— нормы выработки рабочих и производительность оборудования. Система учета себестоимости, кроме того, что она дает ясную картину фактических финансовых операций, позволяет:
— сопоставлять фактические и нормативные расходы;
— получать данные, по которым можно судить об эффективности использования каждой статьи расходов.
Бухгалтерский учет совместно с калькуляцией расходов производства образуют систему учета производства.
Финансовая смета является оценкой финансового положения организации нa соответствующий период, которую в обиходе называют «грамотной догадсой», что не так далеко от истины. Любая догадка, простая или исходящая из определенных расчетов, содержит элементы предполагаемых неизвестных ветчин, как и сметные предположения. Сметное предположение, в отличие от югадки, строится исходя из оценки фактов, касающихся прошлой деятельности, и обоснованного прогнозирования условий, которые возникнут в будущем.
Смета представляет собой свод оценок-расчетов; она включает в себя обоснованные расчеты доходов и расходов, кассовых поступлений, а также сводную :мету. В некоторых сметах указывается предполагаемый дефицит в конце соответствующего периода. Составлением смет в одних случаях достигается больший экономический эффект, чем в других, но правильное составление смет, '. е. составление смет с учетом конкретных условий, не вредит никогда. Составление смет связано с известными расходами, тем не менее, не применяя какой-либо системы составления смет, организация никогда не сможет знать, достигает ли она той эффективности в своей деятельности, которую может или должна достигать при данных условиях.
Однако существуют факторы, ограничивающие эффективность составления смет. Но это не недостатки, а просто обстоятельства, которые следует принимать во внимание.
Все, кого это касается, должны всегда помнить, что сметы следует рассматривать всего-навсего как расчеты и что самые лучшие расчеты лишь немногим отличаются от «грамотной догадки». К смете нужно относиться, как к динамичному инструменту, который дозволяет в случае необходимости проявлять определенную гибкость и который можно изменять, когда изменяются обстоятельства.
Непременным условием сметной системы является аккуратное ведение бухгалтерского учета результатов текущей финансовой деятельности. При сметной системе в совместном определении и выполнении основных задач должен участвовать весь ее управленческий аппарат. Сметная система способствует повышению деловых качеств руководящих работников, так как она требует точного планирования и развивает у руководителей умение трезво оценивать положение вещей. Она вскрывает как эффективность, так и неоправданные расходы и толкает на путь правильных суждений в отношении наиболее рационального использования рабочей силы, материалов и оборудования.
Если принимать во внимание все эти положительные черты сметной системы, то кто сможет сказать, что эта система не оправдывает себя? Никто, если сметы будут основаны на логичных суждениях.
Смета является средством управления, но не подменяет управление. Контроль на основе сметы — использование сметы в качестве измерителя эффективности операций с точки зрения расходов является сам по себе действием, направленным на получение положительного результата. Даже самая лучшая смета — правильный расчет разумно возможного соответствия доходов и расходов, окажется бесполезной, если она не будет выполнена. А она не будет выполняться в следующих случаях:
— если администраторы и начальники не будут верить в смету и оказывать помощь в ее осуществлении;
— если организационная структура организации нереальна, т. е. неэффективна;
— если системы бухгалтерского учета и калькулирования расходов хозяйственной деятельности не отвечают предъявляемым к ним требованиям;
— если сама смета не достаточно гибка, чтобы в случае необходимости в нее можно было вносить изменения, не ломая ее в целом.
Сметы могут составляться на любой период — на месяц, квартал, год, на пять лет. Во многих организациях составление смет носит характер непрерывного процесса; в них после выполнения сметы одного квартала приступают к выполнению сметы на следующий квартал. В некоторых организациях сметы составляются на каждый месяц и такие месячные сметы аккумулируются в общую смету. В некоторых организациях сметы составляются только раз в году на период финансового года. Однако при подобной системе приходится затрачивать большие усилия на составление смет.
Если смета постоянно проверяется и по мере необходимости в нее вносятся соответствующие поправки, то поддержание сметной системы, после того как она вступила в действие, не требует специальных усилий.
