Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:
- составитель;
- время;
- условия создания;
комплектование.
26 Понятие и содержание комплектования арх России
Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.осущ в порядке установл законом и рекомендац Росархива(фед аг по арх делу)перспективными и текущими планами самих арх учр.
Задача компл – наиболее полная концентрация документов, относящ к профилю данного архива(помогает организ система НСА)
Источники компл- организ или лица передающ докум в гос или ведомств арх
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования архива;(определ круга учр фондообазователей
определение состава документов, подлежащих приему в архив;
организация передачи документов в архив.
Распределение по сети гос арх
Прием передача из ведомств в гос
Основными источниками комплектования архива организации являются:
структурные подразделения организации;
подведомственные организации;
физические лица.
27 Источники комплектования ведомственных архивов
Для ведомств арх источники компл-я:
1) структурн подразд
2) подведомств организ-ии (если это установл положением об арх)
3) физ лица
4)фонды ликвидир организ-й
5)учрежден-предшественники
ВА мож компл одним учр – 1 список
ВА мож компл неск учр(целесообр сост списк источн компл-я)
Списки утв. ЦЭК(уцентр эксп комм) Эти списки соглас в Госарх и end руководит орг-ии
В списки физ лиц – источн комплвкл: ФИО,годы жизни,место раб,должн, учен степ, место хран его личн арх, свед дополн о владельце, отм о перед в арх
Докум перед в ВА по графику составл. Завед арх, end руковод, ообряет эк
Докум в арх делятся на историч и логич связ совокупности
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.
В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.
28 Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения
Государственные органы и органы местного самоуправления
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.включаются в списки источников комплектования государственных и
Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности)666. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осуществляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельности; вида организации или предприятия; полноты отражения информации о деятельности организации или предприятия нового типа в фондедругих организации 667
Документы организаций и предприятий поступают на государственное хранение вдвух формах668: полностью и выборочно. При полном приеме на государственное хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источников комплектования полного приема). При выборочном приеме на государственное хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (изчисла не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема). Определение форм приема документов от источников комплектования государственных архивов осуществляется на основе комплексного применения вышеназванных критериев с учетом двух факторов669: организации хранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственных архивов; количественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах.
долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.
Задача-установить какие докум несут ценн инф-ю и перед в госарх
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел
б) при регистрации поступающих в учреждение документов
в) при направлении документа в дело
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение
Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.
самоуправления и организаций;
при поступлении в архив в исключительных случаях документов в
неупорядоченном состоянии;
в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного
хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу,
архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению и в установленном порядке