- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
Исполнителям:
- получать новые поручения от руководства,
- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,
- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),
- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,
- просматривать архив выполненных поручений,
- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.
Преимущества АСКИД:
1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).
2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.
3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений
4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1).
1.2. CompanyMedia, разработчик – компания АйТи
Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:
- подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;
- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних служебных документов, договоров, организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;
- планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;
- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;
- подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;
- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персоналом;
- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.
Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].
CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.
Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».
Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:
- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;
- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;
- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;
- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание.
1.3. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи
Система БОСС-Референт [22] разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]
Главными результатами внедрения системы являются:
- повышение управляемости организации;
- новый уровень исполнительской дисциплины;
- поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;
- повышение скорости принятия решений;
- создание условий для обмена знаниями и информацией;
- совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт [15]:
Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:
- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;
- поддержка сложных маршрутов согласования документов;
- развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;
- надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;
- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;
- простота освоения пользователями;
- успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
1.4. OptimaWorkflow, разработчик - компания Оптима
Система OptimaWorkflow [15] предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы OptimaWorkflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
- централизованное хранение документов в электронном виде;
- формализацию процедур создания и обработки документов;
- наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.
Контроль за исполнением документа [1, 10, 14] реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MSOutlook/Exchange.
Система OptimaWorkflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.
1.5. Documentum, разработчик – компания DocumentumServicies
Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBMContentManager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.
Documentum обладает следующими возможностями:
- масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
- уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;
- поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;
- сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
- управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;