Содержание
Введение...........................................................................................................3
1. Особенности написания коммерческихписем.........................................4
2. Описание хозяйственной ситуации и
основные виды коммерческих писем...........................................9
Заключение....................................................................................................13
....Список использованныхисточников......................................................14
....Приложения..................................................................................................15
Введение
Темой данной работыявляется составление коммерческой переписки. Коммерческая переписка являетсяодним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями,предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умениеправильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим цельюданной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой перепискив целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достиженияпоставленной цели необходимо решить следующие задачи:
n изучения особенностей стиля написаниякоммерческих писем;
n изучения определения и областиприменения каждого письма;
n описания хозяйственной ситуации;
n составления схемы коммерческойпереписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
n написания коммерческой переписки,содержащей следующие виды писем:
1.Письмо-просьба,
2.Сопроводительноеписьмо,
3.Письмо-подтверждение,
4.Письмо-напоминание,
5.Письмо-извещение,
6.Гарантийноеписьмо,
7.Письмо-запроси ответ на него,
8.Заказ иответ на него,
9.Оферта иответ на нее.
В данной работе всепоставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведеныописания и результаты практических действий и теоретический изысканийпроизведенных в процессе работы.
Глава 1
Особенности написания
деловых писем
1.1 Язык и стиль делового письма.
Одной из главныхособенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должныподчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания,языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должновыражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанныев таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположениянаписавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо можетвызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма долженхарактеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловойкорреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от егосодержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам,прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительнымтоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте,приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны бытьупотреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные длякаждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследуетопределенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степениспособствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течениеопределенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от перепискимежду корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письмедолжно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающимдвойное толкование.
1.2 Основныечасти делового письма.
Основными частямимеждународного делового письма являются:
1.Шапка на фирменном бланке учрежденияили частного лица
2.Ссылки и дата
3.Внутренний адрес
4.Приветствие
5.Основная часть письма
6.Заключительные фразы
7.Подпись
Шапка на фирменном бланкеотпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовыйадрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс ителеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторыхстран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию(имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...).Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапкимогут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит изинициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можноиспользовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурноеподразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разнымиспособами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куданаправляется письмо. Различают три основных формата:
1.День, месяц, год - британскийстандарт;
2.Месяц, день, год - американскийстандарт;
3.Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)
Внутренний адрес состоитиз имен адресата и почтового адреса
Каждая фирма имеет своеопределенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именемсобственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченнойответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращениеLtd. Американские корпорации имеют всвоем названии сокращение Corp,Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частнымикомпаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычносостоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции;почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страныв которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата естьпочтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когдаписьмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования.Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.
Основная часть письмасодержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размерсообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждойстране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. ВоФранции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фразадолжна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставитьсятолько теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделенывладелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочиебыло передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатаетсяпод самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
1.3 Дополнительные части деловогописьма.
Кроме основных частейписьмо может содержать и дополнительные:
1.Вниманию конкретного лица;
2.Краткое содержание письма;
3.Приложение и копии;
4.Постскриптум;
5.Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманиюконкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо,адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адресасо словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего можетизлагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но можетставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавнымибуквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается сприложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левомуглу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следуетперечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения можетуказываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, Внижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим ихперечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письмадобавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минутуили для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листапродолжения содержитимя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
1996-06-01
Страница 2
Или:
ООО “АртКомпакт” 2 1996-06-01
1.4 Конверт
На конверте пишутся дваадреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутреннийадрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адресна конверте.
1.5 Формы пунктуации
Пунктуация в основнойчасти письма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношениюк другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая,закрытая и смешанная.
В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элементавнутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.
При открытойпунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам послесокращений.
Использование смешаннойпунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия иливосклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.
В данной работе принаписании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.
Глава 2
Описание хозяйственной ситуации и
основные виды деловых писем
В данной главе я не будуполностью описывать классификацию всех деловых писем и их области применения, аостановлюсь подробно лишь на тех из них, которые будут написаны в работе.
Первым письмом всоставленной переписке является письмо-извещение(Прил.2). Этот видписьма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщенияадресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информациейможет быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала,представительства; производстве нового вида продукции и т.п... В данной перепискеписьмо-извещение используется для уведомления фирмы-потенциального покупателяпартии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.