Груповий контроль за кредитами та депозитами здійснюється на підставі фактичних даних, сформованих на екрані, а при потребі — на підставі виданих до друку таблиць. Перелік таких таблиць задається в меню, і користувач вказує, які таблиці слід складати. У них наводяться суми та процентні ставки за кредитами та депозитами у межах дня, обороти за окремими позичковими рахунками протягом зазначеного періоду, кількість угод, суму і процентні ставки за кредити — окремо за депозитами та міжбанківськими кредитами. Щодо трьох останніх документів задається період або дата, на яку складається документ. Крім наведених за допомогою засобів EXCEL можуть бути сформовані й інші документи, коли підготовлено робочий масив з необхідними даними на базі файла угод і файла, що відображує операції на кредитних і депозитних рахунках.
На третій стадії комп’ютерних технологій управління кредитами та депозитами формуються звіти, складаються аналітичні таблиці, а також обчислюються прогнозні показники, використовувані для підтримки та прийняття рішень.
Формування звітів за кредитами та депозитами здійснюється автоматично на підставі баз даних оперативної інформації, що сформовані пакетом програм ОДБ. Для цього використовується пакет програм АРМ зі статистичної звітності. В екранному меню цього пакета задається перелік звітів, які слід складати на задану дату. Це такі звітні файли:
· 03 — дані про суми й процентні ставки за кредитами та депозитами (щоденно);
· 04 — дані про суми та процентні ставки за кредитами (щомісячно);
· 05 — дані про суми та процентні ставки за депозитами (щомісячно);
· 16 — дані про заборгованість за пролонгованими, простроченими та сумнівними кредитами;
· інші файли.
Зазначені файли передаються до Регіонального управління НБУ, де використовуються для складання звітів, які передаються на верхній рівень інформаційної системи НБУ.
Складання аналітичних таблиць здійснюється на АРМ спеціалістів кредитного та депозитного відділів банку. Режим передбачає виконання технології обробки інформації в два етапи. Попередньо готуються дані та задаються такі поля: тип договору, повний чи скорочений склад вхідної інформації, період (часові межі) інформації — дві дати, що вказують на періодичність. При підготовці вхідних даних необхідно вибрати варіант технології їх формування (використовувати базові дані за попередній період чи враховувати зміни).
Коли закінчено підготовку інформації, система переходить до другого етапу — режиму обчислення показників для складання таблиць чи графіків.
Аналітичні таблиці можуть змінюватися, задаватися користувачем. У них наводяться договірні, реальні та прогнозні значення показників. Договірні значення задаються умовами угоди, а реальні відображають дію угоди на задану дату. Прогнозні характеристики обчислюють окремо за допомогою спеціальних пакетів програм під назвою — «Прогноз кредиту». Аналітичні таблиці можуть відбивати динаміку змін тих чи інших показників, що дає змогу прогнозувати дії, а також приймати рішення. Для прийняття рішень фахівці та керівники звертаються до системи із запитами, на які формуються відповіді за допомогою спеціальних пакетів програм чи мови маніпулювання даними.
3. Автоматизація обліку та регулювання валютних операцій
Валютні операції відіграють важливу роль у діяльності банківських установ. Вони здійснюються в «Укрексімбанку», у комерційних банках та їх філіях, на міжбанківській валютній біржі та в інших фінансових установах. Контролюють і регулюють операції з валютою структурні підрозділи НБУ. Щоб підвищити ефективність роботи зазначених підрозділів і оперативність обліку валюти, уникнути помилок, а також мати змогу діставати необхідну інформацію для контролю та приймати рішення під час регулювання валютних операцій, у ІБС виокремлюють підсистему «Валюта». З її допомогою облік операцій з іноземною валютою можна організувати так, що за кожним кодом валюти та кожним клієнтом відкривається окремий особовий рахунок. За вільно конвертованими валютами клієнтам банку може бути відкрито один мультивалютний рахунок.
Важливою особливістю зазначеної підсистеми є те, що одночасно із занесенням до регістрів бухгалтерського обліку валютних документів відображається проведення за рахунками гривневого покриття в національній валюті згідно з курсом на початок операційного дня. Це дозволяє на будь-який час отримати консолідований баланс, що включає суми на рахунках гривневого покриття як еквівалент валютних коштів, що перебувають у банку.
На практиці існують два підходи до організації автоматизованого обліку валютних операцій. Перший полягає в тому, що валютні операції обліковуються протягом дня за допомогою окремого програмного комплексу ОДБ, а наприкінці дня формується консолідований баланс. Другий, прогресивніший підхід означає, що рух коштів у національній та іноземній валютах обліковується за допомогою одного ОДБ. Згідно із цим підходом обробляють інформацію в банківських системах розвинених країн. У такому разі в пакеті ОДБ усі програми з обслуговування особових рахунків і формування звітності працюють для підрахування національної та іноземної валюти. Технологію використання таких програм наведено в підрозд. 4.1. Крім того, в ІБС є ряд засобів, які призначені виключно для роботи з іноземною валютою. Вони здебільшого підпорядковані в ієрархії меню пакета ОДБ пункту «Валютні операції», куди входять такі підпункти:
· нормативно-довідкова інформація щодо валюти;
· введення, оплата, пошук і редагування валютних документів;
· автоматизація обліку операцій в обмінних пунктах;
· котирування (переоцінювання залишків на валютних рахунках у разі зміни курсів валют);
· нарахування процентів за валютою;
· засоби для інсталяції та спеціальні регламенти за валютними операціями;
· нагромадження даних і формування вихідних форм за валютою.
Зазначені функції в ІБС виконуються з допомогою таких автоматизованих робочих місць: АРМ операціоніста, АРМ технолога чи адміністратора БД, АРМ касира, АРМ бухгалтера, АРМ спеціаліста валютного відділу, АРМ керівників. Залежно від організаційної структури банку для кожного АРМ компонується конкретний набір функцій.
Зауважимо, що на окремі АРМ можуть виводитися завдання обробки даних про валюту, які не введені до головного меню. Наприклад, на АРМ фахівця валютного відділу виконуються завдання визначення попиту (та пропозиції) на валюту і т.ін. В ієрархії меню функції наводяться в тій послідовності, в якій найчастіше до них звертаються, а вивчати їх доцільно в послідовності, яку закладено в технології виконання.
Першим етапом в технології є налагодження керуючих параметрів підсистеми, виконуване для встановлення режимів роботи в підсистемі «Валюта». Початкове значення параметрів завантажується в БД під час установлення програмних модулів.
У разі закритого ОД параметри змінюються через меню за ієрархією (ланцюжком) «Підсистема «Валюта» ® «Параметри системи» ® «Налагодження системи». Перелік і зміст параметрів визначає розробник системи. Сукупність параметрів можна розбити на три групи.
Першу групу становлять коди валют для консолідованого балансу; перелік балансових рахунків, за якими не слід виконувати котирування; назва файла для вводу курсів валют; назва файла для вводу залишків на валютних рахунках і т.ін.
Другу групу утворюють параметри спеціальних регламентів щодо валюти, які визначають відповідність між рахунками, використовуваними для виконання проводок з відображення валютних операцій на бухгалтерських рахунках.
Третя група — це параметри для складання валютних документів, таких, як валютні виписки, валютний баланс та інші форми бухгалтерської і статистичної звітності.
Нормативно-довідкова інформація щодо валюти вводиться, коригується і видається користувачеві через пункт меню «Довідник валют», котрий надає доступ до довідників валют, країн, курсів валют, банків, які працюють з валютою, платників і одержувачів коштів у форматі S.W.I.F.T., клієнтів, відкритих валютних особових рахунків, банківських операцій, балансових рахунків і т.ін. Технологія формування й підтримання зазначених довідників аналогічна застосовуваній під час обліку національної валюти.
Автоматизація обліку операцій в пунктах обміну валюти здійснюється за допомогою комп’ютера або касового апарата. Останній спосіб не є перспективним, тому розглянемо комп’ютерну технологію обробки даних у пунктах обміну валюти. Полягає вона в тому, що організується АРМ касира, перед упровадженням якого в пунктах обміну валюти налагоджується відповідна система. Перше входження до неї відбувається з використанням паролів адміністратора та податкового інспектора за замовчуванням. Далі вводять загальну інформацію фіскальної пам’яті та робочі параметри через пункт головного меню «Податковий інспектор» (підпункт «Загальні параметри»).
Загальну інформацію фіскальної пам’яті становлять заводський номер комп’ютера, заводський номер нагромаджувача на жорсткому диску, дата занесення номерів, реєстраційний номер комп’ютерної системи, дата реєстрації. Робочими параметрами системи є назва уповноваженого банку, номер і назва обмінного пункту, адреса обмінного пункту, дата початку роботи пункту. Надалі коригування наведених параметрів можливе після входження в систему через пароль податкового інспектора. Під час налагодження вводять також низку пускових параметрів, граничний розмір комісійних винагород і водночас формують довідники валют, підзвітних осіб, номери довідок та інкасаторських сумок. Коли систему налагоджено, касир може виконувати належні операції. Він входить до пункту головного меню «Операційний день», де в таблиці наведено перелік його функцій, зокрема відкриття операційного дня, введення курсів валют, авансування, підкріплення касира та інкасація валюти, обмінні операції, закриття операційного дня. Основною процедурою є обмінні операції: купівля та продаж валюти або обмін купюр. На моніторі касир вибирає вид операції, код валюти і вводить суму. Після цього на екран виводяться сума й назва валюти, що її касиру необхідно прийняти або видати. На принтері друкується довідка для клієнта.