Основными задачами ведения бухгалтерского учёта кассовых операций являются:
• обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, проведение ревизий);
• своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.
4.2. Учет денежных средств
На счете 55 «Специальные счета в банках» учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.
К счету 55 в дополнение к определенным в Плане счетов бухгалтерского учета при необходимости открываются следующие субсчета:
55-1 “Аккредитивы”;
55-2 “Чековые книжки”;
55-3 “Депозитные счета”;
55-4 “Финансирование капитальных вложений”.
Остаток средств на указанных субсчетах свидетельствует о суммах, не израсходованных по целевому назначению. Оборот по дебету - пополнение средств, по кредиту - использование по целевому назначению или перечисление остатка на расчетный счет организации.
Поскольку организации необходимо приобретать путевки в дома отдыха и санатории, проездные документы, собственные акции у акционеров, почтовые марки, марки государственной пошлины и т.п., необходим учет наличия денежных документов. Все денежные документы имеют номинальную стоимость или цену приобретения.(20, с. 43-47)
Учет поступления денежных документов и их списание оформляются выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия открывает книгу движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета и ведется кассиром. Отчет по поступившим и выбывшим документам составляется кассиром в кассовой книге один - два раза в месяц.
Порядок осуществления расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется Центральным банком РФ.
По мере использования аккредитивов их списывают с кредита счета 55, субсчет 1, в дебет счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” или других подобных счетов.
Неиспользованные средства в аккредитивах возвращают в организацию на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и списывают с кредита счета 55 в дебет счетов 51, 52 или других счетов.
Аналитический учет по субсчету 55-1 ведут по каждому выставленному аккредитиву.
На субсчете 55-2 “Чековые книжки” учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком. Выданные чековые книжки отражают по дебету счета 55 субсчет 2, и кредиту счетов 51,52, 66 и других подобных счетов. При использовании чековых книжек соответствующие суммы списывают со счета 55 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы по чекам выданным, но не оплаченным банком, остаются на счете 55-2.
Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают с кредита счета 55, субсчет 2, в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов. Аналитический учет по субсчету 55-2 ведут по каждой полученной чековой книжке.
На субсчете 55-3 «Депозитные счета» учитывают движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады.
Перечисление денежных средств во вклады отражают по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета». При возвращении кредитной организацией сумм вкладов производят обратные бухгалтерские записи.
Аналитический учет по субсчету 55-3 «Депозитные счета» ведут по каждому вкладу.
На отдельных субсчетах счета 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования: средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений; субсидии правительственных органов и т.д. Наличие и движение средств в иностранных валютах учитывают на счете 55 обособленно.
Аналитический учет по данному счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках и т.п. на территории страны и за рубежом.
Синтетический учёт при мемориально-ордерной форме учёта ведётся по данным первичных и накопительных документов, по которым составляются мемориальные ордера, далее они записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу.
Синтетический учёт при журнально-ордерной форме учёта совмещается с аналитическим, например, по счетам 66, 99 и др., причём расположение данных аналитического учёта обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчётности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учёт ведётся при данной форме учёта лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учёту материалов, основных средств, готовой продукции и т.д.
Синтетический учёт при автоматизированной форме учёта ведётся с использованием ЭВМ, которые позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учётных регистрах и на машинных носителях информации. Можно использовать два вида учётных регистров – Книгу учёта хозяйственных операций (регистр синтетического учёта) и ведомости учёта соответствующих объектов, являющихся регистрами аналитического учёта. Запись в учётные регистры производят на основании оформленных бухгалтерских документов.
4.3. Учет расчетных операций
Расчетные операции между организациями — юридическими лицами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с заключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства поставить свою продукцию или товары, выполнить определенные работы, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость полученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.
В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают также обязательства по расчетам с бюджетом и внебюджетными органами, связанные с налоговыми платежами. Поэтому организация системы расчетов, ее бесперебойное функционирование является важнейшим условием, обеспечивающим хозяйственные связи между организациями.
Вопросами организации расчетов, их нормативным регулированием занимается Центральный банк Российской Федерации. В соответствии с установленным им порядком расчеты между организациями, как правило, осуществляются путем безналичных платежей через банковскую сеть. Для этого организация открывает в банке расчетный счет. На него зачисляются все денежные средства, поступающие в пользу организации. Денег как таковых (денежных купюр) организация не получает, их заменяет расчетный документ, поступивший от должника через банк. Точно также при расчетах по своим обязательствам перед контрагентами организация сдает в банк только расчетные документы, на основании которых банк списывает с ее расчетного счета сумму платежа. Таким образом, наличные деньги (денежные купюры) в расчетах не участвуют, их заменяют платежные документы. Поэтому расчеты и называются безналичными.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды.
В бесспорном порядке со счетов организации списываются платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды специального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам. В безакцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.
При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст.855) .
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.
Движение денежных средств на расчетном счете организации, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.
В выписке две колонки предназначены для сумм, зачисляемых на расчетный счет организации и списываемых с него в течение рабочего дня. При этом следует иметь в виду, что для организации и банка понятия «дебет» и «кредит» применительно к расчетному счету означают разное. Для организации расчетный счет является активным счетом и поступление денежных средств на счет означает «дебет» (приход), а списание денежных средств со счета означает «кредит» (расход). Расчетный счет организации для банка является источником денежных средств, т.е. пассивным счётом. Следовательно, любое поступление денег на счет организации означает для банка увеличение этого источника и поэтому проходит по кредиту счета, а списание денег со счета организации для банка является уменьшением источника и проходит по дебету счета. Бухгалтер организации, обрабатывая банковские выписки, должен у себя в учете все суммы, указанные в колонке «кредит», считать приходом (т.е. дебетом) организации, а все суммы, проставленные в колонке «дебет» считать расходом организации (т.е. кредитом).
В конце выписки проставляется исходящий остаток (остаток на конец дня). Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписке как входящий остаток (остаток на начало рабочего дня).
В специальной колонке проставляются номера платежных документов. Все платежные и другие оправдательные документы прилагаются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организации сверяет все проставленные в выписке суммы с суммами, указанными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана. На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.