Узяття на облік фізичної особи органом державної податкової служби провадиться протягом 2 робочих днів після надходження відомостей від державного реєстратора чи заяви від платника податків. Платник податків зобов'язаний подати особисто або надіслати поштою на адресу органу державної податкової служби повідомлення про відкриття/закриття поточних рахунків у банках. Підрозділ обліку платників податків після взяття платника податків на облік формує його облікову справу з переліком необхідних документів. Облікова справа з описом документів закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. N 7- ОПП. Довідка про взяття фізичної особи - підприємця на облік формується та видається у такому ж порядку, як і для юридичних осіб.
Для зняття з обліку платника податків - юридичної особи, крім військових частин, у разі прийняття рішення про припинення чи ліквідації платника податків, необхідно:
1. У 3-денний термін від дати внесення до Єдиного державного реєстру відомостей про те, що юридична особа перебуває у процесі припинення, подати в ДПІ такі документи: заяву про зняття з обліку платника податків за ф. N 8-ОПП (додаток Б6); оригінал довідки за формою N 4 ОПП; копію розпорядчого документа власника або уповноваженого органу про ліквідацію; копію розпорядчого документа про утворення ліквідаційної комісії; ліквідаційну картку органів державної статистики.
2. Військова частина після прийняття рішення відповідним органом про припинення її господарської діяльності зобов'язана у 5-денний термін подати до ДПІ: заяву про зняття з обліку платника податків за ф. N 8- ОПП; оригінал довідки за формою N 4-ОПП; копію розпорядчого документа про утворення ліквідаційної комісії.
3.У 10-денний термін з дня подання заяви за ф. N 8-ОПП скласти ліквідаційний баланс у формі річного звіту та подати його для перевірки в ДПІ. При одержанні ДПІ від платника податків заяви за ф. N 8-ОПП та на підставі інформації про порушення справи про банкрутство платника податків, провадження справи в суді щодо скасування державної реєстрації, припинення, визнання недійсними або такими, що суперечать Закономодавству.
За рішенням керівника ДПІ документальна перевірка не проводиться, якщо платник податків призупинив діяльність, не знаходиться за місцем реєстрації (обліку), не подає звітності протягом року до органу державної податкової служби, не має податкового боргу та стосовно нього використана інформація щодо відсутності здійснення господарської діяльності з моменту подання останньої звітності, а також підрозділами податкової міліції підтверджено неможливість установлення місцезнаходження (місця проживання) такого платника податків.
Після проведеної перевірки платника податків, у разі встановлення факту відсутності заборгованості перед Державним та місцевими бюджетами та за наявності повідомлення від установи банку про закриття такому платнику рахунків орган державної податкової служби знімає його з обліку Після завершення процедури зняття з обліку ДПІ складає довідку про зняття з обліку платника податків за ф. N 12-ОПП (додаток Б7), яку надсилає до органів державної реєстрації або органу, що здійснив реєстрацію. Зняття з обліку платника фіксується в журналі за ф. N 6-ОПП (додаток Б8), а відмітка про зняття платника з обліку вводиться в районний рівень Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб або Державного реєстру фізичних осіб. Облікові справи про таких платників здаються до архіву по закінченні звітного року.
Якщо після проведеної перевірки платника податків встановлено факт заборгованості його перед бюджетами, то платник не знімається з обліку, а підрозділи обліку та звітності складають повідомлення про наявність обов'язків зі сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) за ф. N 10-ОПП (додаток Б9) і надсилають його особі, відповідальній за погашення податкових зобов'язань або податкового боргу. Підприємства-банкрути знімаються з обліку після затвердження ліквідаційного балансу ухвалою господарського суду, прийняття судом рішення про ліквідацію такого підприємства та визнання податкового боргу безнадійним.
Підрозділи, відповідальні за облік платників податків, по закінченні поточного бюджетного року друкують списки всіх знятих з обліку платників податків. Зняття з обліку фізичної особи - підприємця як платника податків здійснюється в порядку, відповідному для платників податків - юридичних осіб. Особливістю є лише те, що фізична особа після прийняття рішення про ліквідацію підприємця подає до органу державної податкової служби, у якому вона зареєстрована, такі документи: заяву про зняття з обліку платника податків за ф. N 8-ОПП, дата якої фіксується в журналі за ф. N 6-ОПП; оригінали документів, що видаються органами державної податкової служби платнику податків і підлягають поверненню до ДПІ, а також завірені копії цих документів. Фізична особа - підприємець знімається з обліку також за наявності довідки про смерть фізичної особи - платника податків або про визнання її померлою, безвісно відсутньою чи недієздатною згідно із Закономодавством за умови відсутності в такої особи відкритих рахунків в установах банків та податкового боргу або визнання податкового боргу безнадійним у порядку, передбаченому Закономодавством.
