Желательно учесть дополнительное время на различные непредвиденные задержки. Исходя из целей проведения тендера, составляется максимально подробное тендерное задание для участников. От полноты представленных в задании данных будет зависеть степень информированности логистического оператора о предстоящих услугах, их характере и объемах. У участников тендера не должно оставаться неучтенных «белых» пятен, которые откроются позднее и приведут к удорожанию исходной цены.
Примерный перечень данных, которые желательно включать в тендерное задание, довольно обширен.
Краткое описание бизнеса компании
Перечень услуг по тендеру
Описание товара и его краткие характеристики
Логистические данные по товару:
количество артикулов;
объемы хранения;
объемы обработки;
сезонные колебания хранения/обработки;
структура поступлений товара, подбора заказов, отгрузок;
прочее
Требования к инфраструктуре склада, местоположению, подъездным путям
Требования к складским процедурам (например, выборочная внутритарная проверка товара при приеме, контроль входных цен)
Требования к условиям хранения и обработки
Требования к температурному режиму
Требования к санитарному состоянию склада и противопожарной системе
Требования к системам безопасности
Требования по страхованию запасов и ответственности
Требования по форме и частоте проведения инвентаризаций
Требования по предоставлению определенной отчетности
Требования по документообороту
Требования к уровню сервиса, ключевые показатели эффективности работы (KPI)
Краткое описание собственной ERP-системы и требования по интеграции с системой управления складом WMS
Требования по упаковке заказов
Перечень и объемы дополнительной переупаковки
Структура ценового предложения (перечень требуемых тарифов)
Таблица общего бюджета с графами тарифов и объемами, для заполнения
Логистические данные по товару — довольно большой объем данных. Пример того, что должно входить туда — анкета ведущих логистических операторов (их можно как найти на интернет-сайте компании, так и запросить при личном контакте). Желательно объединить вопросы нескольких анкет, чтобы их перечень был максимально подробным и исчерпывающим.
Следующим этапом выделяем круг игроков на рынке, отвечающих целям тендера: это могут быть как наиболее крупные компании, так и средние или небольшие компании, давно работающие на рынке, со сформировавшейся положительной репутацией. Этим компаниям высылается приглашение к участию в тендере, в котором указывается общая информация о проводимом тендере (основные услуги, объемы хранения). При получении от компании подтверждения в участии в тендере, ей высылается подробное тендерное задание.
Затем — получение вопросов от участников тендера и ответы на них. Заданные вопросы помогут уточнить неучтенные в тендерном задании моменты.
Все полученные вопросы от всех участников и ответы на них нужно собрать в единый документ, и в качестве дополнения к тендерному заданию разослать всем участникам, чтобы они находились в едином информационном поле и могли представить коммерческое предложение, максимально учитывающее особенности Вашего бизнеса.
На этом этапе стоит проанализировать вопросы, задаваемые участниками, — это может помочь оценить уровень их профессионализма.
После получения коммерческих предложений формируется short list из наиболее приемлемых вариантов.
Однако чтобы сделать окончательный выбор, следует более тесно пообщаться с каждым из отобранных поставщиков:
посетить склад, обсудить технологии работы, задать все возникшие в ходе взаимодействия вопросы. Чем больше Вы получите информации на этом этапе, тем лучше будете застрахованы от возможных «сюрпризов» в ходе совместной работы.
Целесообразно собрать рекомендации постоянных клиентов участников тендера, причем зачастую бывает полезно не довольствоваться рекомендательными письмами, а побеседовать с представителями этих компаний.
На данном этапе коммерческие предложения могут еще уточняться и корректироваться, прежде чем примут окончательную форму, на основании которой осуществляется выбор оптимального логистического оператора.
В качестве критериев выбора логистического оператора, помимо тарифов и бюджета, необходимо выделить следующие:
полнота оказываемых услуг (склад, транспорт, переупаковка, таможня, управление запасами),
квалифицированный персонал,
соответствующий опыт работы,
возможность адаптации процедур к требованиям клиента,
качество услуг с оценкой по KPI,
клиентоориентированность, гибкость.
Если Вы выбираете склад, то нужно учесть еще и такие характеристики, как:
месторасположение склада, подъездные пути,
современная WMS, позволяющая эффективно обрабатывать груз с учетом требований,
возможность получения отчетов в нужном формате,
возможности расширения в случае роста бизнеса,
предложение решений в регионах,
соответствие складской инфраструктуры характеру груза, требованиям к хранению/обработке.
Однако на этом подготовительная работа к будущему взаимовыгодному партнерству не заканчивается — впереди еще подписание договора, где должны быть учтены все ключевые аспекты сотрудничества. Главное — не забыть учесть KPI, на основании которых будет оцениваться эффективность работы логистического оператора. Чем больше условий совместной работы будет включено в договор, тем меньше сюрпризов и неожиданных затрат будет в процессе выполнения операций, а это напрямую определяет качество работы и эффективность взаимодействия.
Итак, в завершение еще раз перечислим все этапы проведения тендера:
Определение целей и сроков тендера.
Подготовка тендерного задания (Подробно! Пример — анкета логистических операторов).
Список возможных участников тендера.
Приглашение к участию.
Рассылка тендерного задания.
Получение вопросов, подготовка ответов (оценить профессионализм вопросов).
Получение предложения, формирование short-list.
Посещение склада, обсуждение технологий.
Уточнение вопросов и коммерческого предложения.
Выбор оператора.
Подписание контракта (не забыть KPI).
При выборе оператора нужно жить не только сегодняшним днем. Предусмотрите перспективы развития своего бизнеса на 3-10 лет вперед, заложите их в тендерное задание. И подписывайте контракт с тем логистическим оператором, который сможет обеспечить рост вашей компании, сможет предложить те услуги, которые могут вам потребоваться через несколько лет.
Список литературы
Алексей Цацулин. Аутсорсинг в логистике http://www.ssklad.ru