Складання одного документу під назвою договір на надання посередницьких послуг є найоптимальнішим способом у виборі конкреткого способу укладання договору. Саме в одному документі під заголовком «договір», «контракт», «угода» сторони визначають усі суттєві умови та аспекти передбачуваної комерційної операції. Великою перевагою цього способу можна назвати і той момент, що при його наявності спору щодо самого факту укладення договору практично не виникає. Таким чином можуть укладатися будь-які господарчі договори, в тому числі - договір на надання посередницьких послуг. Договір на надання посередницьких послуг може бути укладений усно. Такий договір вважається укладеним в тому випадку, коли з поведінки особи очевидна її воля скласти угоду. Однак, за недотримання простої письмової форми сторони позбавляються права у випадку спору посилатися на підтвердження договору на показання свідків, а у випадках, прямо зазначених у законі, відсутність письмової форми тягне за собою недійсність угоди. Іншими словами, за відсутності договору на надання посередницьких послуг, як одного документу або сукупності кількох взаємопов'язаних документів, зацікавлена особа має право доводити факт укладання договору іншими способами (крім показання свідків), наприклад, листами від організацій, документами про оплату або відвантаження товарів тощо.
Про укладення договору на надання посередницьких послуг свідчить його підписання. Як правило, воно включає в себе власноручний підпис повноважного представника підприємства, а також відбиток печатки цієї організації. Печатка підприємства на договорі підтверджує повноваження особи, що підписала договір, але відсутність печатки підприємства на договорі не робить договір автоматично недійсним. Взагалі, значення печатки підприємства на договорі не можна переоцінювати. У відповідності з чинним законодавством наявність або відсутність печатки на договорі жодним чином не пов'язана з його дійсністю або недійсністю. Вирішального значення закон надає повноваженням «рукоприкладника». Тому наявність печатки на договорі, підписаному неповноважною особою, не робить договір дійсним, у той час, як відсутність печатки на підписі повноважної особи однозначно свідчить про укладення договору. Підписання договору свідчить про волевиявлення сторін на його укладання, у відповідності до якого у цих сторін виникають відповідні права, обов'язки, відповідальність.
Договір-документ є найважливішим доказом в арбітражному суді у випадку виникнення спору, а інколи винна сторона, розуміючи, що від відповідальності не втекти, обирає досить оригінальний прийом захисту: вона заперечує сам факт укладання договору або наявність у ньому тих чи інших умов на момент підписання. У цьому зв'язку особливого значення набуває правильне оформлення тексту договору, на підставі чого можна рекомендувати наступне:
а) підписи сторін мають бути зроблені повністю і розбірливо. Хрестики та закарлючки на договорі на надання посередницьких послуг у випадку, якщо ваш контрагент заперечить свій підпис, можуть потягти за собою те, що судова експертиза не зможе дати однозначну відповідь про авторство підпису, і це може суттєво вам зашкодити;
б) ніколи не підписуйте чистих бланків, оскільки такими паперами можуть скористатися нечесні люди у випадку, якщо ці документи будуть вами випадково загублені;
в) після підписання договору на надання посередницьких послуг ні за яких обставин не віддавайте ваш оригінальний примірник договору вашому контрагентові або іншим стороннім особам. Краще всього зніміть на ксероксі копію оригінального договору і в поточній роботі користуйтеся лише нею. Оригінальний примірник договору, для запобігання можливій втраті або викраденню, краще покласти у сейф і використовувати цей документ лише у справді необхідних випадках;
г) якщо текст договору на надання посередницьких послуг складає кілька сторінок, необхідно їх прошити, заклеїти і засвідчити підписами та печатками сторін. Деякі підприємці використовують інший, також ефективний спосіб: вони підписують кожну сторінку договору. Така обставина у випадку спору може захистити сторони від заяв недобросовісного партнера, що «цей аркуш договору він в очі не бачив»;
д) може статися так, що контрагент раптом заявить, що при підписанні договору на надання посередницьких послуг його обманули, ввели в оману, підсунули для підписання не той примірник договору тощо. Тому рекомендувано зберігати проекти договору із власноручними виправленнями, зауваженнями та вставками іншої сторони. Такий документ в Арбітражному суді може слугувати доказом того, що ваш контрагент при укладанні угоди зовсім ні в чому не помилявся, а діяв розумно і обдумано.
