Регистрация документов как ключевой этап работы с документами

Регистрациядокументов-важнейший этапработы с документамии определяетсякак "Записьучетных данныхо документепо установленнойформе, фиксирующаяфакт его создания,отправленияили получения".

Каквытекает изопределения,регистрацияпрежде всегопридаёт юридическуюсилу документу,так как фиксируетфакт его созданияили получения.Пока документне зарегистрирован,не получилсвоего номера,он не оформлен,он как бы ещёне существует.Например, приказ,постановлениеи т.п. Если полученныйдокумент незарегистрирован,учреждениеза него не отвечает,так как фактполучения неподтверждён.

Регистрацияпреследуеттри цели: учетдокументов,контроль заих исполнениеми справочнаяработа по документам.

Регистрацииподлежат вседокументы,требующиеспециальногоучета, исполненияи использованияв справочныхцелях независимоот способаполучения. Сампроцесс регистрации- это снятие сдокументапоказателей(реквизитов)и занесениеих в определённуюрегистрационнуюформу (журнал,картотеку,ПЭВМ) для созданиябазы данныхо документахучреждения.Таким образомв процессерегистрациисоздаётсяинформационно-поисковаясистема по всемдокументаморганизации(фирмы).

Каждыйдокумент, отнесённыйк числу регистрируемых,получает свойрегистрационныйномер. Он несовпадает исущественноменьше учётногопорядковогономера, проставленногов отметке опоступлениидокументав организацию.

Документырегистрируютсяодин раз. В небольшомучреждении,фирме все документырегистрируетцентрализованносекретарь. Вучреждении,имеющем отделы,регистрациявнутреннихдокументовпроводитсядецентрализованнопо группам: вбухгалтерии,отделе кадров,канцелярии.При этом внутренниедокументыдолжны регистрироватьсяв день подписанияили утверждения,входящие-в день поступления,исходящие-в день отправки.

длявходящих, исходящихи внутреннихдокументовведутся раздельныерегистрационныеформы с самостоятельнымирегистрационныминомерами.

Издокумента впроцессе регистрациив регистрационнуюформу выписываются,как правило,следующиесведения:

-дата получения;

-входящий№(индекс);

-дата документа;

-индекс документа;

-регистрационныйномер документа;

-автор (корреспондент)-т.е. чей этодокумент;

-заголовок (очем документ);

-резолюция;

-срок исполнения;

-исполнитель(кто с ним работает);

-ход исполнения(фиксируютсявсе передачидокумента икак исполнен)

-№дела (куда документпомещен послеисполнения)

Прирегистрацииотдельных видовдокументов,например обращенийграждан, внутреннихи исходящихдокументовсведения, вписываемыев регистрационныеформы, частичноизменяютсяи дополняются.Например, прирегистрацииобращенийграждан записываетсяих адрес.

Учреждениеимеет право,учитывая своюспецифику,дополнятьсведения орегистрируемомвходящем документе.Например, частоучитываетсяколичестволистов, наличиеприложенийи т.д.

Формырегистрациимогут быть трехвидов: журнальная,карточная иавтоматизированнаяэлектронная(на ПЭВМ).

Журнальнаясистема регистрациинужна толькотогда, когдаучет документоввыступает напервое место,предотвращаетпретензии состороны граждан,конфликтныеситуации. Например,при выдачедокументовоб образовании,трудовых книжек,пропусков. Это,как правило,Документы,регистрационныйиндекс которыхсостоит изпорядковогономера.

Можнооставить журнальнуюсистему и в томслучае, когдапоступаеточень незначительноеколичестводокументов.

Вовсех остальныхслучаях этаформа регистрацииустарела⁴⁸,так как затрудняетведение контроляза исполнениемдокументови справочнуюработу по ним.

Болееудобной являетсякарточнаясистема регистрациидокументов.Форма карточки(РКК регистрационно-контрольнойкарточки) ирасположениев ней реквизитовмогут бытьопределеныв самом учреждениии записаны винструкциюпо делопроизводству.

Можнопредложитьследующую формурегистрационнойкарточки наформате А5(148х210)или А6(105х148):

Вычертивна формате А5или А6 такуюформу карточки,ее размножаютна копировальномаппарате, выбравдостаточноплотную бумагу.Для различныхрегистрируемыхгрупп документовможно использоватькарточки разныхцветов, цветовыеполосы по верхнемуполю или подиагонали.

Дляведения карточнойсистемы регистрациив ручном режименеобходимоиметь тиражкарточек нагод и как минимумдва картотечныхящика для хранениякарточек: всроковой контрольнойкартотеке исправочнойкартотеке.

Количествоэкземпляровзаполняемыхрегистрационныхкарточек (ихобычно называютрегистрационно-контрольнымикарточками-РКК) определяетсяучреждением.Как правило,таких карточекзаполняетсякак минимумдве.

Наиболеерациональнойявляется сегоднярегистрациядокументовна компьютере.Но и в этом случаена экран выводитсяформа карточки(экранная формаРКК) с аналогичнымиполями и в неезаносятсясведения одокументе.

Карточкуна документможно заполнитьсначала неполностью, допередачи документаруководителю,т.е. без резолюции,срока исполненияи исполнителя.После рассмотрениядокументаруководителемкарточкадозаполняется,т.е. эти сведениявносятся в нее.

Причетком взаимодействиис руководителем,если руководительутром просматриваетполученнуюкорреспонденцию,можно сначаладать документына просмотрруководителю,а затем уже,имея его резолюцию,заполнитьполностьюрегистрационнуюформу.

Заполнивкарточку, однуиз них помещаютв сроковуюкартотеку,другую винформационно-справочную,а документпередают исполнителюдля работы сним.

Прирегистрациина ПЭВМ, данныео документе,заложенныепри его регистрации,будут использованыв программахпо автоматизированномуконтролю исправочнойработе. Приэтом поискможно вестипо любому извведённыхпоказателей.

РоссийскийГосударственныйГуманитарный

Университет

Калужскийфилиал

Реферат

Тема:«Регистрациядокументовкак ключевойэтап работыс документами»

Учебнаядисциплина«Делопроизводство»

Студент:Карасев АндрейВикторович

Группа:ЭЗПС

Преподаватель

Оценка«_______________»

Калуга– 2000