Основные средства железных дорог разнообразны по составу и значению. Для планирования, учета и контроля их использования группируются по отраслям народного хозяйства, а в каждой отрасли – по видам средств, в зависимости от их назначения и выполняемых функций.
В соответствии с типовой классификацией основные средства, числящиеся на балансе предприятия, группируются по отраслям:
- производящие товары;
- оказывающие услуги.
К первым относятся промышленность, строительство, сельское хозяйства и другие. Ко вторым – транспорт, связь, торговля, здравоохранение, образование, наука, культура.
На железных дорогах основные средства, непосредственно связанные с перевозками (локомотивы, вагоны, земельное полотно) относятся к отрасли «Транспорт», основные средства учебных заведений (школы, техникумы, ПТУ) – к отрасли «Народное образование». В зависимости от назначения в производственно-хозяйственной деятельности предприятий, основные средства железных дорог подразделяются на производственные и непроизводственные. В бухгалтерском учете железной дороги они подразделяются на производственные основные средства транспорта и производственные основные средства других отраслей народного хозяйства.
Основными средствами непроизводственного назначения являются основные средства отраслей, оказывающих услуги непосредственного характера. Производственные основные средства транспорта – это средства, непосредственно участвующих в перевозочном процессе и находящиеся на балансе основной деятельности предприятий железнодорожного транспорта, например локомотивы – в локомотивном депо, путь - в дистанции пути.
Согласно ПБУ 5/01 к основным средствам относятся:
- здания;
- сооружения;
- рабочие и силовые машины и оборудование;
- измерительные и регулирующие приборы и устройства;
- вычислительная техника;
- транспортные средства;
- инструмент;
- производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;
- рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения.
Бухгалтерия определяет принадлежность основных средств к той или иной учетной группе (подгруппе) по данным паспортов, инструкций по эксплуатации технической документации. По степени использования основные средства подразделяются в учете на действующие и бездействующие. К действующим, относится основные средства, находящиеся в эксплуатации, в том числе и ремонтируемые. В состав бездействующих включают основные средства в запасе и на консервации. На железных дорогах основными средствами в запасе считают локомотивы и грузовые вагоны, оставленные в резерве МПС, локомотивы и пассажирские вагоны, оставленные в резерве дороги. Основные средства, выведенные из эксплуатации на длительное время по распоряжению организации, считаются находящимися на консервации.
Деление основных средств на действующие и бездействующие необходимо потому, что начисление амортизации внутри групп различно. Так, по основным средствам, находящимся в запасе и в эксплуатации, амортизации начисляются, а находящимся на консервации амортизация не начисляется. По принадлежности основные средства в бухгалтерском учете подразделяются, собственные и арендованные. Собственные учитываются на балансе предприятия, а арендованные – на забалансовых счетах. Для контроля, за наличием и движением основных средств по соответствующим признакам необходимо определить единицу их учета. За единицу учета основных средств, принимаются инвентарный объект. В совокупности инвентарные объекты подразделяются на единичные и сложные. Единичные – это (локомотив, станок, здание), сложные состоят из нескольких предметов (1 км. земельного полотна, 1 км. верхнего строения пути). Для контроля, за наличием и сохранностью основных средств каждому объекту присваивают инвентарный номер при их поступлении, и он сохраняется на весь период эксплуатации.
Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету в случае их приобретения, сооружения и изготовления, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный (складочный) капитал, получения по договору дарения и иных случаях безвозмездного получения и других поступлений. Во всех случаях независимо от ведомственной принадлежности, форм собственности и видов деятельности применяется единый принцип оценки основных средств.
В бухгалтерском учете основные средства отражаются по первоначальной, остаточной и восстановительной стоимости.
Первоначальная стоимость (балансовая) складывается в момент вступления объекта в эксплуатацию. Она определяется для объектов:
- изготовленных в самой организации, а также приобретенных за плату у других организаций и лиц, исходя из фактических затрат по возведению или приобретению этих объектов, включая расходы по доставке, монтажу, установке;
- внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный капитал – по договоренности сторон (договорная стоимость);
- полученных организацией по договору дарения и в иных случаях безвозмездного получения – по рыночной стоимости на дату оприходования;
- приобретенных в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств (признается стоимость обмениваемого имущества; исходя из цены в сравнимых обстоятельствах, организация определяет стоимость аналогичных товаров).
Текущая восстановительная стоимость – это сумма денежных средств или их эквивалентов, которая должна быть уплачена по рыночным ценам в случае необходимости замены какого-либо объекта на аналогичный новый объект.
Остаточная стоимость – есть первоначальная или восстановительная стоимость за вычетом накопленной суммы износа. Основные средства в процессе использования изнашиваются, отчего их первоначальная стоимость уменьшается. Первоначальная стоимость за вычетом суммы износа называется – остаточной. Оценка всех получаемых объектов при их принятии на бухгалтерский учет производится с учетом расходов по доставке и приведению в состояние, пригодное к использованию. Объекты основных средств, как новые, так и бывшие в эксплуатации, отражаются в бухгалтерском учете при их принятии на учет по первоначальной стоимости. В процессе использования объектов в зависимости от изменения условий, а так же влияния внешних факторов они могут переоцениваться и приобретать восстановительную стоимость. Оценка основных средств оказывает влияние на себестоимость продукции, ценообразование, налогообложение имущества организаций и в конечном итоге на показатели, характеризующие их финансовое состояние. Поэтому одной из важнейших задач бухгалтерского учета основных средств является правильное определение их первоначальной стоимости.
При организации бухгалтерского учета основных средств следует определить:
- соответствие поступающих средств труда основным средствам как объекта бухгалтерского учета;
- порядок формирования первоначальной стоимости основных средств в зависимости от источников их поступления;
- порядок исчисления и включения в первоначальную стоимость объектов, не возмещаемых налогов и сборов.
Основными задачами учета основных средств являются:
- своевременный контроль, за сохранностью и наличием основных средств;
- правильное документальное оформление;
- своевременное отражение в учете;
- перемещение;
- выбытие;
- контроль, за правильным определением суммы амортизационных отчислений и включением ее в себестоимость продукции;
- контроль, за использованием по назначению средств, выделенных на ремонт;
- своевременное отражение в учете износа;
- контроль, за основными средствами, переданными в аренду;
- точное определение результатов от реализации и ликвидации основных средств;
- контроль, за правильным и эффективным использованием основных средств, с целью выявления резервов, повышения фондоотдачи и улучшения экономических показателей работы предприятия.
2.2 Учет поступления основных средств
Синтетический учет основных средств – это обобщение информации о наличии и движении принадлежащих организации основных средств, находящихся в эксплуатации, в запасе, на консервации и сданных в аренду. Учет ведется в денежной оценке.
Для синтетического учета основных средств согласно Плана счетов введенного в действие с 1.01.2001 года используются балансовые счета: 01 «Основные средства», 03 «Доходные вложения в материальные ценности», 02 «Амортизация основных средств», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 3 «Выбытие основных средств», а также забалансовые счета (при необходимости) – 001 «Арендованные основные средства», 011 «Основные средства, сданные в аренду», 010 «Износ основных средств».
Аналитический учет представляет собой пообъектный учет основных средств и ведется на инвентарных карточках по форме №ОС-6. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект или на группу однотипных объектов. Заполнение инвентарных карточек (книг) производится на основе первичной документации: актов приемки-передачи, технических паспортов и других документов. В них не следует вносить все показатели технической документации.
Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях типовой формы. Описи инвентарных карточек ведутся бухгалтерией в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств. Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не ведут. Инвентарные карточки (индивидуальные и групповые) составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии организации. В случае, когда в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования объекта произведены изменения, отражение которых в старой карточке невозможно, заполняется новая инвентарная карточка, а старая сохраняется как справочный документ.