У 2008 році в Святошинській ДПІ м. Києва зареєстровано 12719 юридичних осіб та 23977 фізичних осіб – підприємців. Сплачують з яких податки 11956 та 23855 осіб відповідно. Слід зазначити, що спостерігається тенденція до зростання кількості платників податків. Так у 2007 році кількість зареєстрованих платників податків – юридичних та фізичних осіб склала 11660 та 21856 осіб відповідно, а перерахували кошти в бюджет з них 9924 та 20545 особи. У 2006 році було зареєстровано 10314 юридичні особи (сплачували податки 8148) та 19711 фізичні особи (сплачували 18469)
система податок законодавство податкова інспекція
3. Масово-роз’яснювальна робота серед платників податків
Важливе значення в роботі з платниками податків має своєчасне та якісне інформування їх про нові нормативно-правові акти з питань оподаткування юридичних та фізичних осіб, зміни та доповнення до існуючих, а також роз’яснення порядку їх застосування на практиці. Дані функції покладені на відділ по роботі з платниками податків.
Даний відділ забезпечений штатом співробітників, які висококваліфіковані та підготовлені до роботи з людьми у психологічному відношенні, оскільки вони спілкуються з великою кількістю людей. Відділ має свої прийомні дні та години, в інший час вивчає нові норми Закономодавства, відслідковує зміни в нинішніх нормативно-правових актах, та доводить їх до відома платників податків, так і до співробітників ДПІ, які через велике навантаження в роботі не завжди мають змогу ознайомитись з новинками. Цей процес відбувається шляхом проведення лекцій та семінарів в актовому залі ДПІ Святошинського району. В своїй роботі працівники відділу керуються чинною Закономодавчою базою, та посадовими інструкціями, що є у кожного працівника. Робітники в результаті своєї роботи можуть нести дисциплінарну та іншу відповідальність передбачену діючим Закономодавством за некваліфіковано-надану інформацію, яка стосується роз’яснення податкового Закономодавства.
Основним завданням підрозділу є навчання платників податків та проведення масової роз'яснювальної роботи з питань оподаткування, внесення змін до існуючої Закономодавчої бази через засоби масової інформації: газети, шляхом організації семінарів, проведення спеціальних нарад. Для поліпшення роз'яснювальної роботи, що проводиться, а також покращення рівня податкової дисципліни варто було б при податкових інспекціях організовувати та проводити короткострокові курси підготовки майбутніх підприємців, включаючи питання оподаткування, а саме існуючої та оновленої Закономодавчої бази, вміння оперативно орієнтуватися у прийнятих змінах до Закономодавчої документації. Для забезпечення кращого орієнтування в податковому Закономодавстві проводяться семінари по роз'ясненню діючого податкового Закономодавства спільно з філією "Редакція журналу "Вісник податкової служби України" , а також з різними громадськими організаціями.
Для проведення роз'яснювальної роботи серед суб'єктів малого підприємництва проводяться семінари-практикуми для фізичних осіб, діючих та майбутніх підприємців. Розроблено, випущено та розповсюджено серед платників податків на семінарах, в консультаційних пунктах, на особистому прийомі та виїзді мобільних бригад власну друковану продукцію: брошури на різні тематики, які є дуже актуальними та викликають багато питань у платників податків.
В роботі ДПІ передбачено організацію та проведення брифінгів та прес-конференцій керівництва ДПІ з журналістами ЗМІ з питань роз'яснення податкового Закономодавства, щодо реалізації завдань, поставлених Президентом України на Всеукраїнській нараді з проблем боротьби з організованою злочинністю і корупцією та захисту прав людини" та інших питань. Дуже важливим є організація засідань "круглого столу" за участю керівництва ДПІ та представників громадських організацій, платників податків району, ЗМІ, сеанси телефонного зв'язку "гаряча лінія" з платниками податків. Також в роботі відділу здійснюється особистий прийом громадян. За результатами якого ведеться журнал обліку прийому громадян. При наданні відповідей на запитання працівники керуються чинним Закономодавством. У середньому на одного інспектора відділу по роботі з платниками податків припадає по 8 - 10 чоловік із запитами на день. Працівники відділу в своїй роботі можуть використовувати програму нормативно-Закономодавчої бази “ЛІГА: Законом”. Також працівники ДПІ Святошинського району мають доступ до мережі INTERNET, що забезпечує швидкість і оперативність у роботі з платниками податків.