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ДОГОВОРУ
НА НАДАННЯ ПОСЕРЕДНИЦЬКИХ ПОСЛУГ
Порядок виконання зобов'язань кожною стороною за договором підлягає певним нормативним правилам. Зокрема, у договорі на надання посередницьких послуг посередник виконує взяті на себе зобов'язання в два етапи: пошук та знаходження покупця та сприяння в укладенні договору між замовником і покупцем.
Посередник, виконуючи функції з пошуку покупця, зобов'язується провести відповідні маркетингові дослідження кон'юнктури ринку, використовувати власну та збирати іншу комерційну інформацію про споживачів продукції замовника, провести необхідну рекламну роботу, здійснювати переговори та листування з потенційними покупцями продукції замовника.Після знаходження покупця, готового придбати продукцію замовника, зобов'язаний протягом певного періоду надати останньому інформацію про найменування особи, готової придбати продукцію замовника, місцезнаходження покупця, зустрічні вимоги покупця, пропозиції покупця з порядку укладення контракту між ним та замовником. Посередник зобов'язаний надати замовнику гарантійного листа покупця про його готовність укласти контракт з придбання продукції замовника або інший відповідний документ.
При передачі інформації замовник і посередник складають та підписують акт здачі-приймання інформації, який свідчить про виконання зобов'язань посередника перед замовником з першого етапу.
Після надання замовнику інформації та підписання акту здачі-приймання інформації, посередник зобов'язаний організувати замовнику і покупцю зустріч для переговорів та обговорення умов майбутнього контракту, а також забезпечити її проведення в частині перекладачів, юридичних консультацій та ін. У випадку укладення між замовником та покупцем протоколу про наміри замовник повинен забезпечити включення до нього відомостей про те, що даний протокол підписаний за участі та сприяння посередника.
Після узгодження всіх основних умов майбутнього договору між покупцем і замовником посередник зобов'язується підготувати проект контракту між замовником і покупцем, здійснювати консультування замовника з усіх основних правових, економічних та організаційних питань контракту, що передбачається, організувати зустріч замовника і покупця для підписання між ними контракту.
Після підписання контракту між замовником і покупцем замовник і посередник складають акт виконання останнім своїх зобов'язань з другого етапу.
Замовник, у свою чергу, зобов'язаний забезпечити посередника всією інформацією та документацією, необхідною для виконання ним своїх зобов'язань, у тому числі видати на його вимогу складську розписку про наявність товару, виплатити посереднику винагороду у відповідності до умов договору.
МАТЕРІАЛЬНА СТАДІЯ ВИКОНАННЯ
ДОГОВОРУ НА НАДАННЯ ПОСЕРЕДНИЦЬКИХ ПОСЛУГ
Дана стадія включає дві взаємні дії: надання виконаного однією стороною і прийняття предмету виконання іншою стороною.
1. Строк виконання договору на надання посередницьких послуг.
Якщо договір передбачає або дозволяє визначити день його виконання, то зобов'язання підлягає виконанню в цей день. Якщо договір передбачає або дозволяє визначити період часу, протягом якого зобов'язання піддягає виконанню, то зобов'язання має бути виконано у будь-який момент даного періоду.
2. Місце виконання договору на надання посередницьких послуг.
Якщо місце виконання договору не визначено договором, то, відповідно до загальних правил, зобов'язання має бути виконано за місцем знаходження тієї сторони, яка приймає виконання зобов'язання.
3. Ціна договору на надання посередницьких послуг.
Ціною договору на надання посередницьких послуг є винагорода посередника. Посередник за надані послуги може отримувати винагороду визначених в договорі розмірів і в порядку, визначеному договором, а саме: винагорода за виконання зобов'язань з кожного з етапів; у вигляді різниці ціни між тією, яку визначив замовник і тією, за якою продукцію купив покупець, знайдений за сприяння посередника; в договорі можуть бути вказані і інші умови.
Зміни ціни договору після його укладення припустимі лише у випадках і на умовах, передбачених договором.
4. Спосіб виконання договору на надання посередницьких послуг.
Спосіб виконання договору - це передбачений договором порядок дій сторін у процесі виконання. Згідно з загальними правилами, зобов'язання має бути виконано повністю один раз, якщо угодою сторін не передбачено виконання зобов'язання частинами. Зокрема, у договорі на надання посередницьких послуг посередник виконує взяті на себе зобов'язання в два етапи: