Для эффективного управления процессом обеспечения запчастями предприятий нужна постоянно контролируемая система, гарантирующая, что уровень запасов запчастей полностью соответствует нуждам производства и технического обслуживания [3, с.108].
Анализ потребностей в запчастях необходимо начинать с определения последовательности шагов и выявления их эффективности:
- Убедиться, что потребности в техническом обслуживании основных средств четко определены. Никакая система обеспечения запчастями не сможет сделать график технического обслуживания эффективным при отсутствии надежности.
Запчасти необходимы как для плановой, превентивной системы технического обслуживания, так и для устранения поломок (внепланового технического обслуживания и ремонта). Анализ потребностей, основанный на обеспечении надежности системы, является очень важным, т.к. он определяет как плановые (предсказуемые), так и внеплановые (по сути, не предсказуемые) нужды технического обслуживания.
- Определить потребности в запчастях, основываясь на их использовании для технического обслуживания.
- Убедиться, что ресурсы, процедуры и системы, существующие на предприятии для обеспечения потребностей, определены при прохождении второго шага.
В результате прохождения всех трех описанных выше шагов становится понятной не только потребность в запчастях конкретного предприятия, но и его возможности в смысле административных стандартных процедур, системы технического обслуживания, складирования запчастей, обязанных обеспечить эту потребность в нужное время и требуемом количестве [38, с.41].
К методу снабжения запчастями должны предъявляться требования, выполнение которых позволит решить основные вопросы системы: каковы потребности в техническом обслуживании оборудования?; что случится, если требуемой запчасти нет на складе?; можно ли предвидеть потребность в запчастях?; каков должен быть запас запчастей на складе?; что произойдет, если потребность в техническом обслуживании не появится?
Первый из вопросов это вопрос собственно системы технического обслуживания, ориентированной на обеспечение надежности работы оборудования. Другие относятся к системе снабжения запчастями, соответствует ли она потребностям производства и технического обслуживания. Рассмотрим возможные ответы на них.
Что случится, если требуемой запчасти нет на складе? Новая система предполагает, что решение о закупке запчастей основывается не на рекомендациях поставщика оборудования или на инженерной экспертизе, а на ответе на вопрос – что случится, если запчасти нет на складе и какие потребуются ресурсы, чтобы уменьшить риск возникновения такого случая.
В ориентированной на надежность системе снабжения запчастями рассматривается пять категорий последствий:
- скрытые (увеличивающие риск) – отказ в случае системы технического обслуживания или отсутствие запчасти в случае системы обеспечения запчастями не имеют прямых последствий, но можно ожидать увеличения риска возникновения другого отказа;
- воздействующие на безопасность – отказ или отсутствие запчасти непосредственно вызывает последствия, наносящие ущерб здоровью или даже жизни людей;
- воздействующие на окружающую среду – вызывающие непосредственное влияние на нарушение в области стандартов и правил охраны окружающей среды;
- операционные – ведущие к потерям в производстве или другим экономическим потерям бизнеса;
- неоперационные – вызывающие удорожание ремонта и закупок запчастей.
Диаграмма принятия решения строится, таким образом, исходя из результатов анализа последствий, к которым приводит отсутствие запчасти на складе, и применения определенной политики в снабжении данной запчастью.
Можно ли предвидеть потребность в запчастях? Ряд запчастей, которые требуются для ликвидации отказов, в принципе не планируемы, если деталь ломается случайным образом без каких-либо видимых причин. Однако, несмотря на это, некоторые потребности можно предсказать, их часто называют зависимой потребностью. К ним можно отнести потребность в деталях при плановых ремонтах и регулярном техническом обслуживании; потребность, возникающая при диагностике оборудования.
Одним из наиболее значительных достижений системы обеспечения запчастями является переход от планирования замены через определенные временные интервалы к планированию замены на основе анализа состояния работающих деталей. То есть замена или ремонт производится только по результатам обследования состояния деталей оборудования. Конечно, это усложняет процесс закупки запчастей, т.к. нельзя принять решение до момента получения результатов мониторинга. Тем не менее, применение описываемого подхода позволяет снизить или даже ликвидировать запасы запчастей на предприятии.
