По общему правилу расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки4.
Расчетные документы могут быть оформлены на бумажном носителе, а также представлять собой электронный платежный документ.
Расчетные документы в бумажном виде оформляются на бланках, форма которых унифицирована и включена в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011–93 (класс «Унифицированная система банковской документации»).
Количество копий представляемого в банк расчетного документа должно
быть достаточным для всех участников расчетов, а также определяться правилами конкретного банка.
Предприятиям и организациям, осуществляющим безналичные расчеты, предоставлено право отзыва расчетных документов. Для этого необходимо представить в банк заявление в двух экземплярах, составленное в произвольной форме, с указанием всех необходимых реквизитов.
Согласно ст. 862 ГК РФ при осуществлении безналичных расчетов стороны по договору вправе выбрать и закрепить в договоре такие формы, как расчеты платежными поручениями, чеками, по аккредитиву и по инкассо.
Основные положения о деньгах и о видах расчетов в Российской Федерации сформулированы Гражданским кодексом РФ, поскольку деньги являются объектом гражданского оборота (как вид имущества).
В то же время ст. 75 Конституции РФ защита и обеспечение устойчивости российской денежной единицы возложены на Центральный банк РФ. Во исполнение названных функций последний устанавливает правила проведения денежных расчетов и порядок организации наличного денежного обращения на территории РФ5.
Расчеты наличными денежными средствами строго регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 г. №40.
Положения данного Порядка распространяются на все предприятия и организации независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы, а также на индивидуальных предпринимателей, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица. С 1 января 1998 г. вступило в действие также Положение ЦБ РФ «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 г. №14-П.
Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращения их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах предприятия, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции и упорядочению платежей.
Для этого предусматривается специальное оборудование помещений кассы, полная материальная ответственность кассира, лимитирование остатков налич-
ных денег в кассе и их расходования, ограничение срока хранения в кассе денег на выплату заработной платы работникам предприятия, пособий, стипендий и пенсий тремя днями от времени их получения из банка, а также размера и продолжительности использования авансов на хозяйственные и командировочные расходы6.
Оприходование наличных денег при осуществлении расчетов с населением должно производиться с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ)7.
Применение ККМ регламентировано ФЗ от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Использовать ККМ для расчетов с населением обязаны все организации (в том числе физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица) в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг.
Исключение составляют организации, которые в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин» от 30.06.1993 г. №745 (ред. от 08.08.2003) входят в перечень организаций, освобожденных от обязанности использовать ККМ.
Таким образом, от применения ККМ освобождены организации, осуществляющие:
- платные услуги населению и применяющие бланки строгой отчетности или приравненные к ним документы;
- мелкорозничную (передвижную) торговлю с ручных тележек, с цистерн при продаже пива, кваса, молока и керосина (за исключением цистерн, установленных стационарно и подключенных к емкости завода), с лотков, из корзин, в развал овощами и бахчевыми культурами;
- продажу газет, журналов, а также сопутствующих товаров в отдельно стоящих киосках (при условии, что выручка от продажи газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти);
- торговлю в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, табачными изделиями, произведенными на территории Российской Федерации;
- торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли (за исключением находящихся на указанных территориях палаток, киосков, ларьков, павильонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных торговых мест, автофургонов, а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами).
Освобождаются от применения ККМ религиозные объединения в части реализации предметов культа и религиозной литературы в культовых зданиях и уличных киосках и учреждениях почтовой связи в части реализации по номинальной стоимости знаков почтовой оплаты, предназначенных для оплаты услуг почтовой связи.
Во всех остальных случаях применение ККМ при осуществлении расчетов с населением является обязательным.
Однако следует учесть, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации дано разрешение принимать решения об ограничении действия указанного перечня на соответствующей территории.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимита, устнов-
ленного банком по согласованию с руководителем предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты8.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в обслуживающий его банк расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. По представительствам и филиалам, расположенным вне его места нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка кассы устанавливается обслуживающим его банком.
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных банках предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих его учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка денежных средств в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите в другие учреждения банков, в которых открыты соответствующие счета.
Предприятия, у которых лимит банком не установлен, должны сдавать в банк всю денежную наличность ежедневно, так как в этом случае лимит остатка денежных средств в кассе считается нулевым, а несданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.
Вся денежная наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в банк. Для этого кассиром предприятия выписывается объявление на взнос наличных денег, в котором указывается источник образования вносимых денежных средств – выручка за товары, работы и услуги, невыданная зарплата и т.п.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающим банком каждому предприятию по согласованию с руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. В этих целях предприятия составляют и представляют в банк (за 60 дней до начала планируемого квартала) кассовый план9.
Кассовый план (заявка) – это план оборота наличных денег денежных средств, который отражает их поступления и выплаты через кассу предприятия. Исходными данными для составления кассового плана являются сметы доходов и расходов, сведения о продаже физическим лицам товаров и оказании платных услуг, календарь выплаты заработной платы и т.п. Контроль за исполнением кассовой заявки возложен на главного бухгалтера предприятия.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней),
Согласно действующему Порядку, все операции по приему и выдаче наличных средств отражаются в кассовой книге и отчете кассира (который является копией листа кассовой книги). Записи в кассовую книгу вносятся за каждый день, в котором были произведены операции с наличными средствами и только на основании первичных кассовых документов: приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей и т.д.