Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота:
Структура системы включает четырех основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:
АРМ главы администрации - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением документов, внесения резолюций
АРМ управляющего делами - предназначено для осуществления административного управления работой системы, для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства и подготовки отчетов.
АРМ по приему и обработке входящей и исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей и исходящей корреспонденции (от юридических лиц)
АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
В службу ДОУ администрации будут входить два человека: это управляющий делами и специалист - секретарь. Секретарь непосредственно подчиняется и управляющему делами и главе администрации.
Ниже приведен проект о службе документационного обеспечения управления.(приложение 4)
Заключение.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.
Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения)и кончая сдачей в архив (или уничтожением).
Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.
Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение учреждения.
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным учреждением, в частности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет документированной информацией.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Список использованной литературы:
Источники
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. ГОСТ Р 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.- М.: Издательство стандартов, 1987.
4. ГОСТ Р 6.10.4–84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения» - М.: Издательство стандартов, 1984.
5. ГОСТ Р 34.10 – 2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».- М.: Издательство стандартов, 2001.
6. Инструкция по делопроизводству в Администрации СП Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан № 4-7 УД от 26.04.2007 г.
7. Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - М.: Издательство стандартов, 2007
8. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.
9. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ОКПО-93 - М: Изд-во стандартов, 1994
10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). М: Изд-во стандартов, 1994
11. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации М.: Госстандарт, 2000.
12. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
13. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536
14. Устав сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан №RU035483272009001 от 03 июля 2009 года.
15. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «ОБ информации, информационных технологиях и защите информации»
16. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ « ОБ архивном деле в Российской Федерации»
Учебники и учебные пособия.
17. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994. М.И.
18. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник/ М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс , 2009.
19. Березина Н.М, Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство .3-е изд. - СПб: Питер, 2007.
20. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно - издательский центр «Филинъ», 1998.
21. .Бутенко И. А. БОСС-Референт: повышение эффективности управления организацией в государственных структурах управления: Доклад на девятой Международной научно - практической конференции. - М: Росархив, ВНИИДАД, 2003
22. .Васильев Д.В Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.
23. Ларьков Н.С Документоведение: учебное пособие /М.: АСТ: Восток - Запад, 2006
24. Клоков, В.С. Пташинский И.В.Эффективное делопроизводство (+ СD с видеокурсом и программами). /СПб.: Питер, 2008
25. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М: ЗАО «Бизнес - школа «Интел-Синтез», 1999.
26. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.