Необходимо продумать и создать атмосферу, способствующую заключению сделок. Помещение выбирается удобное и такое, чтобы вашему разговору никто не мешал.
Большое влияние на атмосферу переговоров оказывает манера речи. Не говорите слишком быстро и громко, и слишком тихо и невнятно.
Не начинайте переговоры с вопросов, требующих подробного обсуждения; это может привести к срыву переговоров. Подходите к этим вопросам постепенно.
Чтобы быть убедительным, аргументируйте свои высказывания кратко и четко, воздерживаясь от заверений, пустых обещаний. Проявите необходимое терпение. Свое несогласие выражайте конструктивно, не допуская резких выпадов и выражений, унижающих человеческое достоинство.
Независимо от того, были ли переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы. Для анализа результатов переговоров необходимо использовать следующие позиции:
1. достижение цели
2. причины достижения данных результатов, выводы на будущее
3. подготовка переговоров
4. настрой на партнера
5. свобода действий в рамках переговоров
6. эффективность аргументации
7. необходимость компромисса
8. участие коллектива
9. атмосфера переговоров
10. обеспечение успеха
11. недостатки
12. предложения для успешного решения задач в будущее
Переговоры могут базироваться на принципах полной искренности, честности, открытости, уважения к другой стороне, а могут основываться на принципах скрытости; попыток достижения своих целей за счет другой стороны, в том числе путем обмана. Такие переговоры приводят к конфликтным ситуациям.
Деловые письма в коммерческой работе. Помимо устных переговоров коммерсанты – партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма.
Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде.
По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:
· запрос – ответ за запрос
· предложение (оферта) – ответ на предложение
· рекламация (претензия) – ответ на рекламацию
Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки. Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующий его товар, он направляет ему письмо в котором сообщает необходимую информацию.
В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение, т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Оферта – формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон.
Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом указывается информация о предлагаемом товаре. При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключения договора. Если покупатель не согласен с условиями предложения или он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его. Если покупатель не согласен с каким – либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.
Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация содержит:
· основание для предъявления претензий
· доказательства – ссылки на нормативные акты и документы
· конкретные требования сторон, предъявляющей претензию
Рекламация предъявляется в письменном виде с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.
РИСК – это возможное понесение ущерба или убытков вследствие занятия коммерческой деятельностью. Коммерсант рискует многим. Но в то же время наличие фактора риска является мощным стимулом повышения ответственности за принимаемые коммерческие решения, экономии и ресурсов.
Коммерческий риск возникает как следствие рискованной коммерческой сделки. Существуют такие риски, как р.связанный с действиями конкурентов, р.связанный непредвиденными политическими событиями, имеющими тяжелые последствия для торгового бизнеса.
Помимо этого в практике торгового бизнеса могут возникнуть:
· риск потери товара от пожара и других стихийных бедствий
· риск уничтожения или порча груза при транспортировке
· риск потери товара от небрежности работников предприятия
· риск от вероятной нечестности служащих, что может нанести материальный ущерб фирме
· риск невыполнения договорных обязательств партнера, от чего зависит прибыль предприятия
· риск приостановки деловой активности предприятия
для определения степени риска используют два основных метода: статистический – расчет вариации, дисперсии, стандартного отклонения по показателям финансово – хозяйственной деятельности предприятия; и экспертный – основан на усреднении экспертных оценок риска.
При данном методе выявляются вероятные – хорошо известные и ожидаемые предпринимателем обстоятельства, маловероятные – известные факторы, степень проявления которых крайне мала, и случайные группы факторов риска – факторы, которые не учитывались экспертами.
По степени риска:
- допустимый
- критический
- катастрофический
Для того чтобы уменьшить степень вероятного риска и одновременно обеспечить достижение заданных уровней рентабельности, необходимо:
1. Искать партнеров, располагающих информацией о рынке и достаточными финансовыми средствами.
2. обращаться к услугам внешних консультантов – экспертов
3. образовывать специальный резервный фонд за счет части прибыли для самострахования
4. передавать часть риска другим лицам организациям путем страхования торгового бизнеса