Групі надає підтримку підрозділ у складі Канцелярії заступника Генсека.Результатом цього нового підходу став більш чіткий взаємозв'язок і погодженість дій у рамках Департаменту одночасно з можливістю одержувати вказівки у відношенні стратегічних напрямків діяльності й обговоренні з боку старших керівників Організації.
Визначивши пріоритети істотної ролі комунікації "як складової частини основної програми ООН" та впровадження в структурі Організації культури комунікації, Генсек заклав основи для переорієнтації діяльності в області суспільної інформації і комунікації. Загальні цілі, визначені Генеральним секретарем у його доповіді 1998р. "Здійснення заходів в області інформації і комунікації". Вони містять у собі: необхідність формування уяви про Організацію як про відкриту і транспарентну публічну установу; необхідність посилення здатності Організації здійснювати комунікацію на рівні країн і регіонів в усьому світі і підвищувати її здатність використовувати у цих цілях новітні інформаційні технології; необхідність створення потенціалу гнучкого використання виділених ресурсів для рішення невідкладних проблем; необхідність подальшого посилення здатності Департаменту працювати в тісному співробітництві з іншими компонентами Організації над формуванням і здійсненням стратегій в області комунікації й інформації, що відповідали б їх основним і тематичним задачам; і необхідність виконання стратегічних рекомендацій і установок ГАООН у відношенні виконання мандатів.
Значна увага приділяється також проблемі ефективності управління, що значною мірою залежить від наявності інформації. Комплексна система управлінської інформації (англ. - ІМІС), охоплюючи всі адміністративні процеси Організації – персонал, фінанси, закупівлі, – швидко стає адміністративною опорою операцій, здійснюваних в усьому світі. В якості могутнього інструменту керування вона грає все більш важливу роль у централізованій адміністративній діяльності Організації.
ІМІС відкрила можливості для істотної реорганізації і стандартизації адміністративних процедур у рамках всієї Організації. В систему вбудовані механізми контролю і засоби моніторингу, тому керування програмами здійснюється ефективніше. В 2000 р. системою, що була впроваджена в 11 різних місцях світу, користувалося 7 організацій. Ряд інших організацій і спеціалізованих установ прийняли чи збираються прийняти ІМІС, вважаючи, що недалеко той час, коли керівники у всій системі ООН приймуть загальний, уніфікований і ефективний стандарт. Відбулося різке посилення потреби в електронних допоміжних послугах, що обумовлює необхідність наявності більш широкої і більш складної технічної інфраструктури. Крім ІМІС такі програми включають Інтернет і Інтранет та нові технології, наприклад проведення відеоконференцій і дистанційний переклад.
Однак, ця сфера потребує приділення особливої уваги, щоб у майбутньому розміри асигнувань були такими, щоб Організація могла не просто не допускати технічних збоїв і старіння, а мала б можливість вкладати кошти у свій технічний розвиток.
У своєму листі від 17 березня 1997р. на ім'я Голови Генеральної Асамблеї Генсек як головну задачу визначив необхідність зміцнення діяльності в області інформації, що сприяло б активізації глобальної підтримки Організації. Для досягнення цієї мети Генсек скликав Цільову групу з питань переорієнтації діяльності ООН в області суспільної інформації в складі експертів з питань комунікації як у рамках системи ООН, так і за її межами.
До основних рекомендацій доповіді Цільової групи "Глобальне бачення - місцеве звучання: стратегічна програма ООН в області комунікації" відносяться: розміщення функції комунікації в самому центрі стратегічного управління Організацією і зміцнення всієї діяльності в області комунікації під міцним керівництвом з боку старшої посадової особи, що входить у його безпосереднє оточення, для того щоб перетворити ООН в ефективну, сучасну, орієнтовану на масову комунікацію організацію; зміцнення потенціалу Організації в області комунікації на рівні країн, для того щоб глобальні установки, заходи й інформаційна діяльність ООН відбивали реальні місцеві умови і були приведені у відповідність з ними. Для цього необхідний творчий розвиток місцевих партнерських зв'язків у тісному співробітництві з урядами; завершення процесу інтеграції ІЦООН у відділення координаторів-резидентів ООН, однак при наявності значно більш ефективної системи зворотного зв'язку і звітності; створення культури комунікації у всій Організації, причому відповідальність за суспільну дипломатію повинні нести всі старші посадові особи, посли і вся система ООН; визнання ролі ГАООН в забезпеченні стратегічного керівництва і управління діяльністю по виконанню комунікаційних функцій, при цьому на Секретаріат варто покласти набагато більш значну відповідальність за визначення методів здійснення поставлених задач.