Какой запас запчастей необходим? Если нельзя предвидеть потребность в запчастях (следовательно, избежать страхового запаса), то необходимо решить, какой же запас необходим, чтобы обеспечить потребность производства и технического обслуживания. Сразу необходимо отметить, что идея 100%-ного запаса неприемлем. До расчета требуемого запаса нужно определить стандарт достижения, который зависит от категории последствий [38, с.41].
В большинстве случаев отсутствие запчасти на складе приводит к прямому воздействию на производственный процесс. Система управления запчастями, ориентированная на надежность, использует методику расчета потребностей в запчастях, основанную на расчете затрат в течение всего жизненного цикла [15, с.43].
Затраты в течение жизненного цикла. Отсутствие запчастей на складе ведет к операционным последствиям, если стоимость простоя превышает стоимость запчасти. В этом случае возможно найти баланс между стоимостью хранимых запчастей и потерями, если этих запчастей не окажется на складе. Отсутствие запчасти на складе может вызвать следующие потери:
– увеличение времени простоя или снижение производительности, что приводит непосредственно к потерям в продажах;
- штрафы за несвоевременную поставку;
- затраты на сверхурочные работы для возмещения простоев или снижения производительности;
- низкая производительность или высокая стоимость сырья;
- выпуск некачественной продукции, возврат такой продукции, затраты на ее переделку, неудовлетворенность потребителя продукцией.
С другой стороны, стоимость заказа и хранения запчастей состоит из: стоимости доставки, административных затрат; старения при длительном хранении; обслуживания и содержания склада.
Обычно все эти затраты учитывают одним пунктом – как транспортно-заготовительные и складские расходы, которые составляют фиксированный процент от стоимости запчастей.
Можно рассматривать затраты на закупку запчастей как инвестиции и считать их окупаемость за счет снижения потерь, связанных с простоями:
а) требуется оценить одни сутки (или другую единицу времени) простоя в терминах прибыли до налогообложения, а не выручки;
б) оценить простои за прошлые годы по причине отсутствия запчастей по времени и пересчитать в прибыль до налогообложения;
в) оценить затраты по закупки и хранению запчастей, которые могут аварийно понадобиться;
г) сравнить результаты пунктов "б" и "в": если сумма в пункте "б" больше, чем в пункте "в", то платить за хранение выгодно.
Внедрение системы управления запасами запчастей необходимо начать, прежде всего, с создания команды проекта, в которую обязательно должны входить: аналитик, который будет осуществлять классификацию и анализ использования запчастей; представители от службы технического обслуживания; представители от производства [38, с.42].
Следующим шагом должна стать инвентаризация всех запчастей, сменных узлов и всего резервного оборудования для производства и инженерных служб. Необходимо понимать, что подобная процедура – достаточно дорогостоящее и занимающее много времени мероприятие. Начинать процедуру инвентаризации следует с наиболее ответственных для производства, безопасности, охраны окружающей среды дорогостоящих запчастей, постепенно продвигаясь к наименее ценным (АВС-анализ).
Одновременно с инвентаризацией необходимо организовать центральный склад запчастей и принадлежностей с компьютеризированной системой учета. Лучшим решением было бы внедрение компьютерной системы управления техническим обслуживанием, включающим в себя и блок управления запчастями. Особенно это актуально для предприятий, среднего и малого размера, где на данный момент хранение запчастей осуществляется случайным образом.
Наиболее быстрым и важным эффектом от внедрения системы управления запчастями, ориентированной на надежность работы предприятия, является достижение уровня запасов критических запчастей, действительно необходимых предприятию с точки зрения обеспечения производства и системы технического обслуживания.
Не менее важным преимуществом является снижение затрат в части стоимости запчастей на складе и издержек по их покупке и хранению, поскольку основным методологическим принципом определения оптимального уровня запасов является принцип минимизации совокупных издержек. В ряде случаев возможно снижение уровня запасов на 30-60%.
Отметим еще одно достоинство системы – полное взаимопонимание производственного, технического и складского персонала за счет улучшения системы коммуникаций между ними; улучшение понимания персоналом потребностей предприятия по обеспечению его надежной и эффективной работы; прозрачность во взаимоотношениях с поставщиками оборудования и запчастей [38, с.43].
Таким образом, анализ деятельности автотранспортного предприятия комплексно изучает аспекты производства, эффективность использования материальных ресурсов и результатов деятельности.