Какие у него цели?
И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме внимание интерес просьба действие.
Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их но возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на «ты»: «Я не барин...». Действительно, обращение на «ты», особенно публично к подчиненному, — это демонстрация барского чванства, низкого уровня интеллекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека.
Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.
Стандартные фразы и выражения деловых писем
Составитель деловых писем должен знать и использовать набор стандартных фраз
Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со сложной экономической ситуацией...;
- В порядке проведения совместной работы...,
- В соответствии с Вашим письмом...;
- В соответствии с протоколом...;
- В ответ на Ваше обращение...;
- В подтверждение нашей договоренности...;
- В целях усиления ответственности...;
- На Ваше обращение...
Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:
- Просим оказать содействие...;
- Просим выслать в наш адрес...;
- Просим принять участие...;
- Прошу принять меры...;
- Прошу принять к сведению...;
- Прошу довести до сведения...;
- Прошу ликвидировать задолженность...
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляем информацию...;
- Возвращаем справочные материалы...;
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
- Посылаем справочную литературу...
Письма-подтверждения начинаются так:
- Подтверждаем.. ,
- С благодарностью подтверждаем....
- Фирма «Крут» подтверждает.
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
- Напоминаем, что...,
- Напоминаем Вам, что ...
В письмах-извещениях такие
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что
Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем...;
- Качество изделии гарантируем. ,
- Сроки выполнить гарантируем...
Письма-приглашения могут начинания со слов:
- Приглашаем принять участие ,
- Просим направить представителя...
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям
- Ваше предложение отклоняется последующим причинам ...
- Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...,
- На Ваше обращение о совместной работе считаем... Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
- Убедительно просим Вас выделить 10 млн. руб. на проведение благотворительного марафона
- Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить за задержку с ответом.
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.[3, 78c]
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.
Московская предпринимательская фирма «ОМНИ-Энерго», около 10 лет специализирующаяся на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием и кабельно-проводниковой продукцией, считает необходимым проинформировать Вас, что наша фирма имеет возможность организовать для строящихся и реконструирующихся предприятий в полном объеме поставки необходимого им отечественного электротехнического оборудования и кабельно-проводниковой продукции.
За время работы в указанном направлении фирма «ОМНИ-Энерго» зарекомендовала себя надежным деловым партнером, четко и добросовестно выполняющим заказы клиентов независимо от их размера, формы собственности и отраслевого направления.
Фирма готова в строго оговоренные сроки поставить заказчикам недорогую, но качественную электротехническую продукцию, производимую лучшими предприятиями Российской Федерации.
Возможность воспользоваться услугами нашей фирмы позволит предприятиям и стройкам региона сэкономить время и средства при решении своих производственных задач.
Если возникнет необходимость, любое предприятие и строительная организация региона могут связаться с фирмой по телефаксу: (095)0 250-67-76 или указанному в пресс-релизе адресу.
Представитель фирмы в течение 7-10 дней установит с этим предприятием контакт по сообщенным им телефонам или адресу, изложит необходимую информацию и условия сотрудничества.
Заключение
Итак, деловое общение значимо для партнеров по общению не само по себе, как способ организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности — производственной, научной, коммерческой и т.д. Деловое общение представляет собой процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый их совместной деятельностью. Деловое общение — необходимая составляющая человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми.
Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела'.
Производственное взаимодействие может и не быть по своей сути общением в том случае, если другой субъект выступает в качестве объекта. Например, при жестко авторитарном стиле руководства отношение начальника к подчиненному выступает в основном как отношение субъекта к объекту. В этом случае формой отношений является дисциплина — принцип строгого регулирования иерархического соположения управляющего и управляемого. Понятно, что управляемый лишен свободы действия, что право принятия решения представлено управляющему субъекту, и поэтому связь между ними асимметрична, монологична, а не диалогична.
Cписок литературы
1. Аминов И.И. «Психология делового общения» - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2007-428с
2. Бороздина Г.В. «Психология делового общения» - Москва: ИНФРА-М, 2008-424с
3. Кирсанова М.В. «Деловая переписка» - Москва: ИНФРА-М, 2008-136с
4. Морозов А.В. «Деловая психология» - СПб.: Союз, 2007-389с
5. Чернышова Л.И. «Деловое общение» - Москва: ЮНИТИ, 2008-415с.