Кроме непосредственного контроля исполнения бюджетов необходимо проводить коррекцию бюджетных статей на фактические данные, следовательно, в программе должна быть реализована концепция текущего бюджета. Все рассматриваемые продукты позволяют делать это в том или ином формате. Кроме того, в программах реализованы методы анализа отклонений (так называемый план-фактный анализ), которые вместе с факторным анализом, анализом чувствительности, также реализованными во всех рассмотренных программах, позволяют принимать взвешенные управленческие решения.
автоматизированный бюджетирование стоимость сопровождение
Проблема выбора средств автоматизации бюджетирования на предприятии – тема актуальная для многих предприятий. При выборе АСУ предприятия сталкиваются с рядом проблем, половина которых вытекает из неправильного выбора автоматизированной системы, а вторая половина связана с организационной несогласованностью действий клиента и компании, осуществляющей внедрение.
Из первого блока проблем выделяются следующие:
- проблема выбора метода внедрения АСУ
- скрытая функциональность системы
- возможность адаптации и открытость АСУ
- реальная стоимость внедрения и сопровождения
Рассмотрим подробнее сущность перечисленных проблем и возможные варианты их решения.
1.Проблема выбора метода внедрения АСУ
Основные проблемы автоматизации бюджетирования заложены в финансовой модели бюджетирования, которую для себя определяет и реализует предприятие. Существует два основных подхода к автоматизации этой финансовой модели, с помощью которой рассчитываются бюджеты. Согласно первому, наиболее распространенному варианту, постановку бюджетирования нужно начинать с выбора программного продукта, который можно будет настроить в соответствии с нуждами конкретного предприятия. Причем это можно сделать достаточно быстро, и автоматизированная система бюджетирования заработает через несколько месяцев.
Второй подход предполагает в качестве первого этапа разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые затем в течение определенного времени будут отрабатываться на предприятии. Далее компании предстоит сделать выбор: либо искать максимально удобную информационную систему, либо разрабатывать ее собственными силами или через стороннюю организацию. Схематично две основные стратегии автоматизации бюджетирования представлены на рис. 1.
Конечно, оба этих подхода не являются безупречными. Если компания выбирает первый вариант, то главное — убедиться в том, что методология, «зашитая» в программе, соответствует потребностям данной организации. Как показывает практика, при выборе первого варианта стратегии анализ и планирование проекта либо вообще отсутствуют, либо этот этап настолько минимизирован, что при внедрении системы автоматизации возникают большие сложности. И проблема, как правило, заключается в несоответствии методологии, «зашитой» в программном продукте, потребностям компании.
Компании, выбирающие данный путь, считают, что постановка бюджетирования — достаточно простая задача. Поэтому аналитический этап сводится к выбору программы и подрядчика, который будет выполнять проект по ее внедрению. И, если компания твердо не знает, чего хочет добиться от проекта, она не сможет выдвинуть четкие требования к программному продукту и той методологии, которая должна быть в нем реализована.
Второй метод автоматизации бюджетирования используется гораздо реже, чем первый. Причем основной причиной его выбора становится не наличие четкой стратегии и плана реализации проекта по постановке бюджетирования, а то, что компания не смогла найти свою программу за приемлемую цену. Второй подход, конечно же, требует больших усилий на этапе постановки бюджетирования, поскольку предполагает «ручной» сбор информации при планировании бюджетов и формировании отчетов об их исполнении. 2. Скрытая функциональность системы
Функциональность, стоимость и трудозатраты по внедрению – одни из важнейших факторов при выборе программы. Однако объективно оценить преимущества той или иной системы очень сложно, потому что, несмотря на достаточно агрессивную маркетинговую компанию многих фирм, информативность, предлагаемых ими материалов не высока. Обычно акцент ставиться либо на невысокую стоимость, что характерно для отечественных разработчиков, либо на перечислении наименований компаний, где система уже внедрена. И в том и другом случаях, как правило, нет возможности получить информацию о том, какой функциональностью обладает система.
3. Возможность адаптации и открытость АСУ
Внедрение новой автоматизированной системы не означает отказ от наработанных методов планирования, а прежде всего сокращение временных и людских затрат на выполнение рутинных операций. Поэтому автоматизированная система бюджетирования должна обладать возможностями ее 100%-ой настройки на принятую схему планирования, а не наоборот. Система должна позволять пользователю использовать как уже заложенные в систему алгоритмы типовых расчетов, так и самому определять собственные.
Также необходимо определить степень "открытости" данной автоматизированной системы, т.е. возможность ее интеграции с имеющимися в банке автоматизированными системами. Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям, нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения.
Немаловажным при взаимодействии учетных автоматизированных систем и системы бюджетирования является технология обновления бюджетных справочников. Полноценное обновление предполагает хронологический учет всех изменений, таких как добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.
4. Реальная стоимость внедрения и сопровождения
Совокупная стоимость системы складывается из стоимости покупки лицензии, внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых. В таблице 2 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.
Таблица 2. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования
| № п/п | Характеристики | На что следует обратить внимание |
| 1 | Стоимость лицензий | В Договоре необходимо уточнить спецификацию ПО, точно определить какие программные продукты будут поставлены разработчиком. Это позволит исключить ситуацию, когда необходимая функциональность единой системы бюджетирования, будет обеспечиваться множеством программных продуктов данного разработчика, каждый из которых обладает избыточной или недостаточной функциональностью. |
| 2 | Стоимость дополнительного программного обеспечения | Зачастую базовая конфигурация без дополнительных модулей не отвечает всем функциональным и техническим требованиям. Лучше узнать об этом до покупки лицензий на ПО. В случае использования в качестве базы данных программного обеспечения сторонних разработчиков необходимо уточнить наличие в банке лицензий на такое ПО и оценить его стоимость. |
| 3 | Стоимость услуг по внедрению | Услуги фирмы-поставщика, как правило, дешевле, чем услуги консультантов, например, из первой пятерки. Основной критерий выбора того, кто осуществляет внедрение это уровень знаний консультантов сторонней организации по линии данного программного продукта, специалистов фирмы-поставщика по специфике управления финансами в банке и, наконец, собственных специалистов. Можно минимизировать расходы на внедрение, если высокая квалификация собственных специалистов позволяет ограничиться обучением их навыкам работы с данной системой. |
| 4 | Техническая поддержка | Кто оказывает техническую поддержку поставщик или разработчик ПО, в случае если речь идет о зарубежной системе. |
| 5 | Срок поставки | Срок официальной поставки лицензий на зарубежное ПО может отличаться от заявленных нескольких дней. |
| 6 | Срок внедрения | Необходимо предусмотреть время на обучение сотрудников, непосредственно на внедрение и проверку функций и характеристик системы. Общий срок внедрения не должен превышать 6 месяцев. |
Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.
Второй блок проблем включает:
- взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;
- желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;
- неудачный выбор времени внедрения.
1. Взаимное перекладывание ответственности обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы. Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов Заказчика и Исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов Заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.