На Инициатора возлагается персональная ответственность по реализации всех необходимых действий для обеспечения поступления проекта договора на регистрацию не позднее, чем за полтора месяца до вступления Договора в силу.
О необходимости заключения договора на закупку товаров, работ или услуг, не предусмотренного Производственной программой и Приказом, изданным во исполнение Производственной программы, или договора, хотя и предусмотренного Программой и Приказом, но направляемого в канцелярию позже вышеуказанного полуторамесячного срока, или договора на закупку товаров, работ, услуг, не предусмотренных утвержденным бюджетом компании, перед передачей договора на регистрацию в канцелярию Инициатор обязан составить служебную записку на имя Председателя Совета директоров, в которой подробно и мотивированно излагаются причины несоблюдения общего порядка поступления, регистрации, согласования и подписания договоров, предусмотренного настоящим Регламентом и необходимость в заключении Договора.
2-й этап: принятие решения о передаче Договора на согласование.
После получения Договора Заведующий канцелярией или ответственный секретарь регистрируют поступивший Договор в Книге учета поступивших договоров и присваивают ему входящий номер. В случае если до регистрации выясняется, что Инициатор договора неизвестен либо проект Договора поступает непосредственно от контрагента, такой Договор в Книге учета поступивших договоров не регистрируется, а передается в соответствующую компетентную службу. Если ни одна из служб не заинтересована в принятии от канцелярии поступившего Договора, он отклоняется канцелярией.
После регистрации Договора в Книге учета поступивших договоров и присвоения Договору входящего номера он передается Генеральному директору, который определяет общую необходимость в заключении компанией поступившего Договора, и в случае наличия такой необходимости, посредством своей визы направляет договор на регистрацию в Договорный отдел.
После поступления Договора в Договорный отдел Юридического управления начальник отдела проверяет:
1) наличие согласующих виз соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению;
2) наличие присвоенного канцелярией Договора входящего номера;
3) наличие визы Генерального директора о передаче Договора в Договорный отдел;
4) наличие соответствующей закупки товаров, работ, услуг в изданном во исполнение Производственной программе Приказе Генерального директора;
5) срок до начала реализации проекта договора в соответствии с утвержденной Производственной программой;
6) наличие мотивированной служебной записки Инициатора проекта договора, завизированной Председателем Совета директоров (в случае отсутствия закупки в Приказе Генерального директора или поступления договора на регистрацию с нарушением полуторамесячного срока до закупки в соответствии с Производственной программой);
7) в случаях, предусмотренных Положением о проведении тендеров, наличие Протокола (Записки) по проведенному тендеру и свидетельствующей о выборе по итогам тендера именно того контрагента, Договор с которым поступил на согласование.
В случае нарушения хотя бы одного из указанных условий договор не подлежит регистрации в Базе договоров компании и возвращается Инициатору.
Если начальником Договорного отдела будет установлено, что проект договора отвечает всем предъявляемым требованиям, то им определяется Куратор проекта договора, службы компании, у которых проект должен пройти согласование и проект договора передается Регистратору для внесения его в Базу договоров, присвоения оригинального регистрационного номера, печати Сопроводительного листа на согласование Договора и направления его Куратору.
Регистратор присваивает каждому Договору Оригинальный Регистрационный Номер Договора (РНД). Оригинальный РНД позволяет точно идентифицировать Договор в базе данных Компании и не подлежит изменению. Для удобства электронного учета Договоров РНД должен иметь одинаковое количество знаков и содержать следующую информацию:
= Ссылка на Компанию «СС»
= Год заключения договора, например «07»
= Сквозной трехзначный порядковый номер, например «012»
= Сквозной двухзначный порядковый номер дополнительного соглашения, например «00», что всегда означает основной Договор.
= Дополнительные соглашения или приложения к существующим Договорам, которые заключаются в последующем (в основном к рамочным Договорам), должны содержать ссылку на номер самого Договора
Если Договор уже имеет регистрационный номер Контрагента, то РНД, как правило, ставится через символ «/». Договоры учитывается по РНД ООО «Торговый дом «Сервис».
