– высокая стоимость вычислительных носителей и большие затраты по их использованию.
Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по-новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.
Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название – диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.
Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.
Систематизация в обобщение учетных и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и аудита. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.
Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно-выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.
При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.
Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей секретности, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.
На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:
– автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;
– автоматизация документирования;
– систематизация обобщения и отображения данных бухгалтерского учета;
– выполнение задач бухгалтерского учета, как в диалоговом режиме, так и при необходимости – в регламентном режиме;
– отображение выходных данных не только в виде печатных документов, но и в виде видеограмм на экране дисплея;
– обеспечение по запросу пользователя расшифровки любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;
– автоматизированный контроль выходной информации;
– обеспечение сохранности, обнаружение и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;
– наличие средств, позволяющих обобщить и отобразить хранящуюся в памяти машины учетную информацию в виде, не предусмотренном формой бухгалтерского учета;
– возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций;
– организация оперативного управления финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами предприятия;
– осуществление анализа данных по мере их ввода. В настоящее время диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета получает все большее внедрение на предприятиях, а в дальнейшем она станет одной из главных форм бухгалтерского учета.
В современных условиях хозяйствования теория организации имеет огромное значение для совершенствования учета и управления. Более полное использование достижений этой теории позволяет создать вполне самостоятельную дисциплину о конкретных функциях и задачах бухгалтерского учета и тем самым дальше развить их организационные аспекты.
На фоне организационных принципов становятся более наглядными те недостатки в организации учета, на которые в общей массе проблем раньше не обращалось достаточного внимания. Только при глубоком организационном подходе удается вскрыть консерватизм и негибкость аппарата бухгалтерии, нечеткое распределение и выполнение обязанностей, дублирование в работе, отсталый уровень организации труда бухгалтеров на предприятиях.
Именно организационный принцип позволяет выявить пути совершенствования учета в масштабе всей страны.
В предыдущие годы учет, так же как и другие функции управления, имел тенденцию к централизации. Первый этап централизации учетно-вычислительных работ начался одновременно с созданием на предприятиях машиносчетных бюро и станций, когда в одном центре сосредоточили выполнение всех счетно-технических функций, прежде разбросанных по подразделениям и отдельным исполнителям.
Высшей стадией централизации стала организация кустовых вычислительных центров, осуществлявших обработку данных не одного, а нескольких предприятий. Каждой степени централизации соответствует определенная техническая база (средства вычислительной и организационной техники). Именно она является решающим и направляющим моментом процесса централизации. Однако было бы ошибкой утверждать, что применение современных вычислительных машин приводит только к централизации учета. Понятия, «централизация» и «децентрализация» – не взаимоисключающие, поскольку реально не может существовать ни полностью централизованная система, ни полностью децентрализованная система. Наиболее эффективной формой применения вычислительной техники явилось внедрение в практику учета распределенной системы обработки данных (РСОД).
Применение вычислительных машин также привело к радикальным изменениям в организационной структуре предприятия и повлияло на процесс принятия решений руководством. Многие виды работ на уровне среднего руководства были объединены друг с другом или вообще исключены, претерпели изменения модели принятия решений, как правило, в сторону централизации. Применение вычислительных машин дало большой эффект в принятии однообразных и типовых управленческих решений на основе уже имеющейся информации учета, но не повлияло на такие области принятия решения, как определение задачи, установление цели, внедрение решений, оценка результатов, которые требуют от руководства большой творческой работы.
Таким образом, применения вычислительной техники освободило руководителей среднего уровня от необходимости принятия однообразных решений и ведения бумажной работы, дало им время для того, чтобы сосредоточиться на творческих задачах. Их работа стала похожей на работу высшего руководства. Применение вычислительной техники привело к централизации организационной структуры и процесса принятия решения. При децентрализованном размещении и использовании вычислительных ресурсов существует две основные формы эксплуатации электронно-вычислительных комплексов:
– в условиях специализированного вычислительного центра, где их эксплуатация осуществляется работниками вычислительного центра;
– в условиях установки вычислительных машин в экономических и других подразделениях предприятия, где их эксплуатация производится работниками этих подразделений.
Появление ЭВМ нового типа, требования настоящего времени, обусловили переход к обработке учетной информации с ее децентрализацией, обеспечивающей управление подразделениями на местах. На уровне вычислительных средств сочетание централизации и децентрализации обеспечивается ведением реального учетного процесса, при этом он распределен по рабочим местам на территории предприятия и осуществляется в конкретных организационно-технических условиях, что позволяет руководителям высшего звена своевременно контролировать деятельность отдельных подразделений, а руководителям подразделений подводить итоги и вовремя принимать необходимые управленческие решения.
Тема 2 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации
Современный уровень развития экономики характеризуется компьютеризацией всех сфер народного хозяйства, применением автоматизированных систем управления, электронно-вычислительных машин и автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ), что позволяет решать принципиально новые задачи учета, анализа, контроля и управления.
Но, несмотря на то, что задачи учета решаются с помощью ЭВМ, производительность труда учетных работников и работников аппарата управления все еще остается низкой. Больший эффект от применения ЭВМ в бухгалтерском учете можно достичь путем совершенствования методологии и организации самого процесса учета, повышения его контрольных свойств, а также за счет более полного удовлетворения потребностей управления в необходимой информации. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета в основном развивается по пути рационализации существующей технологии обработки учетной информации и снижении ее трудоемкости, однако, возможности такой автоматизации весьма ограничены. Это объясняется тем, что существующая методология и организация учета формировались для ведения учета вручную.