В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;
В-четвертых, - это средство для управления предприятием
какова роль документооборота как управленческого инструмента?
· Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов - порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.
· Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.
· Информация, документы - это ресурсы для управления и функционирования
Автоматизация документооборота
Количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Основные особенности Action Wоrkflow:
1) методология учитывает “человеческий фактор”;
2) четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
3) на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;
4) доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”);
5) поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);
6) система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.
- Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
- По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Определите норму запаса и потребность в материалах и общую величину производственных запасов по следующим данным:
| № п/п 1 | Группы производственных запасов 2 | Время на прием в днях 3 | Технологический запас в днях 4 | Текущий запас в днях 5 | Страховой запас в днях 6 | Итого норма запаса 7(3+4+5+6) | Однодневный расход, тыс.руб. 8 | Потребность (норматив), тыс. руб. 9(7×8) |
| 1. | Сырье | 0,5 | 1,0 | 13,0 | 6,5 | 21=(0,5+1,0+13,0+6,5+) | 20 | 420=(21×20) |
| 2. | Основные материалы | 1,0 | - | 13,0 | 6,0 | 20=(1,0+13,0+6,0+) | 25 | 500=(20×25) |
| 3. | Покупные полуфабрикаты | 0,6 | - | 9,0 | 4,4 | 14=(0,6+9,0+4,4) | 15 | 210=(14×15) |
| 4. | ИТОГО | « » | 55 | 1130 | ||||
| 5. | Материальные ценности в пути | 2,0 | 60 | 120 | ||||
| 6. | ВСЕГО | 57 | 1250 |
При решении задачи заполнить графы со значком *.
Решение:
1. Определить норму запаса:
55 (дней) = 21+20+14=57
2. Определить потребность в материалах:
1130 (тыс.руб.)=420+500+210
3. Определим общую величину производственных запасов:
1250 (тыс.руб.)=1130+120
Методические указания
1. Определим общую величину производственных запасов
1250=1130+120
2. Определим потребность в материалах:
1130=420+500+210
3. Определим норму запаса:
55=21+20+14
Список используемой литературы:
1. Бердникова Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия.: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 215с.
2. Грузинов В.П. Экономика предприятия.: Учебник. – М.: «Банки и биржи»: Изд-во ЮНИТИ, 1998.
3. Сергеев И.В. Экономика предприятия: Учебное пособие. – М.: Фи-нансы и статистика, 1999. – 304с
4. Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия: Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2006.-528с.