Представництво буде розташовуватися у місті Любліні (Польща). Для розміщення представників необхідно орендувати офісне приміщення, площею 35 метрів квадратних. Обладнати приміщення необхідно сучасними персональними комп’ютерами із наступними конфігураціями:
· AMDK7 Athlon – 1700XP, 256 DDR, HDDSeagate 40 Gb (7200), Geforse 2MX-400 64 Mb, CDROM – 2337 ГРН.;
· INTEL CELERON – 1800 , Maxtor 128DDR, HDDSeagate 40 Gb (7200), Geforse 2MX-400 64 Mb, CDROM 52*X– 1900ГРН;
· AMDDuron– 1800XP, 256 DDR, HDDSeagate 40 Gb (7200), CDROM – 2000ГРН.
Крім системних блоків передбачається закупівля моніторів фірми Самсунг із діагоналлю 17 дюймів. Така конфігурація комп’ютерів забезпечуватиме ефективну роботу представництва. Крім того для забезпечення офісу сучасним офісним обладнанням передбачається виділити 3200 грн. для закупівлі принтера, сканера та ксерокса. На облаштування приміщення відповідно до сучасних стандартів офісного приміщення передбачається закупівля офісних меблів на суму 8789,5 грн. Меблі для офісу закуповуються у СП „Сігма”, яке пропонує широкий асортимент офісних меблів виробництва кращих європейських виробників. Передбачена закупівля серії меблів „ПРАКТИК” – це серія меблів, яким притаманний широкий асортимент виробів, багатоваріантність композицій, сучасна фурнітура, високоякісне ДСП різних кольорів. Ця серія бличкуче доповнює та прекрасно вирішує завдання організації робочих місць на обмеженій площі. Отже, планується закупити: 4 комп’ютерні столи - 19СТ09/08Р (ціна 1188 грн.) з розмірами 1200*740*740; 3 шафи: шафа-гардероб 19ШГ13 по ціні 912 грн і розмірами 820*420*1467, 2 шафи: відкрита 19ШД23 по ціні 633 грн з розмірами 820*420*1467, шафа 19ШД24 по ціні 807 грн. з розмірами 820*420*1819; панель відкрита 19ШД39 по ціні 613 грн. з розмірами 410*420*217000; 4 крісла „Престиж” по ціні 195 грн. кожне, 3 крісла для відвідувачів „Візитор хром” по ціні 97,50 грн. кожне. Загальна вартість комлекту меблів становить 8789,5 грн. Крім того закуповується 2 телефонні апарати по ціні 100 та 150 грн, жалюзі на вікна у сумі 400 грн. Для інтер’єру необхідні вазони та інші аксесуари (вази, картини на стіни, годинник та інші деталі інтер’єру) на суму 500 грн. Загальна кошторисна вартість оформлення і облаштування приміщення складає 24876,5 грн. Витрати на канцелярське приладдя становлять 2000 грн. на рік.
Крім того, для забезпечення працівників представництва сучасними засобами зв’язку необхідний зручний доступ до інтернету та телефонний зв’язок, на це передбачається витратити 6000 грн в рік.
Працівники представництва будуть знаходитися на повному утриманні ВАТ „Львівська пивоварня” і проживатимуть в країні збуту, тобто Польщі у місті Люблін. Оплата праці представників здійснюватиметься за комісійною формою (у відсотках від обсягів реалізації з фіксованим мінімумом заробітної плати). У штаті представництва будуть 4 особи, 3 із них - працівники львівьскої пивоварні та одна особа – польський громадянин. Керівник представництва, спеціалісти зі збуту, що будуть займатися маркетинговими дослідженнями польського ринку пива, транспортуванням, виконанням замовлень. Особливо цінним з точки зору внеску польського працівника у досягнення зростання експорту пивоварні має стати його досвід та контакти із місцевим населенням – потенційними клієнтами львівської пивоварні. Він забезпечуватиме зворотній зв’язок між потребами польських споживачів львівського пива та можливостями їх задоволення з боку українського виробника – львівської пивоварні. Крім того, передбачається найм фахівця у сфері розмитнення імпортованого до Польщі пива. Ще один працівник буде займатися збутовою діяльністю, формувати ціни на продукцію, канали розподілу та асортимент продукції. Загалом представництво буде збирати інформацію про можливе розміщення замовлення, обробляти офіційну інформацію (газетну, телевізійну), братиме участь у торгах від імені львіської пивоварні, контролюватиме та допомагатиме агентам львівьскої пивоварні, які діють у Польщі, проводитимуть маркетингові дослідження та просування торгової марки львівського пива. Керівник представництва керуватиме діяльністю представництва та здійснюватиме управління експортною діяльністю львівської пивоварні на польському ринку, крім того керівник забезпечувати юридичну оцінку ситуації та здійснюватиме розробку контрактів на поставку пива. До його обов’язків також будуть входити участь у торгах від імені ВАТ „Львівська пивоварня”, контроль та допомога агентам підприємства, що діють у Польщі. Керівник представництва підпорядковуватиметься безпосередньо керівнику відділу експорту та генеральному директору ВАТ „Львівська пивоварня”. Заробітна плата керівника закордонного представництва – 3510 грн. Інші працівники матимуть 2952 грн та комісійну надбавку за збільшення обсягів реалізації. Фонд заробітної плати становитиме 154392 грн., відрахування із фонду становитимуть 60274,636 грн. Для оренди офісного приміщення, а також забезпечення нормальних житлових умов українських працівників передбачається виділити 47400 грн. на рік (26400 грн. – для оплати оренди і комунальних платежів офісного приміщення, 2100 грн. – на оренду житлових приміщень). На відрядження працівникам представництва передбачається виділення 1500 грн.
