Затем материально- ответственное лицо заполняет левую часть отчета. Вначале записывается остаток товаров и тары на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку товаров и тары на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо по инвентаризационной описи, если отчет составляется сразу после инвентаризации.
Записи в товарно- денежный отчет производят ежедневно на основании приходных и расходных документов. Вначале записывают документы по приходу товаров и тары, а затем - по их расходу. Каждый документ записывается отдельной строкой отчета. При этом в отдельных графах указываются дата составления и номер документа, наименование организации или предприятия, от которых поступили товарно- материальные ценности, или, наоборот кому возвращены товары и тара. В графах “Товары” и “Тары” проставляется общая стоимость по документу поступивших или выбывших товаров и тары. Причем стоимость стеклянных бутылок и банок записывают в графе “Товары”, а не “Тара”, так как они продаются покупателям вместе с товарами, а затем при возврате их в торговое предприятие оплачиваются из выручки.
После записи всех документов за отчетный период подсчитывают итоги по приходу и расходу и определяют остатки товаров и тары на конец отчетного периода. Итоги сумм по приходу записывают на следующей строке после записи последнего документа, а по расходу и остатки на конец отчетного периода на предназначенных для этого строках. Остатки на конец отчетного периода определяют арифметически - к остатку товаров и тары на начало отчетного периода прибавляют общую сумму прихода и вычитают общую сумму расхода.
Материально- ответственные лица торговых предприятий обязаны вести учет тары в натуральном выражении по наименованиям и их ценам. Учет тары осуществляется в ведомости в ведомости движения тары, помещенной на оборотной стороне товарно- денежного отчета . Ведомость заполняется на основании приходных и расходных документов, прилагаемых к отчету. Остатки тары, итоги прихода и расхода ее в денежном выражении по ведомости должны равняться соответствующим данным, показанным на лицевой стороне товарно- денежного отчета в графе “Тара”.
В конце отчета материально- ответственное лицо указывает общее количество приходных и расходных документов и ставит свою подпись. Отчеты составляют в двух экземплярах под копирку. Первый экземпляр вместе с документами материально- ответственное лицо сдает в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтера о проверке и принятии отчета с документами остается у материально- ответственного лица.
Поступившие в бухгалтерию отчеты должны проверяться в день их поступления и, как правило, в присутствии материально- ответственного лица. При этом проверяют правильность нумерации отчетов, наличие документов, указанных в отчете, их оформление и запись в отчет по приходу и расходу товаров и тары, арифметические подсчеты.
Если обнаружатся документы с нарушением установленного порядка оформления или действующего законодательства по приемке и расходованию товарно- материальных ценностей, денежных средств, то бухгалтер не должен принимать таких документов к учету. Их необходимо возвратить и потребовать устранения имеющихся недостатков. Затем сверяют суммы остатков товаров и тары на начало отчетного периода по данным предыдущего отчета материально- ответственного лица и по данным учета в журнале и проверяют правильность выведения остатков на конец отчетного периода. Особенно необходима тщательная проверка полноты оприходования и списания товаров и тары. С этой целью записи должны быть проверены по книге учета выданных доверенностей.
Одновременно проверяется ведомость движения тары в натуральном выражении, помещенная на оборотной стороне товарно- денежного отчета (прил. ).
Если при приемке обнаружены ошибки в отчете, то они немедленно исправляются и подписываются материально- ответственным лицом. О сделанных исправлениях при приемке отчета указывается на оборотной стороне отчета и подтверждается подписями бухгалтера и материально- ответственного лица. Проверенные отчеты утверждаются руководителем предприятия. После утверждения отчеты материально- ответственных лиц подвергаются бухгалтерской обработке, т.е. подготовке записей по ним в учетные регистры. Порядок подготовки документов зависит от того, как ведется бухгалтерский учет в бухгалтерии предприятия: в книгах и журналах или на ПЭВМ. Если учет ведется в книгах и журналах на каждом первичном документе, исходя из содержания хозяйственной операции, проставляются корреспондирующие счета, соответствующие субсчета, в необходимых случаях номера статей издержек обращения, финансовых результатов, суммы операций и т. д. Затем эти данные переносят в отчет для группировки сумм по корреспондирующим счетам. В верхней части отчета, где отражается приход товаров и тары, производится группировка сумм для записи в журнал по дебету счета №41, субсчет 2 “Товары и тара на предприятиях розничной торговли”, и кредиту разных счетов.
