- юридические акты,
- управленческая документация,
- документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ,
- градостроительная документация,
- кино-, фото-, видео- и фонодокументы,
- электронные и телеметрические документы,
- рукописи,
- рисунки и чертежи,
- дневники и мемуары,
- переписка,
- копии архивных документов на правах подлинников,
- архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.[1]
Архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться.
Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации происходит на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (ст.3, п/п.16).
Этот процесс осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его ходе происходит выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных и уникальных документов.
Особо ценный документ – это документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (ст.3, п/п.5).
Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности (ст.3,п/п.6).
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.
Таблица 2. Архивные документа различных форм собственности
(ст.7, 8, 9)
| Форма собственности | Относящиеся архивные документы | ||
| 1. | Государственная собственность | Федеральная собственность | · документы, хранящиеся в федеральных гос. архивах, федеральных музеях и библио-теках, организациях Российской академии наук; |
| · документы государственных органов и организаций, указанных в подпункте «б» п.3 ч.1 ст.4 настоящего Федерального закона; | |||
| · документы бывших неприятельских госу-дарств, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории РФ (если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещенных культурных ценностях); | |||
| · документы, отнесенные к федеральной собственности федеральными законами; | |||
| Собственность субъекта РФ | · документы, хранящиеся в гос. архивах, музеях и библиотеках субъекта РФ (за ис-ключением архивных документов, передан-ных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность); | ||
| · документы гос. органов и организаций субъекта РФ; | |||
| 2. | Муниципальная собственность | · органов местного самоуправления и муниципальных организаций; | |
| · документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключе-нием архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на осно-вании договора хранения без передачи их в собственность); | |||
| 3. | Частная собственность | · документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государст-венными или муниципальными, в т.ч. об-щественных объединений со дня их регист-рации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства; | |
| · документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими. | |||
Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению (ст.10, п.3). В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.
3. Управление архивным делом в Российской Федерации
Создание архивов – процесс сложный и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Организации и граждане также имеют право создавать архивы. Чаще всего это происходит в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. – хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти. В субъектах России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов РФ. Управление же архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).
Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны:
- обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
- предоставлять создаваемым ими архивам здания и/или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
В случае реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, государственный орган или орган местного самоуправления, принимающие подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.
В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.
Таким образом, все услуги архива можно разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:
- подбор документов для оформления пенсий;
- рассмотрение запросов граждан, пострадавших во время Второй мировой войны;
- справочная работа, связанная с желанием потомков репрессированных и реабилитированных граждан ознакомиться с личными делами своих родственников;
- запросы граждан, бежавших с территории Чечни, где документов и учреждений не сохранилось.[2]
Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет смысл. Например, много запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной услугой. Кроме того, документы архивов часто используют для съемок фильмов исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают массу деталей.
4. Хранение и учет архивных документов.
Комплектование архивов архивными документами
Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:
- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);
- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение).
В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.