4. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите.
5. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека
В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.
Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой "Г". Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон.
Стандарты освещения
Как известно, немаловажным фактором поддержания работоспособности сотрудников в течение рабочего дня является правильно выбранный тип освещения. Он должен выбираться в зависимости от таких обстоятельств, как наличие на столах дисплеев, доступность естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовала, а у посетителей начиналась головная боль. Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение.
Современные световые технологии позволяют не только избавить офисных тружеников от головной боли, но и существенно сэкономить на электроэнергии, а также помочь в укреплении имиджа компании.
Освещение офиса нужно приспосабливать к конкретным функциям помещений, к расстановке мебели и к задачам сотрудников, а не наоборот.
Рекомендуемые стандарты освещения:
♦ Освещение рабочего места должно быть индивидуальным и гибким. На современном рабочем месте свет должен быть максимально индивидуальным и одновременно много-вариантным, позволяя менять направленность, яркость и площадь освещения, потому что задачи человека за столом постоянно меняются.
♦ В приемной для создания ощущения комфорта наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол секретаря освещается местными источниками. В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным, без местных источников.
♦ В рабочих помещениях освещенность должна составлять по российским нормам 400 люкс. В особых случаях, например, когда люди работают с чертежами, необходимо около 750 люкс. Для того чтобы обеспечить положенную норму, вполне достаточно иметь настольную лампу мощностью 36—40 Вт или 24 Вт с дополнительными отражателями.
♦ Принципиальный вопрос представляет и выбор типа ламп: накаливания, люминесцентных, галогеновых, металлогалогеновых. Люминесцентные трубки бьют традиционные лампы накаливания по всем показателям. При одинаковой мощности светоотдача люминесцентной лампы в 3-5 раз выше, потребляет она в 4,5-5 раз меньше энергии, а служит в 4 раза дольше, чем лампа накаливания. Именно по этим причинам лампы накаливания практически вышли из употребления в западных офиса. Однако у них есть бесспорное преимущество: их теплый желтоватый свет, создающий ощущение уюта.
♦ Когда люди работают в основном с экраном (биржевые торговцы, компьютерные дизайнеры), верхний свет может быть минимальным, а местный должен эффективно освещать клавиатуру и бумаги на столе.
♦ Не рекомендуется пользоваться встроенными светильниками в кабинетах руководителей, переговорных комнатах и приемных — словом, везде, где важно создать ощущение комфорта и расположить посетителей в свою пользу.
♦ Свет в кабинетах вполне может быть теплым, т. е. желтым.
Правильное цветовое оформление интерьера создает бесконфликтную обстановку в офисе.
Стиль интерьера
Различают стили интерьера[4]:
Классика, которая чаще всего используется в так называемых VIP-зонах, где работают и встречаются топ-менеджеры, здесь на одного человека приходится в среднем 15 кв. м площади. Начиная с середины XVIII в. в России вошел в моду кабинет в английском стиле. "Статусное" значение этого стиля сохраняется до сих пор. Английский кабинет — это деревянные панели темного дерева (в человеческий рост или ниже) на стенах, верхняя часть стен может быть либо покрашена, либо оформлена штофными обоями; темный деревянный филенчатый, т. е. с квадратными выемками, потолок.
Классика модернизма. Офисная мебель в стиле "модерн" выглядит более привычно. Столы округлых форм, открытые шкафы, стеклянные дверки в металлических рамках и стеклянные полки. Основы этого стиля — простота, качество и функциональность. Например, стул из гнутых труб, на которые натянуты кожаные ленты. Наиболее часто применяемые материалы в мебели этого стиля — никелированные трубы, кожаные ленты или "плетенка", мех.
"Экологический" стиль. К слову "экологический" следовало бы добавить эргономичный и долговечный. В "экологической" мебели используются в основном светлые породы дерева, стекло, металл, в обивке не кожа, а ткань типа "рогожки". Это так называемый "скандинавский" стиль.
Хайтек. Еще одно модное направление, распространившееся в серьезных офисах, — различные вариации на темы "высоких технологий". Здесь основная роль отводится металлу и стеклу. Характерной чертой этого стиля является тщательная отделка и подгонка деталей, продуманность и отсутствие украшений.
"Выпендреж". Некоторым фирмам важно показать творческий подход к проблеме заказчика: чем "сумасшедшее" офис компании, тем интереснее она подойдет к решению задачи клиента. В качестве акцентов в интерьере творческой фирмы могут быть такие "выпендрежные" вещи, как диван-"губы" по дизайну Сальвадора Дали, кресла в форме лилии, розы.
Приведем рекомендации специалистов по поводу оформления офиса:
1. Не следует покупать сверхдорогие кабинеты руководителей и в то же время самые дешевые столы и стулья для сотрудников, ведь в процессе деловых отношений деловые партнеры будут работать не только и не столько с генеральным директором, сколько с конкретными исполнителями.
2. Помещения, где работают с бумагами или компьютерами, принято обставлять мебелью холодных тонов — она, как считается, меньше отвлекает от работы.
3. Для офисов, где принимают клиентов, выбирают обстановку светлого дерева теплых оттенков — такой интерьер создает располагающую к общению атмосферу.
4. Работникам сферы услуг (например, турфирмам) можно покупать ультрамодную мебель вызывающих цветов (синего, лилового). Они хотят произвести самое сильное впечатление на посетителей и используют яркий интерьер в качестве приманки для них. В последние годы особое внимание в оформлении офиса уделяется растениям (живым или искусственным). Предпочтительнее, чтобы растения в офисе были живыми. Живые растения создают в офисе благоприятную атмосферу и защищают работников от офисных болезней, так как обладают терапевтическим эффектом.
Этапы процесса переговоров
Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: при поступлении на работу, при обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, условий купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т.п. Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях, — переговоры же подчиненного с руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции происходят в неравных условиях.
Переговоры состоят из трех основных стадий: подготовка переговоров, процесс переговоров и достижение согласия. Вот краткая характеристика стадий и этапов деловых переговоров:
1. Подготовка переговоров:
1.1. Выбор средств ведения переговоров
1.2. Установление контакта между сторонами
1.3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации
1.4. Разработка плана переговоров
1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия.
2. Процесс переговоров:
2.1. Начало переговорного процесса
2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня
2.3. Раскрытие глубинных интересов сторон
2.4. Разработка вариантов предложений для договоренности.
3. Достижение согласия:
3.1. Выявление вариантов для соглашения
3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений
3.3. Достижение формального согласия.
Каждая стадия переговоров состоит из нескольких этапов.[5]
1. Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов.
Этап 1.1. Выбор средств ведения переговоров. На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.
Этап 1.2. Установление контакта между сторонами. На этом этапе: устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте; выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме; устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие; договариваются об обязательности процедуры переговоров; договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.