Регистратор оформляет Сопроводительный лист на согласование. На Сопроводительном листе Регистратор проставляет в соответствующих полях Листа РНД, наименование Контрагента, предмет Договора, тип Договора и Ф.И.О. Куратора Договора. Начальник Договорного отдела визирует Сопроводительный лист, после чего Регистратор передает его Куратору договора.
3-й этап: действия Куратора по согласованию Договора.
После получения Договора с Сопроводительным листом Куратор договора определяет: необходимость закупки товаров, работ, услуг; целесообразность закупки именно у контрагента, Договора с которым поступил на регистрацию; среднерыночные цены на закупку аналогичных товаров, работ, услуг в месте деятельности компании, о чем составляет справку, прилагаемую к проекту договора.
Куратор Договора ставит Ф.И.О. Владельца бюджета, срок действия Договора или срок окончания работ/услуг, поставки ТМЦ, код AFE-Item (ссылка на бюджет), а также сумму договора с НДС (в валюте договора). В случае если Договор является рамочным, Куратор Договора ставит оценочную сумму Договора, которая соответствует планам Компании по этим видам работ в отношении данного Контрагента. Если работы планируется производить за счет различных бюджетов, перечисляются все планируемые Статьи бюджета (AFE-Item).
Одновременно Куратор должен запросить у контрагента решение о создании, документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента (протокол/решение об избрании генерального директора или доверенность), бухгалтерскую отчетность (свидетельство о постановке на налоговый учет, бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа о принятии или иным доказательством передачи отчетности в налоговый орган). Указанные в настоящем абзаце документы не запрашиваются, если имеется положительный опыт работы с контрагентом, у которого такие документы запрашивались ранее, или эти документы были запрошены и представлены Инициатором вместе с Договором.
При закупке товаров, работ, услуг на общую сумму свыше 3 (трех миллионов) рублей Куратор должен запросить документы, указанные в настоящем пункте, также в форме нотариально заверенных копий.
Полученные от контрагента документы прилагаются к проекту договора, после чего он возвращается Регистратору. При наличии электронной копии проекта договора она также направляется Регистратору внутренней электронной почтой одновременно с передачей договора на бумажном носителе.
Все действия Куратора, изложенные в настоящем пункте, должны быть совершены в срок не более 3 дней. В случае если Куратором запрошены нотариально заверенные копии документов, они передаются Регистратору немедленно после их получения.
4-й этап: согласование Договора службами компании и урегулирование замечаний.
При получении Договора от Куратора начальник Договорного отдела должен проверить выполнение Куратором всех необходимых действий и наличие всех необходимых документов, поименованных в предыдущем этапе. После этого Регистратор изготавливает копии Договора по количеству согласующих служб и одновременно передает копии Договора этим службам, определенным начальником Договорного отдела. Вместе с копией Договора в УБУ направляется полученная Куратором налоговая отчетность. Документы, определяющие правовой статус контрагента и подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента, передаются начальнику Договорного отдела для правовой экспертизы вместе с Договором.
После получения Договора от всех согласующих служб Договор с сопроводительными листами таких служб передается на согласование Первому заместителю генерального директора по экономике и финансам.
При получении Договора согласующая служба ставит дату поступления (дата получения документа для согласования в данную службу) и рассматривает договор по порядку и в сроки, утвержденные в данном Регламенте. В случае отсутствия замечаний в Графе «Без замечаний» ставится знак «х», ставится дата отправки (дата передачи Договора следующему согласующему сотруднику), подпись с расшифровкой. В этом случае соответствующие службы также ставят подпись в штампе согласования на договоре.
Если возникают замечания по Договору, то знак «х» ставится в Графе «С замечаниями», а также дата отправки и подпись с расшифровкой. При этом сами замечания описываются на странице 2 Сопроводительного листа. При необходимости (если недостаточно места на стр.2) замечания службы оформляются на отдельном листе (например: «П.3.1. Договора изложить в следующей редакции: [предлагаемый текст данного пункта]». В этом случае на стр.2 делается ссылка «см. замечания на отдельном листе». Подпись в штампе согласований на Договоре ставится соответствующей службой после устранения замечаний или оформления Протокола разногласий.
В случае, если заполнены не все поля Сопроводительного листа, он считается незаполненным и Регистратор возвращает его соответствующей Службе для устранения недостатков.