· вся атмосфера приміщення як би говорить: «Тут іде напружена робота».
Недоліком зустрічей в конференц-залах є те, що вони занадто знеособлені. Якщо ділова зустріч чи переговори затягуються чи ускладнюються, потрібно чимало зусиль для того, щоб атмосфера їх стала теплішою.
Ділове спілкування може здійснюватися не тільки за столом переговорів, але й у неофіційній обстановці, коли в атмосфері невимушеності і з певним елементом конфіденційності є нагода поділитися сумнівами і висловити критичні зауваження, не ризикуючи викликати незадоволення партнера, згладити суперечності, що виникли.
Для цієї мети існують позаміські ділові клуби для бізнесменів. У нашій країні, де ще немає широкої мережі подібних закладів, таку зустріч можна організувати в ресторані чи кафе, заздалегідь потурбувавшись про її підготовку і проведення, г) Дистанційно.
Такі досягнення НТП, як прямий міжнародний телефонний зв'язок, фототелеграф (факс) і відеокомунікатори (конференц-відеозв'язок) дозволяють відмовитись від організації очних зустрічей і полегшити процес організації переговорів. Сучасна техніка зв'язку дозволяє здійснити прямий електронний контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку. Подібно до того як Архімед мав потребу у точці опори в своєму прагненні перевернути земну кулю, бізнесмени, що прагнуть здійснити взаємовигідну справу, все ще потребують відповідних місць проведення очних зустрічей.
Перший крок до успіху ділової зустрічі це правильний вибір часу і дня тижня. При зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, і його біоритми. При великій кількості J учасників бажано бути в курсі справ усіх і кожного і враховувати ділові звички партнерів.
Щоб зустріч пройшла на належному рівні, психологи пропонують враховувати такі фактори:
а) Не планувати зустріч безпосередньо перед обідом: поспіх та думки про їжу лише заважатимуть.
Приблизно об 11 годині організм вже потребує підзарядки, тому, якщо зустріч вже передбачена, буде добре в процесі переговорів запропонувати партнерам чашку кави, щось поїсти. Це підбадьорить обидві сторони.
б) Не слід планувати зустріч і одразу ж після обіду, її бажано проводити хоча б через годину, надавши партнерам можливість зібратися з думками і переглянути інформацію, що надійшла.
в) У понеділок людям потрібен час, щоб налаштуватися на робочий ритм після вихідних. Хоча, з іншого боку, у понеділка є перевага «свіжої голови», і в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня.
г) У п'ятницю люди вже очікують вихідних. Це не час для того, щоб починати будь-що, і звичайно, цей день — не найкращий для додаткового напружування думок.
д) Обговорюйте тривалість зустрічі. Може статися так, що ваш не попереджений партнер через півгодини після початку зустрічі вибачиться і, пославшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, залишить вас. Обумовленого часу проведення зустрічі заведено дотримуватись обов'язково.
є) У випадку, коли у вашого партнера виявиться щільний графік роботи, організуйте проведення ділової зустрічі таким чином, щоб був час не тільки для викладення своєї позиції, але й для можливих відповідей на запитання і необхідних пояснень, не поглядаючи на годинник.
Так, якщо мова йтиме про знайомі обом сторонам предмети, викладення їх суті можна скоротити, але так, щоб зберегти загальну зацікавленість. Якщо ж предмет обговорення досить складний, необхідно виділити головне і занадто не заглиблюватися в деталі. Подбайте, щоб ваша інформація налаштовувала партнера на позитивне очікування і він зрозумів, що сюрпризів не буде.
ж) Домовившись про час проведення зустрічі, будьте точним. Запізнення розглядається як зневага до приймаючої особи і може позначитись на ході переговорів. У випадку припустимої затримки намагайтесь знайти можливість, нехай навіть за короткий час, попередити партнера і відповідно вибачитись.
Приймаючий має моральне право, почекавши гостя належну чверть години, зайнятися своїми справами, передоручивши переговори своїм заступникам, або взагалі в цей день відмовитись від зустрічі.
Домовляючись про зустріч, рекомендується обумовлювати і кількість її учасників. Звичайно це робиться, виходячи з принципу рівної чисельності делегацій з обох сторін.
Згідно з протоколом право на участь у переговорах, крім керівника, надається також особам, які внесені до списку.
У протокольному списку зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи і посада учасника. При необхідності на переговорах з іноземними партнерами в протокольних списках наводяться короткі відомості про сферу діяльності та інтересів кожного учасника, тему майбутнього виступу.
Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно не складені, для того, щоб володіти інформацією про учасників зустрічі, сторони обмінюються візитними картками.
Важливість правильного підбору складу і рівня учасників переговорів залежить від значення, яке надають зустрічі її учасники, характеру угоди і культурного рівня сторін. Китайські делегації на переговорах відрізняються, наприклад, чисельністю, в той час як американці віддають перевагу невеликим групам. У деяких партнерів може викликати побоювання наявність юриста, оскільки це може бути пов'язане із судовими справами.
Найбільш ефективні, як показує досвід, переговори «один на один». Якщо ж планується кілька учасників делегації, то слід призначити керівника, який відповідатиме за діяльність всієї групи в цілому і кожного учасника зокрема.
Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну підготовку матеріалів. При цьому слід розрізняти кілька категорій документів, які обговорюються у ході зустрічі.
Перша — відображає позицію учасника зустрічі з широкого кола питань і, як правило, містить рекомендації щодо питань, які будуть розглядатися. Друга — це проекти різних угод, протоколів чи договорів, які пропонуються як основа для проведення переговорів. Третя — проекти резолюцій чи угод про наміри. Проекти використовуються як для проведення консультацій з місцевою клієнтурою, так і для вироблення прийнятної позиції на переговорах.
Корисним допоміжним матеріалом є перелік питань та пам'ятки для бесід з тематики зустрічі, які використовуються як напередодні, так і в процессі переговорів
Невід'ємною частиною підготовчої роботи є підбір документів з різноманітних питань, які передбачається розглянути. На основі цієї підбірки, як правило, готуються тексти виступів, матеріали для бесіди з партнерами, різноманітні довідки.
Підбірка може складатися з офіційних довідок та інших документів, вирізок із газет і журналів, які містять відомості про партнера і його бізнес.
Досвідчені менеджери збирають також дані про кон'юнктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців чи років. Безперечно, це вимагає великих зусиль, знань і часу, але у підсумку така праця себе виправдовує.
Автор славнозвісного бестселера «Як уціліти серед акул» Харві Маккей відзначає, що знати хоч щось про клієнта так само важливо, як знати все про свою продукцію. Якщо ви знаєте своїх клієнтів, якщо вам відомі їх специфічні інтереси і риси характеру, то у вас завжди буде основа для встановлення контакту з ними, вважає автор книги І пропонує свою анкету, що складається з 66-ти пунктів, які відбивають профіль клієнта. Основні розділи Ті: особові дані клієнта, освіта, сім'я, попередня діяльність, особливі інтереси, стиль життя, ваші попередні взаємовідносини з ним та інші додаткові дані.
Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Повинно бути не душно і не шумно; саме приміщення перед зустріччю треба добре провітрити.
Підготовкою приміщень для ділових зустрічей звичайно займаються або спеціально призначені працівники фірми, або запрошені спеціалісти.
Столи для переговорів часто покриваються традиційною зеленою скатертиною. На столах розкладаються для кожного учасника блокноти, ручки і проспекти. Стільці чи крісла мають бути зручними і в достатній кількості.
Вздовж столу для переговорів заведено розставляти групами пляшки з мінеральною водою. Біля них ставлять чисті склянки і приладдя для відкривання. Якщо немає мінеральної води, то, як виняток, можна поставити графини з кипяченою водою, попередньо поклавши туди декілька кубиків льоду.
В полі зору керівників повинен бути годинник, який нагадує про те, що затягувати час не можна: «time is money». Максимальна тривалість переговорів — 2—2,5 години. Якщо в приміщенні, де планується проведення переговорів, немає годинника, допускається покласти свій наручний годинник у полі зору, збоку.
Бажано потурбуватися про каву або чай. Для цього необхідно передбачити на столах для переговорів самовар, кілька гарних сервізів, чай, каву, печиво чи кондитерські вироби.
На відміну від інших країн, в Туреччині багато ділових розмов починаються за чаєм із тістечками. Турки надзвичайно полюбляють солодке. У них навіть є прислів'я: «Солодко поїли — солодко поговорили».
Весь світ знає про російську гостинність і українську хлібосольність. І наші співвітчизники, дійсно, намагаються показати себе достойно перед іноземними партнерами. Разом з тим немає особливої потреби пишно пригощати партнерів під час ділової зустрічі — для цього існують прийоми.
Якщо ви поставили на стіл попільничку, це є сигналом, що палити можна, але перш ніж запалити, запитайте дозволу у присутніх осіб. Якщо ж палити не можна, має бути підготовлене приміщення для паління під час перерви.
При зустрічі делегації необхідно правильно визначити рівень зустрічаючих. Загальне правило таке: зустрічає той, хто запрошував, хто підписував лист із запрошенням, як виняток — один з його заступників.