· оптовая торговля строительными материалами;
· оптовая торговля санитарно-техническим оборудованием.
К учредительным документам организации относятся:
· устав, на основе которого действует организация;
· учредительный договор, утвержденный общим собранием участников ООО (на момент анализа в составе ООО «Портал» числилось 7 участников);
· протоколы общего собрания участников ООО «Портал».
Штатная численность сотрудников ООО «Портал» составляет 120 человек.
В компании функционируют следующие отделы, которые подчиняются непосредственно генеральному директору:
· отдел снабжения;
· юридический отдел;
· отдел по информационным технологиям;
· бухгалтерия;
· менеджер по персоналу;
· отдел внешнеэкономических отношений;
· отдел по маркетингу;
· коммерческий отдел.
Внутренний рынок компании можно определить как довольно успешную систему поставок, осуществляемых отдельными филиалами и дочерними компаниями единой макроструктуры по специфическим трансфертным ценам.
Также не последнее место ООО «Портал» занимает во внешнеэкономических отношениях. Организация сотрудничает и осуществляет поставки стройматериалов и лесоматериалов крупным европейским компаниям.
Организационная структура ООО «Портал» характеризуется как линейно-функциональная.
Линейно-функциональная структура управления, состоит из:
– линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;
– специализированных обслуживающих функциональных подразделений.
Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.
Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо.
Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.
Линейно-функциональная структура управления обладает целым рядом преимуществ:
1. Быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,
2. Рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;
3. Стабильность полномочий и ответственности за персоналом.
4. Единство и четкость распорядительства;
5. Оперативное принятие и выполнение решений;
6. Личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;
7. Профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.
В основу построения организационной структуры управления ООО «Портал» были положены следующие принципы: обеспечения оптимальной управляемости системы, минимальное количество ступеней и звеньев управления, повышение степени централизации линейного и функционального управления, научно-обоснованного разделения и кооперации труда в аппарате управления предприятием, обуславливающие устойчивые связи между линейными руководителями и функциональными специалистами как внутри подразделений, так и между ними. Структура управления дает представление о том, какие подразделения, службы или отдельные исполнители входят в аппарат управления, как они специализированы и каковы их соподчиненность и взаимосвязи.
Органами управления являются:
– общее собрание учредителей;
– генеральный директор.
Общее собрание участников является высшим органом управления ООО «Портал». К его компетенции относится:
– назначение на должность и освобождение от должности генерального директора ООО «Портал»;
– утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибыли и убытков, распределение прибыли и убытков;
– определение основных направлений деятельности ООО «Портал», утверждение его планов и отчетов об их выполнении.
Очередное общее собрание участников ООО «Портал» проводится не позднее трех месяцев после окончания финансового года.
Генеральный директор возглавляет ООО «Портал», организует ее работу и председательствует на заседаниях. Генеральный директор:
1. Осуществляет текущее руководство ООО «Портал» и действует на устава ООО «Портал»;
2. Обеспечивает выполнение решений общего собрания участников ООО «Портал»;
3. Несет ответственность за деятельность ООО «Портал» в соответствии с действующим законодательством РФ;
4. Без доверенности действует от имени ООО «Портал», представляет его интересы в РФ и за рубежом;
5. Заключает кредитные соглашения, хозяйственные договоры и контракты, выдает доверенности, открывает в учреждениях банка расчетный и другие счета ООО «Портал»;
6. Принимает решения об использовании прибыли ООО «Портал» в пределах смет, утвержденных общим собранием участников ООО «Портал».
Отдел внешнеэкономических отношений (далее – ОВО) является самостоятельным структурным подразделением ООО «Портал» и подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Портал».
Возглавляет ОВО начальник ОВО ООО «Портал», который назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Портал».
В своей деятельности ОВО руководствуется:
– действующим законодательством РФ;
– Уставом ООО «Портал»;
– действующими внутренними нормативно-техническими документами;
– руководящими, организационно – распорядительными документами ООО «Портал»;
– нормами и правилами по охране труда и пожарной безопасности;
– правилами внутреннего трудового распорядка.
Работа ОВО осуществляется по планам, утвержденным генеральным директором ООО «Портал».
Основными задачами являются:
1. Организация и планирование обеспечения товарами в соответствии с закрепленной за ОВО номенклатурой;
2. Изучение конкурентной ситуации с целью экономичного расходования средств с учетом требований, предъявляемых к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг;
3. Проведение постоянной работы с поставщиками продукции с целью улучшения их качества.
Основными функциями ОВО являются:
– Осуществлять планирование закупок товара согласно закрепленной номенклатуре;
– Рассчитывать потребность в различных видах продукции согласно плану поставок и утвержденных норм;
– Осуществлять регулирование платежей согласно утвержденным денежным средствам, соблюдать запланированные технико-экономические показатели отдела;
– Подготавливать, оформлять, заключать и исполнять контракты, соглашения на закупку товара согласно закрепленной номенклатуре;
– Создавать достоверную информационную базу о потенциальных поставщиках, стратегии изменения цен на различные виды товаров.
– Осуществлять протокольную работу с инофирмами;
– Оформлять рекламационные акты на возврат некачественных товаров.
На предприятии ООО «Портал» внедрена программа «Респект: Учет договоров», основное назначение которой заключается в ведении реестра договоров, и организации картотеки первичных документов. В ходе практики я ознакомился с действием данной программы.
Данная программа, предназначена в первую очередь для автоматизации работы с договорами. Необходимость автоматизированного учета договоров возникла у организации, так как с помощью бумажного журнала договоров, электронной таблицы Excel стало довольно затруднительно составить четкую картину договорной деятельности, распланировать и проконтролировать расчеты и сроки работ по договорам. Одним из факторов приведшим к внедрению данной программы явилось активное участие предприятия во внешнеэкономической деятельности предприятия, поскольку в сфере внешнеэкономических отношений особенно важны соблюдения сроков исполнения обязательств контроль и анализ документооборота по каждому контракту.
Программа автоматизирует следующие этапы ведения договоров:
· Подготовка – фиксирование всей необходимой информации о
контрагенте, с которым будет заключен договор;
· Согласование – ответственный за договор, формирует в программе лист
согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования, затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора;
· Формирование бланков документов – формирование бланков документов
с использованием обычных текстовых редакторов Microsoft Word или OpenOffice Writer;
· Регистрация;
· Планирование и контроль исполнения обязательств – планирование
производится в разрезе платежей и исполнению по договора;
· Расчеты и учет документов;
· Гибкая система для составления отчетности;
· Управление взаимоотношениями с контрагентами;
· Распределение уровня доступа к информации, в зависимости от
пользовательских настроек;
· Обмен данными с 1С: Бухгалтерией и 1С: Управление торговлей – учет
договоров поставляется как дополнение к типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» фирмы 1С;
· Хранение договоров – сохранение всех сопутствующих документов в
карточке договора, что значительно облегчает поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.
По моему мнению, введение данной программы позволило достичь предприятию следующих результатов:
· сократить расходы на подготовку и согласование договоров;
· ускорить подготовку и согласование договоров;
· повысить качество обслуживания клиентов;
· повысить эффективность использования ресурсов за счет планирования;
· увеличить сохранность информации.
Анализ и первичная оценка поставщиков осуществляется на основе их способности выполнять требования контракта на закупки по следующим критериям:
– соответсвие качества продукции требованиям нормативной документации;
– способность изготавливать (поставлять) требуемую номенклатуру товара в необходимых объемах;