В реформі було запропоновано, щоб співробітник, що відає питаннями комунікації й інформації, обіймав посаду рівня заступника Генсека. Це говорить про те важливе значення, що Генсек додає комунікації не як допоміжної функції, а як невід'ємної частини основної програми ООН. Провідна роль, яку Генсек відводить комунікації й інформації, забезпечили реальне включення комунікаційного елемента в роботу всіх департаментів Організації.
Через те, що Генсек підтримує регулярні прямі контакти з Управлінням Прес-секретаря Генерального секретаря, канцелярією помічника Генерального секретаря по зв'язках із громадськістю і Групою по підготовці виступів, ці підрозділи як і раніше залишилися в його Канцелярії. Разом з тим, з огляду на необхідність створення Централізованої комунікаційної служби, в обов’язки заступника Генсека входять налагодження стратегічних і тісних робочих взаємин з цими підрозділами для того, щоб вони функціонували як елементи цілком централізованої комунікаційної служби за рахунок ефективної координації своїх основних функцій.
Канцелярія Прес-секретаря Генсека має дві функції: надавати і поширювати серед органів преси інформацію у відношенні пріоритетних питань, що стоять перед Організацією, і надавати підтримку Генсеку і його заступнику у виконанні їхніх функцій, зв'язаних із ЗМІ, таких, як інтерв'ю, прес-конференції й інші виступи в пресі.
Отже, в сфері стратегічного управління політикою Організації в області інформації і комунікації і розробки загальної стратегії в питаннях комунікації відбулися важливі структурні зміни. Щоб підкреслити свою особисту прихильність цим питанням, Генсек у 1998р. призначив одного зі співробітників своєї Канцелярії Директором по комунікації. Він уповноважений скликати на щотижневій основі засідання Групи по комунікації, у яких беруть участь заступник Генсека по комунікації і суспільній інформації, помічник Генсека по зв'язках із громадськістю, і т.п. Група по комунікації дозволяє усім постійно бути в курсі пріоритетів Генсека в цій області і забезпечує погодженість діяльності інформаційного сектору.
Серйозні зусилля додаються також у розробці комплексної інформаційної операції з використанням багатьох ЗМІ, у рамках якої новини ООН можуть передаватися ЗМІ в усьому світі. На початок ХХІ ст. ДПІ готує високоякісні матеріали про події, що відбуваються, для всіх традиційних ЗМІ, однак необхідно прийняти комплексний підхід, що включає в себе чотири основних елементи: телебачення, радіо, друковані матеріали й Інтернет. Підготовка інформаційних матеріалів на комплексній основі є кінцевою метою Служби новин ООН. На початковому етапі Служба новин має передавати по електронній пошті і, у разі потреби, по факсимільному зв'язку найбільш важливу інформацію ООН про події дня і повідомляти про наявність аудіо - і візуальних матеріалів. Служба новин організована по регіональних і тематичних напрямках для забезпечення того, щоб більшість елементів новин становили прямий інтерес для користувачів.
Що стосується інформаційних центрів (ІЦООН) і служб ООН, то інтеграцію намагаються проводити на основі принципів, визначених Асамблеєю, тобто приймаючи до уваги конкретні обставини і кожен випадок і думки приймаючої країни, і забезпечуючи, щоб це не робило негативного впливу на інформаційні функції і незалежність центрів. Як неодноразово вказував ГСООН, інтеграція припускає застосування єдиного підходу на місцях, з використанням загальних приміщень і одного прапора. В об'єднаних центрах координатори-резиденти будуть відповідати перед главою Управління комунікації і суспільної інформації за розробку і виконання планів роботи в області комунікації. У промислово розвинутих країнах, де ІЦООН є головною ланкою присутності Організації, огляд положення справ з урахуванням конкретних обставин припускає зміцнення партнерських зв'язків із членами системи ООН і групами, діяльність яких орієнтована на ООН, такими, як асоціації сприяння ООН, у міру їхніх можливостей. Повинен робитися упор на залучення національних кадрів до виконання програм, і у всіх цих місцевих відділеннях треба застосовувати критерії фінансової ефективності і професіоналізму. Крім того, ІЦООН варто надати достатні ресурси, особливо в тих країнах, де місцеві ЗМІ розвинуті в меншому ступені.