Если у организации есть эффективная и точная система нормирования расходов на осуществление своей хозяйственной деятельности, то данные для ее основной сметы можно получить путем простого умножения объема рабочего времени на нормативные расходы соответствующих хозяйственных операций. на основе полученных таким образом данных руководитель может судить о том, располагает ли он достаточными средствами для выполнения производствен-1ых планов или он должен искать для этого дополнительные средства.
Основная смета, таким образом, является прогнозом рентабельной работы организации; она представляет собой баланс доходов и расходов за период, на который она составлена, к которому прилагаются расчеты стоимости производственных операций, административных расходов и кассовых поступлений. Фактически такая смета превращается как бы в балансовую таблицу, составлению на последнее число периода, на который составляется смета.
Главное назначение основной сметы состоит в том, чтобы определять количество средств производства и денежных средств, требующихся для предполагаемой хозяйственной деятельности С точки зрения контроля за расходами и приходами основная смета особой ценности не представляет.
Чтобы такая смета могла стать средством эффективного контроля, ее следу-г подразделить на несколько частных смет, каждую из которых, в свою очередь, необходимо разбить по самым мелким статьям соответствующих расходов. Необходимо составлять сметы производства, расходов на материалы, затрат по рабочей силе, накладных расходов и издержек вспомогательных служб.
Составление детальных смет предполагает подразделение основной сметы на частные сметы, составляемые для каждого подразделения; эти сметы в свою очередь подразделяются на сметы отделов и этот процесс продолжается до тех ор, пока каждое организационное подразделение не будет иметь свою смету, т. до тех пор, пока не будут определены, с точки зрения издержек и прибыли, юшки деятельности каждого подразделения, .входящего в организационную структуру.
Первоначальная смета производства представляет собой всего лишь расчет предполагаемого объема производства за период, на который составляется смет, с дальнейшей разбивкой на кварталы или месяцы. Исходя из этой основной сметы производства, для каждого производственного подразделения должны быть разработаны смета затрат на материалы, смета затрат по рабочей силе и смета накладных расходов; затем эти сметы детализируются по ответственным заполнителям.
Итоговая таблица сметы производства.
Когда известен предполагаемый объем производства можно определить правильные темпы производства, обеспечивающие выполнение поставленной задачи с учетом наличных и расчетных заделов.
Конкретизация сметы производства.
Исходя из сметы производства, необходимо разрабатывать частные сметы по сходу материалов, затрат по заработной плате и по накладным расходам. Заработная плата вспомогательного персонала и расходы на вспомогательные материалы включаются в смету накладных расходов.
В смете расходов основных материалов указывается количество единиц всех видов материала, потребляемого каждым производственным участком и за каждый соответствующий период. Смета закупок составляется исходя из сметы расхода материалов; в ней дополнительно к данным сметы расхода материалов приводится расчетная стоимость каждого материала.
Смета затрат по заработной плате составляется по каждому производственному участку отделом труда и заработной платы, которому дают консультации и оказывают помощь руководящие работники подразделений организации. В смете затрат по заработной плате указываются нормо-часы и расчетные суммы заработной платы на каждый этап хозяйственной деятельности и по производственным подразделениям.
В смете по каждому основному производственному участку и каждой вспомогательной службе перечисляются заработная плата специалистов, затраты по заработной плате вспомогательного персонала, стоимость запасных частей, используемых при ремонте, и заработная плата работников ремонтно-эксплуатационной службы, стоимость вспомогательных материалов, расходы на коммунальные услуги, амортизацию, налоги, отчисления по страхованию, а также расходы основных производственных участков на содержание помещений.
Исходя из смет расхода основных материалов, затрат на заработную плату и накладных расходов составляют сметы запасов.
Составляются таблицы запасов материалов в начале периода, на который составляется смета, в конце его, а также материалов, находящихся на стадии использования.
Сметы производства совместно с финансовой сметой образуют баланс сметы, показывающий ожидаемые результаты за определенные промежуточные периоды и за весь период, на который составляется смета. Сопоставляя предшествующую смету с запланированной на соответствующие периоды, можно выявлять перерасходы и неэффективность в использовании средств и устранять эти явления — до того момента, пока они могут сорвать стабильность хозяйственной деятельности на длительный период.