Смекни!
smekni.com

Применяемые Финансовые Информационные Системы (ФИС) (стр. 4 из 22)

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управлен­ческий учет, состоит из двух модулей (рис. 3).

Рис. 3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях.

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нема­териальных активов, учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналити­ческие регистры по участкам учета - журнал учета первичных докумен­тов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяй­ственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгал­терского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитиче­ские регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных опе­раций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом (рис. 4) начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.

По назначению все справочники разделены на пять групп.

• Справочники общего назначения:

наименования документов (SPRDOK);

предприятия (SPRPR);

услуги по счету—услуги связи, транспортные услуги и др. (SPRUS).

• Справочники, связанные с учетными журналами ТМЦ:

товарно-материальные ценности (SPRM);

единицы измерения (SPRED);

операции движения (SPROP).

• Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками:

план - счетов бухгалтерского учета (SPRCH);

бухгалтерские проводки (SPRPROV);

группы проводок (SPRGR);

налоги (SPRNAL).

• Справочники, связанные с аналитическим учетом:

объекты предприятия (SPROB);

подразделения (SPRPOD);

коды аналитического учета (SPRAN).

• Справочники, связанные с курсами валют (SPRVAL).

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные.

Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименова­ние, дополнительные признаки (наименование документа, единицы изме­рения, услуги по счету, операции движения).

Сложные справочники включают в себя два и более уровней вложен­ности данных. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невозможно раз­местить на экране.

Так, двухуровневый справочник План счетов бухгалтерского учета состоит из девяти разделов (в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующий счет. Количество записей в разде­лах - около 20. Их целиком можно вывести на экран.

Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из ко­торых содержит подразделы. Примером трехуровневого справочника яв­ляется справочник проводок, состоящий из уровней разделов счетов, сче­тов и проводок по каждому счету.

Исходная информация вводится в базу из первичных документов. Для автоматизации используются следующие стандартные первичные доку­менты по учету:

• движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта);

Рис. 4. Схема данных автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса.

• финансово-расчетных операций (платежное поручение (ПП), пла­тежное требование-поручение (ПТП), приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и РКО) и др.);

• основных средств (инвентарная карточка учета основных средств, акт приема-передачи, акт на ликвидацию основных средств, накладная на внутреннее перемещение);

• труда и заработной платы (табель учета рабочего времени, наряд на сдельную работу, рапорт о выработке);

• готовой продукции (товаров) - акт, приходный ордер, приказ-на­кладная, приемо-сдаточная накладная, карточка складского учета, дого­вор поставки и другие документы.

На основании информации первичных документов формируются фай­лы оперативной информации, в которые автоматически заносится инфор­мация соответствующих справочников.

Такое использование справочников ускоряет ввод информации в базу данных, повышает ее точность и достоверность.

Основным файлом оперативной информации является Журнал первич­ных документов (GLJPD). В него заносится информация первичных доку­ментов, по которым совершены хозяйственные операции. К учету прини­маются документы, составленные по установленной форме и имеющие шесть основных реквизитов (наименование документа, номер документа, дата выписки документа, наименование предприятия, оформлявшего до­кумент, сумма операций, дата совершения хозяйственной операции по документу).

Если указаны первые пять реквизитов документа, то документ счита­ется зарегистрированным, но по нему нельзя оформлять проводки в Жур­нал учета хозяйственных операций (GUHO). Это можно сделать, когда будут заполнены все шесть перечисленных выше реквизитов документа. В этом случае документ имеет юридическую силу и может быть отра­жен в бухгалтерии предприятия. Таким образом, основой всех учетных процедур является первичный документ, а не проводка. Главным пре­имуществом такого подхода является большая естественность работы с исходной информацией. Пользователь заполняет лишь поля экранной формы, соответствующие макету документа, а программа выполняет контировку. Это упрощает процедуру ввода исходной информации, сокра­щает число ошибок за счет облегчения визуального контроля вводимых данных.

Файл GUPD включает следующие реквизиты:

• наименование документа;

• предприятие;

• дата операции;

• сумма;

• название группы проводок;

• комментарии;

• операция движения.

На основании файла GUPD формируются файлы оперативной инфор­мации по участкам учета - журналы учета товарно-материальных цен­ностей:

• материалов (GUM);

• МБП (GUMBP);

• основных средств (GUOS);

• готовой продукции (товаров) (GUTP);

• хозяйственных операций (GUHO).

На основе информации этих файлов ведутся суммовой и количест­венный учет материальных ценностей по местам хранения ( на складе ) или по местам нахождения (в производстве), учет основных средств и нематериальных активов, учет готовой продукции (товаров) и се реа­лизации.

Файл GUM включает следующие реквизиты:

• наименование документа;

• номер документа;

• сумма операции;

• предприятие;

• дата операции;

• операция движения;

• наименование товарно-материальной ценности;

• тип;

• номенклатурный номер;

• приход (объект и подразделение, счет/субсчет);

• расход (объект и подразделение, счет/субсчет);

• единица измерения;

• количество;

• цена:

• добавочная стоимость (наценка);

• сумма.

Файл GUMBP имеет аналогичные реквизиты. Но МБП начисляется износ. В системе предусмотрены два способа погашения стоимости МБП в эксплуатации:

• путем начисления износа в размере 50% от стоимости при передаче их в эксплуатацию и в размере остальных 50% при выбытии за непригод­ностью;

• путем начисления 100% износа при передаче МБП в эксплуатацию.

Износ по МБП в зависимости, от учетной политики предприятия мож­но получить в ведомости аналитического учета, сформированной на осно­вании файла GUMBP .

Файл GUOS содержит такие же реквизиты, как и файл GUM, а также дополнительные реквизиты:

• дата ввода в эксплуатацию;

• инвентарный номер ( приход, расход);

• процент амортизации (годовой);

• дата установки процента амортизации;

• износ;

• начальный пробег;

• конечный пробег.

В файл GUTP поступает информация о товарах, приобретенных пред­приятием для продажи, и о готовой продукции, предназначенной для реа­лизации. В файле содержатся такие же реквизиты, как и в файле GUM. Кроме того, появляется еще один реквизит - учет по цене (покупки или продажи).

Журналы учета товарно-материальных ценностей связаны с файлом GUPD и с файлом GUHO. Они могут формироваться либо на основании GUPD, либо на основании файла GUHO. Файл GUHO является вторым по значимости после файла GUPD. В нем хранятся данные всех хозяйствен­ных операций, отражающих деятельность предприятия. Новые данные в файл GUHO вводятся на основании файла GUPD. Файл GUHO состоит из следующих реквизитов:

• наименование документа;

• номер документа;

• дата:

• сумма:

• предприятие;

• дата операции;

• наименование операции;

• счет (дебет, кредит);

• код аналитического учета

• валюта;

• сумма в валюте;

• сумма в рублях.

Первичные документы - ПП, ПТП, ПКО, РКО, счета и товарно-транс­портные накладные - используются для формирования следующих фай­лов оперативной информации:

• Журнал регистрации платежных поручений (GRPP);

• Журнал регистрации платежных требований-поручений (GRPTP);

• Журнал регистрации приходных кассовых ордеров (GRPKO);

• Журнал регистрации расходных кассовых ордеров (GRRKO);

• Журнал регистрации счетов на оплату (GRCH);