Статистическую отчетность предприятий и производственных объединений можно подразделить на две группы. Первая охватывает определенную систему технико-экономических данных, измерение и обобщение которых не свойственны бухгалтерскому учету, поскольку эти данные выходят за рамки системы повседневного учета процессов и явлений хозяйственной жизни. К таким данным относятся, например, сведения о вводе новых мощностей в соответствующих единицах измерений, о состоянии оборудования и освоении проектных мощностей, баланса производственных мощностей, энергия баланса и другие. Многие показатели статистической отчетности этой группы формируются на основе организации специального учета. Вторая группа статистической отчетности предприятий и производственных объединений тождественно по ряду форм и показателей бухгалтерской. К ним относятся месячные отчеты о выполнении плана производства продукции, о себестоимости товарного выпуска и раздел о заработной плате работников, о ее составе в отчете по труду. Названные формы в течение года проходят по табелю статистической отчетности, но данные для ее составления берутся из бухгалтерских документов. В годовом отчете эти формы числятся в составе бухгалтерских.
К статистической информации относятся также данные, которые учитывается периодически на основе моментных наблюдений или фотографии рабочих мест - потери рабочего времени, простои оборудования.
По периодичности представления отчетность подразделяется на: месячную, квартальную и годовую.
Месячная отчетность состоит из баланса и справки к нему, в которой приводятся данные о выручке от реализации товарной продукции, финансовые результаты от реализации продукции (прибыли и убытки). В месячные отчеты включаются также данные о выполнении плана производства продукции, по труду и зарплате, себестоимости товарной продукции.
В состав квартальной отчетности, кроме баланса и отчетов о выполнении планов производства, по труду и зарплате, себестоимости товарной продукции, входит, также, приложение к балансу, где отражаются показатели реализации продукции, прибылей и убытков, расшифровка к балансу, средства амортизационного фонда на полное восстановление и капитальный ремонт, оборачиваемость оборотных средств, движение средств специального назначения и справки, конкретизирующие разные статьи баланса.
Годовая отчетность по основной деятельности производственного объединения насчитывает ряд типовых форм. Годовая отчетность шире квартальной, главным образом, за счет включения в нее отчетов об основных средствах, о движении уставного фонда, о расходах на содержание аппарата управления, детализации расходов по обслуживанию производства, и управлению и некоторых других.
По числу охватываемых хозяйств отчеты подразделяются на первичные и сводные. Первичные отчеты представляют производственные объединения (комбинаты, предприятия), составляющие самостоятельные балансы, а сводные отчеты - вышестоящие хозяйственные объединения и министерства. Сводные отчеты составляются, как правило, по всем показателям, утвержденных для предприятий и объединений. При подготовке сводных отчетов применяются различные способы сводки в зависимости от характера обобщаемых показателей.
Значительное количество показателей сводных отчетов представляет собой арифметическую сумму соответствующих данных по входящим в объединение хозяйственным единицам. Это касается, прежде всего, однородных видов средств и хозяйственных процессов: статьи баланса, продукция, фонды заработной платы и численность работающих, прибыли и убытки, стоимость основных и оборотных средств и т.д.
В числе отчетных данных имеются, однако, и такие, которые не могут механически сводиться по предприятиям. К ним относятся в первую очередь показатели производительности труда и средней себестоимости однородной продукции, выпускаемой на разных предприятиях, или сравнимой продукции. Эти показатели исчисляются в сводных отчетах как средне взвешенные.
При анализе деятельности объединений по сводным отчетам необходимо учитывать, что они, объединяя итоги деятельности предприятий с разным уровнем выполнения плана, дают одностороннюю оценку общих результатов. Во избежание этого следует использовать в анализе различного рода группировки и ранжирование показателей.
Вне учетная информация в отличие от нормативной, плановой и учетной носит внесистемный характер.
Ее назначение заключается в том, чтобы восполнить недостающие данные для проведения анализа. Потребность в ней возникает, как правило, при необходимости углубления экономического анализа, и конкретизации причин изменения изучаемых показателей.
К вне учетным источникам информации относят: материалы ревизий и проверок, проведенных вышестоящими контролирующими органами; протоколы производственных совещаний; переписи оборудования и материалов, проводимые органами ЦСУ; фотографии рабочего дня и работы оборудования; проектно-конструкторская и технологическая документация, рабочие чертежи деталей; данные визуальных наблюдений, спросов, анкетирования и других специальных обследований; материалы многотиражной и стенной печати.
Перечисленные виды информации используются в экономическом анализе в первую очередь для оценки выполнения плановых заданий, контроля за ходом производства и реализации, выявления и распространения передового опыта. С целью выявления причин допущенных отклонений от плановых заданий, как положительных, так и отрицательных проводится детализация информации, используемая в анализе: по периодам времени; отдельным подразделениям предприятий и объединений; по видам продукции; по факторам формирования показателей. В достижении этих целей важное значение имеет знание, отмеченных выше разновидностей данных, а также характера их взаимосвязей.
4. Контроль достоверности информации.
Достоверность экономической информации, ее адекватность хозяйственным явлениям определяет достоверность результатов анализа правильность, обоснованность, вытекающих из них выводов и предложений. Использование в анализе недостоверной информации искажает наши представления с реальной экономической действительности и приводит к неправильным решениям. Поэтому вся отобранная для анализа информация должна подвергаться тщательной проверке.
Контроль достоверности используемой информации может осуществляться в различных формах. Различают формально-логический контроль и счетную проверку. Сущность формально-логического контроля заключается в проверке полноты и правильности заполнения различного рода документов.
Признак полноты означает охват всех подразделений, объединений (предприятия); наличие необходимых форм отчетности, предусмотренных соответствующими инструкциями; заполнение всех разделов типовых плановых отчетных форм, а также всех макетов аналитических таблиц исходных данных, разработанных на основе программы сбора информации.
Правильность заполнения документов с формально-логической точки зрения означает соответствие данных и их размерности содержанию строк и граф, в которых они проставлены. Проверяется также наличие обязательных реквизитов - название или коды организации и его подразделений, подписи соответствующих лиц, дата составления и т.д.
Счетная проверка является более трудоемкой операцией и требует определенных навыков и знаний. Основное содержание счетной проверки сводится к следующему: проверяется взаимная увязка или тождественность показателей, приводимых в различных документах. При этом, важное значение имеет знания порядка формирования показателей и отражения их в отчетности. Помимо простых форм увязки данных, когда необходимо лишь сопоставление их величин, указанных в разных документах, существуют и более сложные, когда требуются специальные расчеты. Примером подобного рода увязок может служить проверка согласованности сумм прибыли от реализации. Руководствоваться в таких случаях следует методическими указаниями о проверке отчетности. Устанавливается соответствие плановых данных, приводимых в отчете, утвержденным планам и сметам. При корректировке плановых заданий в течение отчетного периода проверяется наличие соответствующего решения и обоснованность его, а также правильность пересчета других плановых показателей, изменяющихся под влиянием проведенных корректировок. Сверяется преемственность плановых и отчетных показателей, статей баланса. О характере преемственности плановых и отчетных показателей уже отмечалось ранее. Преемственность же баланса проверяется посредством сличения его статей на начало отчетного периода с данными одноименных статей на конец предыдущего периода. Проверяется правильность арифметических расчетов: итогов разделов, средних, относительных и удельных величин и т.д.
Одним из способов проверки достоверности отчетных показателей является встречная проверка. Суть ее заключается в сопоставлении отдельных показателей в отчетах объединений (предприятий) с аналогичными данными их контрагентов. Так, данные о платежах в бюджет по балансу объединения должны соответствовать сведениям местного финансового органа об исполнении бюджета. Показатели о задолженности банку по краткосрочным и долгосрочным кредитам должны полностью совпадать с соответствующими данными учреждений Госбанка и Стройбанка. Аналогично идентичными должны быть также отчетные данные объединения (предприятия) о кредиторской и дебиторской задолженности (кроме спорной) и суммы, числящиеся у кредиторов и дебиторов.
При глубоком контроле достоверности отчетных данных требуется проверка правильности исчисления показателей, исходя из приятого порядка их формирования, а также правильности применения тех или иных видов оценок.