Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)[10]. В бухгалтерском учете эти операции могут быть отражены проводками представленными в таблице 3.
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (см. Приложение 4) – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке[11].
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:
- расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;
- авансовые отчеты – на израсходованные суммы;
- новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Таблица 3. Отражение подотчетных сумм
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров | 71 | 50 |
| 2 | Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо | 10-9 | 71 |
| 3 | Списан неизрасходованный и своевременно не возвращенный остаток подотчетной суммы | 94 | 71 |
| 4 | Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы | 73-2 | 94 |
| 5 | Начислена заработная плата работнику | 26 | 70 |
| 6 | Удержан налог на доходы физических лиц от сумм оплаты труда | 70 | 68-8 |
| 7 | Начислены единый социальный налог и страховые взносы от сумм оплаты труда | 26 | 69 |
| 8 | Удержана из заработной платы работника сумма невозвращенного остатка подотчетной суммы | 70 | 73-2 |
| 9 | Выдана заработная плата работнику за вычетом удержанного остатка подотчетной суммы | 70 | 50 |
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.
Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.
Заведующему отделом сбыта ОАО «Татнефть» Шайдуллиной И.П.(табельный номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский институт управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Шайдуллиной И.П. нет.
Для обоснования командировки Шайдуллиной И.П. имеются следующие документы:
1) договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме «Технология маркетинга» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.
2) приказ руководителя №4 от 12.03.XX о направлении в командировку Шайдуллиной И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.
3) плановая смета командировочных расходов Шайдуллиной:
- Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.
- Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.
- Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб
Итого – 18 450 рублей.
4). командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.
Шайдуллиной И.П. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) железнодорожные билеты Казань-Москва и Москва-Казань -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)
2) квитанция гостиницы по форме №3 Г за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.
3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб
4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации МИУ Шайдуллиной И.П.
5) командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П., отмеченное в Московском институте управления.
Перерасход подотчетных сумм в размере 1850руб. возвращен Шайдуллиной И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг.[12]
1.заполним командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. по прилагаемой форме.
2.составим расчет командировочных расходов Шайдуллиной И.П. по следующей форме:
Таблица 4. Расчет командировочных расходов
| Вид расходов | По норме | Сверх нормы | итого |
| Проезд Жилье Суточные(13сут.*300) Всего | - - 1300 1300 | - - 2600 2600 | 3200 13 200 3 900 20 300 |
3.определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 5).
Таблица 5. Журнал регистрации хозяйственных операций
| № п\п | Документ и содержание операции | дебет | кредит | Сумма |
| 1 | Расходный кассовый ордер № 45 от 13.03.ХХг.Выдано Шайдуллиной И.П. подотчет на командировочные расходы | 71 | 50 | 18450 |
| 2 | Авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. Шайдуллиной И.П. расходы на проезд расходы на жилье НДС по жилью суточные | 26 26 19 26 | 71 71 71 71 | 3200 11186 2014 3900 |
| 3 | Расходный кассовый ордер №98 от 28.03.ХХг.Выдан из кассы Шайдуллиной И.П. перерасход подотчетных сумм | 71 | 50 | 1850 |
| 4 | Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.) | 91 | 69 | 26 |
При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила.
Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.
Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.
При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.
Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.
Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.
Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).
При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[13]