Документообіг, пов’язаний з перерахуванням коштів на погашення заборгованості. «Повідомлення про взаємні розрахунки» (форма №11) виписує у чотирьох примірниках вищестоящий фінансовий орган, який безпосередньо пов'язаний із органом державного управління, який приймає рішення, що ведуть до виникнення взаємних розрахунків. Перший примірник форми №11 направляють у нижчестоящий фінансовий орган, інші три залишаються у вищестоящому фінансовому органі.
Подальший документообіг пов'язаний з перерахуванням коштів на погашення заборгованості. Платіжні доручення виписує в чотирьох примірниках бухгалтерія того фінансового органу, у якого виникає заборгованість при виконанні бюджету. Платіжні доручення направляють в установу банку, яка обслуговує даний фінансовий орган. Перший примірник платіжного доручення залишається в даній установі банку як підстава для перерахування коштів. Другий – повертають у фінансовий орган з позначкою про виконання доручення. Решту примірників направляють в установу банку, яка обслуговує той фінансовий орган, з яким ведуться розрахунки; третій – залишається в банку як підстава для зарахування грошових коштів на рахунок бюджету; четвертий – передають у фінансовий орган як повідомлення про надходження коштів на погашення заборгованості по взаємних розрахунках.
2.6 Вилучення коштів на користь Державного бюджету
Практика вилучення коштів із місцевих бюджетів на користь Державного бюджету застосовується в Україні із 1994 року. Надлишки коштів місцевих бюджетів визначаються при складанні місцевих бюджетів, суми яких затверджуються при прийнятті Закону про Державний бюджет на наступний бюджетний рік. Аналіз Законів про Державний бюджет України дозволяє зробити висновок, що вилучення коштів здійснюється з бюджетів Автономної Республіки Крим, Дніпропетровської, Донецької, Запорізької, Одеської, Полтавської, Харківської областей, м. Києва. Мова йде про економічно розвинуті території із значним потенціалом. Вилучення коштів здійснюється протягом бюджетного року в процесі виконання бюджету за допомогою платіжного доручення. Але не завжди суми, які затверджує Верховна Рада України, надходять до Державного бюджету. Так, в 1994 р. до Державного бюджету надійшло 14,3% планової суми, в 1995 р. – 69,2%, в 1996 р. – 68,5%, в 1997 р. – 76,5%. Цифри про суми, які не надійшли – 85,7%, 30,7%, 31,5%, 23,5% відповідно – свідчать про труднощі, які виникають у процесі виконання місцевих бюджетів. Недоодержані суми знаходять своє відображення у щорічній звітності Держказначейства.
Основні напрямки реформування Державного казначейства України і казначейської системи касового виконання Державного бюджету України
Створення Державного казначейства в Україні обумовлено необхідністю мати таку управлінську структуру органів, яка б дозволила уникнути затримки платежів, викривлення даних обліку і звітності з виконання бюджету та забезпечила ефективне використання бюджетних коштів.
Згідно з концепцією розвитку органів казначейства досягнути цієї мети можна шляхом:
· консолідації коштів Державного бюджету на рахунках Державного казначейства, відкритих в установах Національного банку України;
· цільового направлення бюджетних коштів тільки на підставі даних позабалансового казначейського обліку зобов'язань розпорядників;
· створення автоматизованої системи бухгалтерського обліку на трансакційній основі, завдяки якій кожен платіж, кожна казначейська операція знаходять відображення в обліковій системі.
Виходячи з необхідності оптимізації процесу управління грошовими коштами Державного бюджету розроблено принципово нову модель функціонування Держказначейства, засновану на принципах, прийнятих для банківської системи. Вона дозволяє консолідувати бюджетні рахунки на єдиному казначейському рахунку, відкритому в НБУ, і, відповідно, позбавитись ризиків при зберіганні бюджетних коштів.
Вводиться кореспондентський рахунок, який буде виконувати ті ж функції, що і поточний рахунок підприємства, але із врахуванням такої специфіки:
1) усі платежі, що здійснюються через кореспондентський рахунок Державного казначейства, є розрахунками тільки по операціях з виконання бюджетів та управління бюджетними ресурсами;
2) через кореспондентський рахунок також здійснюються платежі по утриманню органів Державного казначейства та зберігається їх залишки як звичайної бюджетної установи – розпорядника коштів Державного бюджету України;
3) кількість кореспондентських рахунків, відкритих на ім'я органів Державного казначейства, залежить від концепції управління коштами Державного бюджету і визначення юридичного статусу відповідних рівнів структури Державного казначейства України.
На сьогодні здійсненню ефективного управління бюджетними ресурсами заважає наявність великої кількості рахунків казначейства, розпорошених по уповноважених банках, а також те, що розподіл бюджетних коштів здійснюється без врахування зобов'язань розпорядників бюджетних коштів.
У Державному казначействі автоматизовані не всі процедури виконання Державного бюджету, в деяких випадках здійснюється ручна обробка банківських виписок, інших первинних бухгалтерських документів для отримання бухгалтерської, оперативної та статистичної звітності. Це унеможливлює оперативне складання звітності про виконання Державного бюджету, яка б забезпечувала прозорість бюджетного процесу та відповідала міжнародним стандартам.
Існує також проблема з ідентифікацією надходжень власних коштів як частини спеціального фонду Державного бюджету для правильного віднесення їх на відповідні рахунки розпорядників коштів та врахування в дохідній частині Державного бюджету.
З метою консолідації коштів Державного бюджету в НБУ всі рахунки органів Держказначейства мали бути переведені з установ уповноважених банків до установ НБУ. Через відсутність в районах філій Національного банку України, рахунки, відкриті на ім'я районних та міських відділень Держказначейства в комерційних банках, передбачалося перевести до обласних управлінь НБУ. Оскільки вищезгадане питання не було вирішене, виникла потреба пошуку нових підходів, одним з яких є перегляд статусу Держказначейства по відношенню до банківської системи держави.
З цією метою прийнята спільна постанова Кабінету Міністрів України та Національного банку України від 15 вересня 1999 р. №1721 «Про створення внутрішньої платіжної системи Державного казначейства», яка передбачає надання Держказначейству України статусу учасника системи електронних платежів НБУ (СЕП НБУ) та створення Внутрішньої платіжної системи Держказначейства (ВПС ДК).
Діюча на сьогодні бухгалтерська модель казначейського виконання бюджету передбачає функціонування органів Держказначейства як клієнта банківської системи, на ім'я якого фізично та юридично рахунки відкрито в установах уповноважених банків. У свою чергу, органи Державного казначейства обслуговують клієнтів – розпорядників та отримувачів бюджетних коштів. Це обумовлює ведення внутрішнього обліку в органах Державного казначейства за реєстраційними рахунками розпорядників бюджетних коштів після отримання банківської виписки. При цьому використовується план рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 24.12.1997 №137 з урахуванням змін та доповнень.
Нова модель бухгалтерського обліку (функціонування Єдиного казначейського рахунка, створення Внутрішньої платіжної системи Держказначейства) передбачає надання органам Державного казначейства статусу учасників системи електронних платежів НБУ на загальних засадах і вимагає запровадження Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів, який відповідатиме вимогам НБУ щодо структури рахунків та використання якого паралельно з планами рахунків НБУ та комерційних банків стане обов'язковим при здійсненні міжбанківських операцій через систему органів Державного казначейства.
Новий План рахунків має стати дійовим обліковим інструментом для щоденного формування балансу та складання достовірної звітності щодо виконання бюджетів органами Державного казначейства, що сприятиме ефективності управління коштами бюджетів.
Він враховуватиме особливості бухгалтерського обліку виконання бюджетів, буде оптимально зручним для використання бухгалтерами органів Держказначейства і місцевих фінансових органів, буде стабільним і змінюватиметься лише тоді, коли вноситимуться суттєві зміни у принципи побудови бюджетного процесу держави.
Необхідною передумовою реформування бухгалтерського обліку виконання бюджетів в органах Державного казначейства є автоматизація виконання казначейських функцій при одночасній зміні всіх підсистем з обслуговування бухгалтерського обліку, звітності, платежів і засобів захисту, а також адаптації цих підсистем до експлуатації в реальних умовах при великих обсягах інформації.
Нова система технічного забезпечення казначейських функцій передбачає автоматичне формування балансу рахунків Державного казначейства за грошовими операціями на підставі даних (файлів відповідної структури з відповідними реквізитами), отриманих із сеп НБУ. При цьому, за вимогами Національного банку, аналітичні рахунки в банківській системі побудовані таким чином, що перші 4 знаки відповідають номеру балансового рахунка за планом рахунків банківської установи, де відкрито рахунок клієнта, і є підставою для автоматичного формування балансу.