На даний момент „Львівська пивоварня” співпрацює із агентами у республіці Польща. Вони перебувають у трудових відносинах із пивоварнею, але діють самостійно на основі агентської угоди. Агентські операції передбачають доручення однієї сторони – принципалом – „Львівської пивоварні”, іншій стороні – агенту, здійснювати юридичні угоди із польськими клієнтами. Агенти активно шукають споживачів і сприяють угоді, але самі вони контракти на купівлю не укладають. Ось чому закордонне представництво повинне взяти на себе зобов’язання щодо укладення контрактів на поставку пива до Польщі, а також юридичної підтримки агентів.
Важливими порадами для „Львівьскої пивоварні” щодо здійснення експортних партій пива до Польщі є рекомендації, які дає американська компанія „MinnesotaMiningandManufacturingCo.” (3M) [35, c. 602-603] – одна з найбільших багатонаціональних компаній світу, яка зробила собі славу і визнання за рахунок значних обсягів експорту. Відповідно до її рекомендацій ВАТ „Львівська пивоварня” необхідно:
1) Виходити на закордонний ринок у невеликих масштабах, задля зниження ризику вивчати причини невдач/успіху товару на цьому ринку;
2) При успішному початку експорту до Польщі пивоварні необхідно розширювати асортиментний ряд продукції. Уцьому напрямі є певні успіхи, зокрема у травні 2004р. ВАТ „Львівська пивоварня” випустила у світ новинку – новий сорт пива „Львівське без фільтрації”, яка дає можливість дати гідну відповідь сучасним вимогам ринку і водночас відродити давні технології пивоваріння;
3) Наймати місцевих агентів з питань стимулювання продажу товарів підприємства. Пивоварня планує найняти місцевих громадян – поляків - спеціалістів у сфері продажу пива, оскільки вони набагато краще від українців знають, як торгувати цим напоєм у своїй країні.
Особливо ретельно треба підійти до підбору кадрів, адже від правильного вибору працівників залежить ефективність організації. Підбір персоналу – це процес вивчення психологічних і професійних якостей працівника з метою встановлення його відповідності до вимог робочого місця і підбору з наявних претендентів того, хто найбільше підходить на робоче місце, з врахуванням його кваліфікації, спеціальності, особистих якостей, здібностей, характеру та інтересів організації. Це є досить складний та дорогий процес. Процес підбору здійснюється поетапно. Спочатку робиться оголошення у спеціалізованій пресі про необхідні кандидатури для ВАТ „Львіська пивоварня”. Зокрема чоловіка або жінку віком до 45 років на посаду керівника відділу експорту із вищою економічною освітою, досвідом роботи не менше 10 років у сфері ЗЕД, із них не менше 5 на керівній посаді. На посаду фахівця ЗЕД та міжнародного права – чоловік або жінка до 45 років, вища економічна та юридична освіта, досвід роботи не менше 10 років у сфері експортно- імпортних операцій. Для закордонного представництва необхідні наступні працівники: на посаду керівника представництва у Польщі - особа до 45 років із вищою економічною та юридичною освітою, фахівцем ЗЕД та міжнародного права, із досвідом роботи не менше 10 років на керівній посаді, який добре володіє польською мовою; крім того, два спеціалісти зі збуту із досвідом роботи у сфері збутової діяльності пива не менше 5 років та високим рівнем знань польської мови.
Після сформованих вимог до претендентів на відповідні посади проводиться підбір персоналу: попередня співбесіда; заповнення заяв і анкет; співбесіда з менеджером з персоналу і генеральним директором; тестування, перевірка рекомендації і послужного списку. За їх результатами керівник підприємства, разом із менеджером з персоналу приймають остаточне рішення про найм на роботу.
Процес підбору кандидатів і вивчення їх відповідності функціональним обов’язкам передбачає:
- аналіз заяв на конкретні робочі місця, професії та посади спеціалістів і керівників;
- вивчення документів та інформації з попереднього місця роботи, анкетного опитування, рекомендцій осіб, що знають кандидата;
- співбесіду з кандидатом (досвід роботи на посаді чи за фахом, що він хоче робити, чому звільнився з поперднього місця роботи, які умови праці та винагороди хоче мати на новому місці);
- проведення, у разі необхідності, тестування і оцінювання якостей кандидата (відповідає вимогам робочого місця; може працювати після додаткового навчання);
- оформлення на робоче місце: складання характеристики на нового працівника, відкриття особової справи, ознайомлення з умовами та оплатою праці, укладення контракту, видання наказу щодо прийому на роботу.
Рішення про прийняття чи неприйняття претендента приймається директором з адмін питань та персоналу. Основними правилами остаточного підбору є: