Пример 11
Степанов В. И. в день выдачи заработной платы находился в командировке. В срок не выданную заработную плату бухгалтер сдал на расчетный счет ООО «Сервис Строй». По возвращению из командировки Степанову В. И. была выдана заработная плата.
Таблица 2.
| Содержание хозяйственной операции | Сумма | Дебет | Кредит |
| 1.Дапонирована заработная плата | 8 345 | 70 | 76 |
| 2.Сдана на расчетный счет депонированная заработная плата | 8 345 | 51 | 50 |
| 3. Получены деньги в кассу | 8 345 | 50 | 51 |
| 4. Выдана заработная плата депоненту | 8 345 | 76 | 50 |
3.2 Расчеты с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Сервис Строй» возникает потребность в испрользовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки строительного материала в других организациях, а так же на иные хозяйственные нужды. При этом работник, получающий денежные средства на конкретные нужды, для бухгалтерского учета называется подотчетным лицом. Прежде чем направить работника в командировку, составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71, который так и называется «Расчет с подотчетными лицами». Он активно-пассивный и предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. По подотчетным суммам у предприятия возникают расчетные взаимоотношения с работниками.
Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещенного перерасхода.
Организация может выдать работнику из кассы наличные денежные средства под отчет на:
- командировачные расходы;
- хозяйственно-операционные нужды
- на покупку каких-либо материальных ценностей.
При выдаче денежных средств под отчет организация обязана:
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
- получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выдана сумма;
- выдать денежные средства под отчет при условии, что он в полном объеме отчитался за свой предыдущий аванс;
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Рассмотрим корреспонденцию счетов по учету расчетов по командировкам.
Таблица 3. Бухгалтерские проводки по сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
| Содержание операции | Дт | Кт |
| 1. выданы из кассы работнику денежные средства на командировку | 71 | 50/1 |
| 2. отражены расходы на проезд | 10 | 71 |
| 3. начислены суточные в пределах установленных норм | 10 | 71 |
| 4. отражены расходы на проживание | 10 | 71 |
| 5. оприходованы приобретенные материалы | 10 | 71 |
| 6. отражен НДС | 19 | 71 |
| 7. возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств | 50/1 | 71 |
| 8. зачтен НДС | 68 | 19 |
| 9. удержана задолженность по подотчетным суммам из з/п | 70 | 71 |
Рассмотрим это на примере: работнику выдали подотчет 10 000 для покупки материала, в том числе НДС. Работник приобрел необходимый материал, остаток неиспользованной суммы сдал в кассу.
Дт 71 Кт 50 10 000,0
Дт 10 Кт 71 6 500,0
Дт 19 Кт 71 991,0
Дт 50/1 Кт 71 3 500,0
Дт 68 Кт 19 991,0
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. № КО-2 «Расходный кассовый ордер» – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
Пример 12
02.02.08. г. Сапоговой И. Р. были выданы из кассы денежные средства под отчет на основании расходного кассового ордера № 32 от 02.02.08.г. на сумму 1 500 руб.
По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный товар, проездные документы) и предоставить их бухгалтеру.
Пример 13
03.02.08 Сапоговой И. Р. Был составлен и сдан в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными чеками.
При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:
- товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара
- счета;
- счета-фактуры;
- торгово-закупочные акты;
- накладные на отпуск товаров;
- акты выполненных работ, оказанных услуг, с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих наличие данного товара.
Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.
Бухгалтера ООО «Сервис Строй» обращают внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, выполняет функции товарного чека.
Пример 14
03.03.08г Сапоговой И. Р. К авансовому отчету, в подтверждение расходов, был приложен товарный чек №545 от 02.03.09.г. на сумму 1 500 руб.
Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления лица выступать в качестве доверенного лица ООО «Сервис Строй» при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия ООО «Сервис строй». Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.
Доверенности подписываются руководителем ООО «Сервис Строй». Право подписи доверенностей оформляется приказом в тех случаях, когда оно предоставлено лицам, уполномоченным на то руководством и главным бухгалтером ООО «Сервис Строй».
Пример 15
02.02.08.г. Сапоговой И. Р. выступило в качестве доверенного лица ООО «Сервис Строй» при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по заказу.
Учет расчетов с подотчетными лицами ООО «Сервис Строй» ведет на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный. По дебету отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету (потрачено больше, чем получено). По кредиту отражается расход аванса и возврат неиспользованных сумм в кассу. Сальдо может быть дебетовым и кредитовым. Если дебетовое - задолженность работника перед организацией, если кредитовое - наоборот.
3.3 Расчеты по прочим операциям
Бухгалтерских учет расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов по подотчетным суммам, осуществляется на главном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Этот счет по отношению к балансу является активным. По дебету счета учитывается остаток и увеличение дебиторской задолженности или уменьшение кредиторской задолженности или уменьшение дебиторской задолженности.
В балансе счет 73 находит свое отражение во 2 разделе актива (дебиторская задолженность) и в 5 разделе пассива (кредиторская задолженность) баланса по статьям соответственно «Прочие дебиторы» и «Прочие кредиторы».
К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:
1. "Расчеты по предоставленным займам";
2."Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.
На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).
Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету счета 73-1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).
При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.
При невозвращении работником выданного ему займа задолженность списывается с кредита субсчета 73-1 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".
В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа (приложение № 11) одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Той же статьей предусмотрено, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Правовое значение данного положения состоит в том, что заемщик не может принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет.
Согласно ст. 808 ГК РФ договор займа между предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме. Простая письменная форма договор займа может считаться соблюденной, если заемщиком в подтверждение договора займа и его условий представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем денежных средств заемщику. Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику).