Государственное Образовательное Учреждение
Областной Учебно-Методический Центр «Ориентир»
Предмет: «Машинопись и создание документов»
Тема: «Технология работы с документами в современных условиях»
Казанцева Светлана Викторовна
Специальность: Менеджер офиса
Группа: МО-5971
Отделение: Курсовая подготовка
Руководитель: Катунина Н.Е.
ОМСК-2001г.
Стр.
Введение3-4
Глава 1. Документационное обеспечение организации5-6
1.1. Требование к бланкам документов7-8
Глава 2. Организация работы с документами в организации9
2.1. Организация документооборота9
2.2. Порядок работы с внутренними документами10
2.3. Утверждение документов11-12
2.4. Регистрация и учет документов13
2.5. Сдача дел в ведомственный архив14
2.6. Порядок пользования документами из архива15
Глава 3. Документирование организационно-
распорядительной деятельности16
Глава 4. Современное деловое письмо17
4.1. Деловое письмо в условиях унификации 17-19
4.2. Реквизиты делового письма20
Глава 5. Обработка отправляемых документов21-22
Заключение 23
Библиография24
Приложение25
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Выбор данной темы обосновывается тем, что в современном мире большую роль играют документы и, очень важно правильно организовать работу с ними.
Практически любая библиотека может предложить вам широкий выбор литературы по данной теме.
При написании данной работы я не встретила никаких трудностей.
Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.
Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.
Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.
Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.
В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами, использование и хранение.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.
За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ (государственной системе документационного управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
1.1. Требование к бланкам документов
Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.
Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.
Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:
-общий бланк;
-бланк письма;
-бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.
Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).
Размер полей бланка не менее, мм:
-20 – левое;
-10 – правое;
-20 – верхнее;
-10 – нижнее.
Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:
-государственный герб РФ;
-герб субъекта РФ;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-наименование организации.
Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:
-государственный герб РФ;
-герб субъекта РФ;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-код организации;
-наименование организации;
-справочные данные об организации.
Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя реквизиты:
-государственный герб РФ;
-герб субъекта РФ;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-код формы документа;
-наименование организации;
-наименование вида документа;
-место составления или издания документа.
Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
2.1. Организация документооборота
Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
2.2. Порядок работы с внутренними документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:
-составление проекта документа исполнителем;
-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
-согласование проекта документа;
-подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
-регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
-передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)
-контроль исполнения документа;
-исполнение документа;
-проставление отметки об исполнении;
-подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения.
2.3. Утверждение документов
Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.
В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.