Наибольшую значимость и информативность для принятия управленческих решений имеет анализ производственной и финансовой подсистем. Производственный анализ заключается в обобщении данных, касающихся производственной деятельности хозяйствующего субъекта, выраженных прежде всего а натуральных измерителях - тоннах, метрах, штуках. В рамках производственного анализа осуществляется сравнение фактически достигнутых показателей с плановыми, средними по отрасли или по группе родственных предприятий и выявляются причины расхождения, резервы увеличения выпуска или изменения его структуры.
Финансовый анализ в системе управления финансами предприятия в наиболее общем виде представляет собой способ накопления, трансформации и использования информации финансового характера, имеющий целью:
• оценить текущее и перспективное имущественное и финансовое состояние предприятия,
• оценить возможные и целесообразные темпы развития предприятия с позиции их финансового обеспечения;
• выявить доступные источники средств и оценить возможность и целесообразность их мобилизации;
• спрогнозировать положение предприятия на рынке капитала.
Состав информационного обеспечения анализа, его глубина, достоверность и объективность аналитических выводов обеспечиваются привлечением и аналитической обработкой разнообразной информации.
В зависимости от источников получения информации она подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Наибольшую роль в информационном обеспечении анализа играет внутренняя информация, к которой относятся все виды хозяйственного учета, бухгалтерская и статистическая отчетность, учредительные документы, юридическая документация, характеризующая договорные отношения с поставщиками и покупателями, заемщиками, вкладчиками и эмитентами, проектная и другая техническая документация, отражающая функциональную структуру выпускаемых изделий, их качество, уровень техники и технологии их производства, степень автоматизации управления всеми сторонами деятельности хозяйствующего субъекта, нормативно-плановая документация и бизнес-план, акты аудиторских и плановых проверок.
Для проведения разных видов экономического анализа используются различные источники внутренней информации и разное их соотношение.
Данные внутрихозяйственного бухгалтерского учета привлекаются при осуществлении всех видов анализа внутренними пользователями в пределах санкционированного руководством предприятия доступа к этим данным.
Основным источником информации дня внешних пользователей является бухгалтерская отчетность
Внутренние источники информации, можно, сгруппировать следующим образом:
1) учредительные документы;
2) первичные документы, фиксирующие состав основных и оборотных средств и их оценку;
3) первичные документы, отражающие хозяйственные операции и вызываемые ими движения денежных средств, а также доходы и расходы хозяйствующего субъекта;
4) проектно-техническая документация (технические паспорта, технологические карты и др.);
5) юридические документы, фиксирующие отношения с инвесторами, поставщиками и покупателями, заемщиками, эмитентами и вкладчиками;
6) данные аналитического бухгалтерского учета;
7) данные оперативного учета;
8) данные статистического учета;
9)- бухгалтерская отчетность, включая все приложения и пояснительную записку;
10) оперативная отчетность;
11) статистическая отчетность;
12) акты ревизий, аудиторских и налоговых проверок, заключения коммерческих банков, судебных органов;
13) планово-нормативная документация;
14) материалы, характеризующие личный состав персонала, в особенности руководящий состав анализируемого хозяйствующего субъекта;
15) концепции, стратегии, инвестиционные программы и бизнес-планы.
Наряду с внутренней информацией в современных условиях рыночной экономики России для принятия рациональных управленческих решений необходимо располагать информацией о состоянии внешней среды функционирования хозяйствующего субъекта.
