Дата печатается от нулевого положения табулятора полутора интервалами ниже слова "Верно".
Следует помнить, что в протоколах - вводная часть /включая повестку дня/, а затем - дословная запись содержания абзацев.
Угловой штамп
Наименование предприятия
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
12.05.98 №45
Москва
Заседание профкома
Председатель - И.К. Кузьмин
Секретарь - Е.М. Власова
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Информация о пионерлагере.
Докладчик председатель профкома И.К. Кузьмин.
2. О распределении путевок в детский санаторий Ялты.
Докладчик за_ме_с_ти_тель председателя профкома Т.Н. Иевлева.
2. СЛУШАЛИ:
Т.Н. Иевлеву - в детский санаторий Ялты забронировано за Министерством на июль 24 свободных места.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Поручить Синициной, детскому врачу поликлиники министерства, составить списки детей, нуждающихся в санаторном режиме. Списки предоставить в профком до 20.05.98 г.
Председатель подпись И.К. Кузьмин
Секретарь подпись Е.М. Власова
Верно Инспектор подпись Г.И. Иванова
15.05.98 г.
Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.
В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.
УТВЕРЖДАЮ
Директор лицея
"Дон - Текс"
_____________ Т.К. Черепнева
подпись
11.08.97 г.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания педсовета
№ 187 от 13.04.97 г.
В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Подпись оформляется от начала строки.
Директор ______________ Т.К. Черепнева
Если документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются на одинаковом уровне.
Директор Директор
средней школы № 35 средней школы № 38
____________ Т.М. Иванов ____________ А.М. Петров
Если документ подписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.
Директор _________________ И.О.Ф.
Гл. бухгалтер _________________ И.О.Ф.
Завуч _________________ И.О.Ф.
При подписании документа комиссией не учитываются занимаемые ее членами должности, а их подписи располагаются в алфавитном порядке.
Председатель _________________ И.О.Ф.
Члены комиссии _________________ А.
_________________ Б.
_________________ В.
Если во время подписания документа отсутствует должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеет право подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В таком случае перед наименованием должности проставляется "и.о.". Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую черту и предлог "за". В подписанные документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается.
Операция в основном техническая. Проводится централизовано секретарем-референтом, а в крупных учреждениях - экспедициями или специально выделенным работником /экспедитором/.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если в учреждении принята автоматизированная система и полученные документы, вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины /вручную или путем сканирования/.
При получении документов, прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется, правильность, вложения, и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех. приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц /соответствие их количества указанному на первом листе факса/, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почтет вскрываются все. конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный, адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, проступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации /фирмы/ и работником почты.
На всех. входящих, документах должна быть проставлены отметка о поступлении документа, в организацию. Она состоит из даты получения, и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый, номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество полученных документов.
Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметка о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы /рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие/ остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определения, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.
Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.
Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию.
В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получать документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающийся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечатке факсов на обычном принтере.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.
Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции: структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
К руководителю должны поступать документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.
Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления.
Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность бывает личная и официальная.
РЕКВИЗИТЫ ДОВЕРЕННОСТИ /официальной/
Наименование вида документа /ДОВЕРЕННОСТЬ/
Полное наименование организации выдавшей доверенность и ее адрес
Дата
Номер доверенности
Срок действия доверенности
И.О.Ф. должностного лица, которое получает материальные ценности
Данные паспорта /номер, серия, кем выдан, когда/
Наименование организации поставщика
Перечень и кол-во получаемых ценностей
Подпись получателя доверенности
Подпись руководителя организации и главного бухгалтера выдавшего доверенность
Печать
РЕКВИЗИТЫ ДОВЕРЕННОСТИ /личной/
Наименование вида документа /ДОВЕРЕННОСТЬ/
И.О.Ф. выдавшего доверенность
И.О.Ф. кому выдана доверенность
Текст доверенности
Наименование организации в которой должны быть произведены операции по доверенности
Подпись лица выдавшего доверенность
Дата выдачи
Должность и подпись лица удостов. подпись доверителя
Дата удостоверения подписи
Печать
ОБРАЗЕЦ ЛИЧНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Акимова Галина Ивановна, доверяю Федоровой Валентине Сергеевне, получить на Московском электроламповом заводе мою заработную плату за вторую половину марта 19___г.