ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ ОПИСИ.
По завершении описания единицы хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи. Схема систематизации является каркасом внутренней организации документов фонда и закрепляется описью дел фонда. Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспонденского, географического, авторского.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:
= дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации для продолжения производства;
= планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;
= дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;
= в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;
= личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, м в алфавитном порядке их фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или алфавитном порядке.
Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделекниям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1 Справочная правовая система «Консультант Плюс»
2 ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения (утверждено постановлением Госстандарта России от
27.02.1998 №28).
3 «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
4 Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)
5 Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. – М., 2003.
6 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной
службы Росси от 27.11.2000 №68
7 Кузнецова И.Н. «Делопризводство».
8 Андреева И.Н. статья в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» Систематизация документов и формирование дел.
9 Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования – М.:ПрофОбр-Издат, 2002.
[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – С.: Госстандарт России,1998.