Такая информация поступает из источников, находящихся вне хозяйствующего субъекта, и поэтому называется внешней информацией. В ее состав входят:
1. политическая информация, характеризующая экономическую политику государства в период проведения анализа и намечаемые ее изменения, в частности в области поощрения или запрещения отдельных видов хозяйственной и коммерческой деятельности, а также налогообложения;
2. экономическая информация о состоянии спроса и предложения по Дразним видам товаров и услуг на отечественных и зарубежных рынках, о процентных ставках за кредит, о биржевых котировках ценных бумаг разных эмитентов, о колебаниях курсов иностранных валют, о рейтингах отдельных коммерческих банков и компаний, с которыми анализируемый объект имеет деловые отношения, о состоянии и перспективах развития отдельных отраслей и подотраслей народного хозяйства;
3. информация о деятельности, финансовой устойчивости и перспективах развития конкретных хозяйствующих субъектов, являющихся покупателями, поставщиками, заемщиками, инвесторами, эмитентами ценных бумаг, кредиторами либо конкурентами анализируемого хозяйствующего субъекта;
4. информация о деловых и личных качествах руководителей этих юридических лиц.
Источниками внешней информации являются газеты, журналы, биржевые бюллетени, телевидение, Интернет, органы государственной статистики, службы экономической безопасности и личные наблюдения руководителей анализируемого хозяйствующего субъекта, а также фирмы, специализирующиеся на сборе и обработке информации по заказам пользователя.
Собранная из разных источников информация группируется и обрабатывается в разрезах, необходимых для достижения преследуемых данным видом анализа целей. При этом особое внимание уделяется проверке согласованности данных, полученных из разных источников и их достоверности.
Аналитические расчеты — весьма трудоемкий процесс, поскольку связан с большим объемом разнообразных вычислений, что требует использования современной вычислительной техники. Технические качества ЭВМ дают возможность повысить эффективность аналитических расчетов: сократить сроки анализа; добиться более полного охвата влияния различных факторов на результаты хозяйственной деятельности; заменить приближенные расчеты более точными вычислениями; решать многомерные задачи анализа, не выполнимые традиционными методами; получать комплексную оценку эффективности коммерческой деятельности; своевременно готовить управленческие решения и т.п.
Для автоматизированной обработки экономической информации кроме самих ПЭВМ необходимы базы данных о хозяйственной деятельности организации, общие и частные методики анализа, общее и функциональное программное обеспечение, представляющее собой сложную систему. Так, общее программное обеспечение наряду с операционной системой и сервисными программами включает: системы программирования (трансляторы с языков программирования); инструментальные программные средства (текстовые и графические, табличные процессоры и др.); прикладные программы (универсальные и специфические, пригодные только для анализа).
На базе общего программного обеспечения разрабатываются локальные и комплексные программы функционального обеспечения для решения конкретных аналитических задач.
Для того чтобы поставить ЭВМ на службу аналитику, требуется: вначале выполнить постановку задачи комплексного анализа, затем разработать алгоритм решения и математическое описание для ПЭВМ; сформировать новую информационную систему и создать банк данных для анализа; подготовить машинные программы решения аналитических задач на одном из машинных языков. Работа эта весьма трудоемкая, требующая высокой квалификации как аналитика, так и программиста.
При наличии рынка готовых программных продуктов, отвечающих высоким требованиям, целесообразно обращаться к его услугам для организации компьютерного анализа хозяйственной деятельности.
Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. В стране широким фронтом ведутся работы по созданию АРМ бухгалтера, АРМ плановика и других специалистов. Имеется также некоторый опыт создания АРМ аналитика. Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности. Техническую базу АРМ аналитика составляют персональные ЭВМ отечественного и зарубежного производства.
На первых порах АРМ аналитика технологически функционирует в автономном режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективной формой функционирования АРМ является соединение их в единую вычислительную сеть аналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.
Опыт проектирования АРМ аналитика и других систем позволяет обобщить требования к их функционированию: своевременное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей экономиста при проведении анализа хозяйственной деятельности; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность представления выходной информации в табличной и графической форме, внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета; возможность работы в составе вычислительной сети; простота освоения приемов работы на АРМ и взаимодействия системы человек—машина.
Вместе с тем количественное накопление компьютеров в стране и в организациях всех видов не могло не привести к качественным изменениям в организации работы бухгалтерско-финансовых служб.