• Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. В соответствии с этим подходом методики и концепции должны быть применимы к конкретным ситуациям, поэтому абстрактно «лучшего способа» управления не существует.
Раздел 3. Внутренняя среда организации.
Упражнение 3.1.
Перечислите и проанализируйте основные факторы внутренней среды известной Вам организации.
Пояснительная записка для выполнения упражнения.
• К основным переменным внутренней среды организации мы относим структуру, цели, задачи, технологию и людей.
• Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достигнуть члены организации в процессе совместной деятельности. Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с общими целями.
• Во всех организациях, за исключением самых маленьких, выделяются специализированные функциональные подразделения и уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, построенных из расчета достижения целей организации.
• Сфера контроля - это число людей, которые непосредственно подчиняются данному руководителю. Если сфера контроля широка, а количество уровней управления относительно невелико, то структуру называют плоской. Многоуровневые структуры, наоборот, имеют относительно много уровней управления и сравнительно узкую сферу контроля.
• Задача - это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом за определенный период. Выделяют задачи, предполагающие работу с людьми, предметами и информацией. Существуют две противоположные тенденции: с одной стороны со времен промышленной революции задачи дробятся и становятся все более специализированными, а с другой - потребность в активизации человеческого фактора и возможности, связанные с механизацией, автоматизацией, компьютеризацией и информатизацией производства ведут к укрупнению, комплексированию задач.
• Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.
• Согласно классификации Д. Вудворд, мелкосерийная или единичная технология - это производство, ориентированное на одного заказчика. В технологиях массового производства изготавливаются большие количества принципиально сходной продукции. Непрерывное производство использует автоматическое оборудование для изготовления больших количеств совершенно одинаковой продукции.
• Согласно классификации Д. Томпсона, многозвенная технология характеризуется сериями взаимозависимых заданий, которые должны выполняться в определенной последовательности. Посредническая технология действует в рамках процесса, в ходе которого взаимодействуют группы желающих вступить в отношения взаимозависимости людей. Интенсивная технология использует конкретные навыки, приемы или услуги для внесения конкретных изменений в конкретный продукт.
• Ключевой внутренней переменной любой организации являются люди. На процесс управления непосредственное влияние оказывает поведение людей как отдельных личностей, поведение людей в группах, а также поведение людей, выступающих в качестве лидеров.
• Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они формируют целостный объект - организацию. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например технологии, не обязательно ведет к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, на людях.
Раздел 4. Внешняя среда организации.
Упражнение 4.1.
Постарайтесь проиллюстрировать основные характеристики современной внешней среды на российских примерах.
Пояснительная записка для выполнения упражнения
• Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация тесно связана с внешней средой и зависит от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.
• Значение внешних факторов различно для разных организаций и для разных подразделений в одной и той же организации Факторы, оказывающие непосредственное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия; все остальные - к среде косвенного воздействия.
• Все факторы внешней среды взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Сложность и подвижность внешней среды непрерывно повышается для всех организаций.
• Основными факторами среды прямого воздействия являются потребители, поставщики ресурсов, законы и органы государственного регулирования и конкуренты.
• Значимыми переменными среды косвенного воздействия являются экономическая среда, технологическая среда, политико-правовая среда, социокультурная среда, а также локальная среда.
• Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.
Раздел 5. Коммуникации в организациях
Упражнение 5.1.
Рассмотрите фактический процесс коммуникации по нисходящей в известной вам организации и конкретизируйте основные элементы и этапы коммуникационного процесса. Рассматривая этапы, выделите специфические шумы на каждом из них.
Упражнение 5.2.
Приведите примеры горизонтальных и вертикальных коммуникаций разного типа, которые сыграли значительную роль в деятельности известной вам организации.
Упражнение 5.3.
Приведите примеры организационных препятствий, нарушающих организационные коммуникации в организациях, деятельность которых вам известна.
Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Коммуникации - это связующий процесс, необходимый для любого управленческого действия.
• Коммуникация - это обмен информацией между людьми.
• Выделяют коммуникации между организацией и ее окружением, внутри организаций, между выше и ниже расположенными уровнями системы управления, между разными специализированными подразделениями организации. Выделяют также слухи - неформальные коммуникации.
• Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель.
• Этапы коммуникационного процесса - формулирование идеи, кодирование и выбор канала, передача и декодирование сообщения.
• Важнейшим элементом, обеспечивающим эффективность коммуникации и преодоление шумов, является обратная связь, т.е. реакция получателя, позволяющая оценить правильность восприятия им исходной идеи.
• Шум в информационной системе - это то, что искажает смысл передаваемой информации.
• В организациях источниками шума могут быть межличностные преграды и специфические организационные преграды, в частности преграды, связанные с фильтрацией информации, перегрузкой получателя и плохой структурой организации.
Раздел 6. Принятие решений.
Упражнение 6.1.
Какие факторы и каким образом влияют на принятие менеджерами управленческих решений?
Упражнение 6.2.
Сформулируйте, как можно сопоставить классификацию решений на запрограммированные и незапрограммированные с классификацией решений на интуитивные, основанные на суждениях и рациональные.
Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Решение - это выбор одной из альтернатив. Принятие решений - связующий процесс, необходимый для выполнения любой управленческой функции.
• Запрограммированные решения, типичные для повторяющихся ситуаций, принимаются с соблюдением конкретной последовательности этапов. Новые или сложные ситуации требуют незапрограммированных решений. В этом случае руководитель сам выбирает процедуру принятия решений.
• Решения могут приниматься на основе интуиции, суждений или логики, методом рационального разрешения проблем. Последний способствует повышению вероятности принятия эффективного решения в новой сложной ситуации, но требует затрат времени и ресурсов на подготовку.
• Этапы рационального разрешения проблем - диагноз проблемы, формулирование ограничений, критериев принятия решений и альтернатив, их оценка, окончательный выбор. Процесс не является завершенным, пока через систему обратной связи не будет засвидетельствован факт реального решения проблемы благодаря сделанному выбору.
• Ценностные ориентации руководителя влияют на его повседневные действия и решения.
• Среда принятия решений варьируется в зависимости от степени риска. Условия определенности существуют, когда руководитель точно знает результат, который будет иметь каждый выбор. В условиях риска вероятность результата каждого решения можно определить с известной достоверностью, если для прогнозирования уровня вероятности результатов информации недостаточно, условия принятия решения являются неопределенными.
• Часто успех решений зависит от быстроты их принятия, но иногда менеджерам не следует опережать время.
• Получение дополнительной информации требует времени и денег, а поскольку способность человека усваивать и использовать ее ограничена, такая информация не всегда способствует принятию решений. Руководитель должен решить - оправдает ли выгода от более качественного решения затраты на получение дополнительной информации.
• Каждое важное решение сопряжено с компромиссами, негативными последствиями и побочными эффектами, значение которых руководитель должен соотнести с ожидаемой выгодой.