Основні завдання. У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.
Функції. У розділі перераховуються функції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).
Структура. У розділі зазначається структура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.
Права і обов'язки. У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов‘язків, що передбачають вимоги цих завдань.
Начальник управління. У розділі зазначаються обов’язки і права начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), хто виконує його обов’язки та несе відповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.
Взаємодія. У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.
Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов’язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.
У територіальних органах Головдержслужби України положення про відділ розробляється його начальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником територіального органу.
Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження. [2]
6. Нові технології роботи з документами
Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.
Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:
- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;
- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;
- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;
- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;
- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.
Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:
- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;
- електронний аналог власноручного підпису;
- засоби передачі даних;
- засоби збереження електронної інформації.
Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами. [7]
« Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.
Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму» (звитяг з Примірної інструкції про організацію діловодства в установі). [1]
7. Поняття документообігу. Організація документообігу в установі
Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.
Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.
Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.
Організація роботи з документами залежить від об’єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від об’єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці – експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.
Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:
Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.
Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.