Подсистема бухгалтерии.
Подсистема бухгалтерии обеспечивает полноту учета всех хозяйственных процессов в инвестиционной компании. Благодаря тесной интеграции с подсистемой бэк-офиса и поддержке релевантных бизнес-объектов («Документы для регистрации», «Платежи») подсистема бухгалтерии естественным образом вовлекается в решение задачи учета результатов бизнес-процессов компании. Одновременно с этим в ней предусмотрена автоматизация стандартных для любого предприятия функций:
учет основных средств;
учет МБП;
расчета зарплаты;
кассовых операций;
банковских операций;
учета и отчетности.
Поскольку счета учета краткосрочных вложений фирмы регистрируются параллельно в бухгалтерии и бэк-офисе, то заметно упрощается процедура двойного контроля за точной интерпретацией первичных документов. Это только повышает качество учетных процессов в компании.
Необходимо и обратить внимание и на то, что структура счетов бэк-офиса полностью соответствует группировке счетов бухгалтерского учета, на основании которой строится финансовая отчетность, соответствующая стандартам IAS (International Accounting Standarts).
Эксплуатация системы StokRoute.
Система Область автомати-
зации
Модули системы
| | |  |
Подразделения
компании
Система управления инвестиционной компаниейСистема состоит из пяти модулей «Сделка», «Управление сделками», «Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата». Основная производственная деятельность по торговле ценными бумагами автоматизируется за счет первых двух модулей. Они тесно связаны друг с другом, поскольку они обслуживают одни и те же хозяйственные процессы.
Автоматизация бизнес-процессов компании.
В работе инвестиционной компании можно выделить ряд периодических операций.
При заключении сделки: заключение сделки; подготовка документов по сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа; дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, - документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки клиенту.
При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса; разработка и принятие решения юристом.
При получении отчета об операциях компании в регионах: получение отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из региона.
При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования счет-фактуры; получение платежа.
Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль «Управление сделками».
Этапы
к д 
о а 
м н 
а н н ы 
д е а
Документы
Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление документами (система DMS), а модуль «Управление сделками» маршрутизирует эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в реальном времени. Исполнение сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а работу с документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы «Алеф консалтинг», используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих модулей заключается в вызове электронных документов модуля «Сделки» со стороны модуля «Управление сделками» (в соответствии со сроками, предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и договоре купли-продажи).
Документы, реализующие функционал системы.
Документы в StokRoute выполняют следующие функции:
электронное представление первичного документа (распорядительная записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы);
плоские регистры для хранения структурированной информации (сделка, документы для перерегистрации);
непрямой источник для составления бака (любой документ, формирующий двойственную операцию)
отчеты (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом);
носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы (инструктор хозяйственных операций).
Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс для конечного пользователя. Карта с документами модуля «Сделки» проста и естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать. При этом система поддерживает целостность информации, вводимой посредством документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.
Каждый документ имеет два основных вида представления: список (list) и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список». Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа, имеются возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому из его полей. После отыскания нужного экземпляра можно получить другое представление документа - «форму». В ней также все понятно - обыкновенная карточка, где разложены поля документа. На панели инструментов расположены кнопки, представляющие все необходимые функции, а именно: копировать текущий в новый (создать новый документ с содержимым старого - очень хорошее средство для экономии времени при вводе часто повторяющейся информации); удалить документ; сделать/удалить проводки; отпечатать документ.
