – это схема разбивки продукта по подсистемам и компонентам.
Проанализировать систему бухгалтерских счетов в компании – должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки.
3-й уровень.
Объединить схему разбивки проекта – пункты 1-го уровня объединяются в один (от подпроектов до пакетов работ).
4-й уровень.
Подготовить сводный (укрупненный) план проекта.
Подготовить матрицу распределения ответственности по взаимоотношениям элементов структуры проектов и организаций,
Разработать рабочий план бухгалтерских счетов – при необходимости следует проработать систему субсчетов, «стыкующихся» с планом счетов.
5-й уровень.
Подготовить детальный сетевой график и план использования ресурсов по пп.1-10.
Запустить (разработать) систему наряд – заданий, согласованную с планом счетов компании. Задания должны быть абсолютно конкретны во времени и ресурсах.
Установить систему отчетности и контроля общую и по этапам и элементам структуры.
Для разработки структуры проекта используют различные методы:
1. дерево целей, дерево решений, дерево работ,
2. организационную структуру исполнителей,
3. матрицу ответственности,
4. сетевую модель,
5. структуру потребляемых ресурсов.
6. При этом все данные методы можно разделить на 2 части:
7. структура составляется сверху-вниз – определяются общие задачи, а за тем они детализируются,
8. структура составляется снизу-вверх – определяются частные задачи, а за тем они обобщаются.
Охарактеризуем каждый из перечисленных методов.
Матрица распределения ответственности – каждому этапу жизненного цикла проекта приписывают конкретных исполнителей:
Дерево целей – это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели. При этом основным правилом является полнота подцелей, определяющих главную для данного уровня цель.
Дерево работ – составляется путем расчленения большого, сложного проекта на составляющие проекты, на отдельные комплексы работ. Такие комплексы работ отделены друг от друга определенными связями, что очень удобно при сетевом планировании.
Организационная структура исполнителей – составляется по дереву работ по проекту и включает в себя ответственные подразделения по комплексам работ. Например, ОГЭнергетика будет ответственен за комплекс работ «Линии электропередачи».
Структура потребляемых ресурсов – для каждого уровня реализации проекта составляется граф потребления ресурсов: материально-технических, трудовых и финансовых,
Затем они дифференцируются, например, материально-технические:
- на строительные материалы, машины, оборудование. Стройматериалы дифференцируются -на складируемые и не складируемые.
5. УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА
Участниками инвестиционного проекта являются:
1. Заказчик– будущий владелец и пользователь результатами проекта:
инвесторы,
физические и юридические лица,
уполномоченные инвесторов.
Если заказчик не располагает средствами, то участником проекта может быть инвестор – сторона, вкладывающая средства в проект.
Разработку проектной документации выполняет специальная проектная организация: архитектор – это лицо или организация имеющие право профессионально выполнять работу по созданию проектно-сметной документации, спецификаций, требований к проведению торгов и даже общее управление проектом.
Инжинер – это лицо или организация, имеющее лицензия на занятие инжинирингом – это комплекс услуг, связанных с процессом производства и реализации продукции проекта: планирование работ инженерное проектирование, испытание и контроль за сдачей в эксплуатацию.
Поставщик – материально-техническое снабжение проекта, поставки.
Подрядчик – юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ по контракту.
Консультант – работающие по контракту специалисты и фирмы, консультирующие по различным вопросам фаз жизненного цикла.
Проект-менеджер – руководитель проекта по контракту с заказчиком.
Команда проекта – временная структура, работающая под руководством проект-менеджера для достижения целей проекта.
Лицензиар – обладатель лицензией и ноу-хау, используемых в проекте на определенных условиях.
Банк – обеспечивающий непрерывность поступления денежных средств и обеспечение кредитами подрядчиков для выполнения работ в срок.