В соответствии с п. 2 ст. 25 закона «Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».
Здесь уместно напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его законное требование не выполнено и ему отказывают в доступе к открытым документам на основании того, что последние находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в архиве отсутствуют необходимые мирофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют в полном объеме своих должностных обязанностей.
Очевидно, что в компетенцию Закона об архивах не входит установление ответственности за его нарушение – такая ответственность устанавливается административным, гражданским, уголовным и иным законодательством РФ.
Согласно Статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица – на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.
Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности за такие правонарушения на более суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость реставрации сохранившихся значительно больше предусмотренной данной статьей.
В Советском Союзе были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в худшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это – несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г.), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.
Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров огромный интерес представляет покупка у России сырой архивной информации – копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным.[8]
Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.
В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.
Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения в виде комплекса взаимосвязанных баз данных, его внедрения, практического использования.
В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.
Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива.
Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:
1. разработка основных направлений развития информационно-поисковых систем;
2. использование автоматизированных архивных технологий;
3. создание баз и банков данных, выполнение оформительских и печатных работ.
Важным этапом работы отдела явилось внедрение в эксплуатацию программного комплекса «Архивный фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением документов, их сохранностью.
Специалистами отдела разработано и внедрено программное обеспечение:
1. базы данных «Учет фондов», с основными сведениями о количестве и составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;
2. базы данных «Учет физического состояния дел», содержащей основные сведения о физическом состоянии дел;
3. базы данных «Персоналии», включающей в себя биографические сведения о номенклатурных работниках региона.
В стадии внедрения находится база данных «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций 1917-1991 гг.».
Программа «Архивный фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет автоматически формировать паспорт архива, составлять тексты путеводителей по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.
Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного аппарата к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.
В комплексе с программой «Архивный фонд - 3» работает программа «Фондовый каталог», предназначенная для автоматизации централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа реализована в виде автоматизированного каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в Центральный фондовый каталог Росархива в электронном формате. Система автоматически формирует сводные паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей.[9]
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.
Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.