В некоторых случаях при обработке приходных документов могут возникнуть записи, не затрагивающие счет № 41, субсчет 2 “Товары и тара на предприятиях розничной торговли”. Например, в случае выявления при приемке товара недостачи, включения в счет- фактуру поставщиком транспортных расходов и др. Кредитуется во всех этих случаях счет № 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. Для отражения этих записей в приходной части отчета используют последнюю графу, которую называют “Кредит счета № 60 в дебет счетов”.
В расходной части отчета производится группировка сумм по кредиту счета №41, субсчет 2 “Товары и тара на предприятиях розничной торговли”, и дебету разных счетов. При этом суммы расхода делятся на две группы: включаемые в розничный товарооборот и прочие записи по кредиту субсчета “Товары и тара на предприятиях розничной торговли”. Розничный товарооборот отражается в специальных графах: “Розничный товарооборот, кроме мелкого опта” и “Розничный оборот - мелкий опт”. По каждому документу розничный товарооборот записывается соответственно в графе “Сумма”, а рядом указывается корреспондирующий счет. Итоги по этим графам проставляются по корреспондирующим счетам. Общий итог товарооборота по отчету и правильность корреспонденции счетов подтверждаются подписью главного бухгалтера. Суммы, не имеющие отношения к розничному товарообороту, записываются в другие (свободные) графы по корреспондирующим счетам, которые приводятся внизу отчета.
Итоги сумм по корреспондирующим счетам в приходной и расходной части отчета должны быть равны итогам сумм прихода и расхода товаров и тары.
7. Учет товаров и тары в бухгалтерии.
Учет товаров и тары, находящихся в розничных торговых предприятиях, и розничного товарооборота осуществляется в специализированном журнале формы № К-3и на вычислительных машинах.
Журнал является регистром стоимостного аналитического учета товаров и тары в розничных торговых предприятиях по материально- ответственным лицам. В журнале формы № К-3каждому материально- ответственному лицу открывается отдельный аналитический счет. Записи в журнал производят на основании проверенных, утвержденных и обработанных товарно- денежных или товарных отчетов. Каждый отчет записывается в журнале по отдельной строке. Отдельной строкой в журнале отражаются также результаты инвентаризации на основании утвержденной сличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, тары, денежных средств в торговле.
В журнале в большинстве граф типографским способом напечатаны номера и наименования корреспондирующих счетов. Свободные графы используются по усмотрению предприятия. Записи в журнале начинают с отражения остатков товара и тары на начало месяца по аналитическому счету каждого материально- ответственного лица. Остатки на начало месяца записывают в соответствующих графах на первой строке. На этой же строке отражают итоги сумм по корреспондирующим счетам, подсчитанные в товарно- денежном отчете за отчетный период текущего месяца. Остатки товаров и тары на конец отчетного периода текущего месяца переносят с товарно- денежного отчета и записывают в тех же графах, что и на начало, но на следующей строке.
В кредитовой стороне журнала записи группируются по разделам: “Розничный оборот, кроме мелкого опта”, “Мелкий опт”, “Весь розничный оборот”, “Прочее выбытие товаров и тары”. Заполнение этих разделов производится на основании данных о суммах розничного товарооборота и прочего выбытия товаров и тары, указанных в отчетах материально- ответственных лиц.
Для проверки правильности записей после каждого отчета в журнале необходимо к остатку товаров и тары в графе “Всего” на начало отчетного периода прибавить сумму по графе “Итого по дебету” и вычесть сумму по графе “Итого по кредиту”. Полученная сумма должна соответствовать остатку в графе “Всего” на конец отчетного периода.
В конце месяца подсчитывают суммы по всем графам каждого аналитического счета материально- ответственных лиц. Подсчеты производятся также и в целом по организации (предприятию) в журнале.Месячные итоги сумм по дебету и кредиту счета № 41, субсчет 2 “Товары и тара на предприятиях розничной торговли”, до составления мемориальных ордеров сверяются по соответствующим корреспондирующим счетам как внутри журнала так и по другим журналам. Внутри журнала сверяются суммы внутреннего перемещения товаров и тары. Затем проверяется тождество сумм выручки, сданной в кассу, банк и другие встречные суммы по другим журналам.